Como funciona o ciclo operacional em uma empresa

Ciclo operacional é um termo bastante importante para conhecer o fluxo de caixa de qualquer negócio.

De forma simples, é o ciclo pelo qual um negócio se submete até transformar insumos ou ideias em ingresso de caixa, ou seja, produzir, armazenar, vender e receber pela venda.

Conhece aquela piada que perguntamos no restaurante?

"Aqui se paga pra comer ou come para pagar?". É disso que iremos falar.

É importante demais conhecer esse ciclo e fatia-lo em detalhes, para poder otimizar cada vez mais o processo operacional de uma empresa. E otimização significa realizar em menor tempo e assim ter menor necessidade de dinheiro no investimento. E quanto menor o tempo e menor os recursos, mais rápido se obtém retornos.

A métrica do ciclo operacional é apurada em média de dias.

Existem formas de apura-lo tanto por fórmulas baseadas em demonstrativos contábeis quanto a olho nu. A primeira forma é utilizada para analisar demonstrativos contábeis de empresas negociadas no mercado (através das ações) e a segunda serve para seu negócio próprio. A segunda forma pode ser utilizada por quem está no negócio e tem informações gerenciais suficientes.

Irei focar na segunda forma, visto que é mais interessante falar da primeira quando estivermos nos referindo a análise de demonstrativos contábeis.

Etapas de negócios próprios (comércio/indústria):

Nas saídas de caixa:

1. prazo para pagar pelas compras (em dias) e prazo do recebimento recebimento dessas compras (em dias, principalmente se for importado,  de insumos para fabricar algo ou o próprio produto.
2. prazo de estocagem, (em dias). Vale para insumos. É o tempo de transformação do insumo em produto para venda. Quais são as etapas de produção? Quanto tempo elas demoram? Se não houver produção, quanto tempo se leva para liquidar todo um estoque? Quantos dias levam para esse ciclo?

Paralelo a isso, nas potenciais entradas de caixa:

1. captação de potenciais clientes (em dias) e prazo (em dias) para o marketing segmentar, conduzir e indicar as pessoas certas para que o setor de vendas atue na conversão. Isso é desconsiderado caso já exista uma carteira de clientes constante.
2. prazo (em dias) para entregar o produto para o cliente, caso só se receba valores após a entrega. Senão...
3. o prazo (em dias) concedido para os clientes efetuarem o pagamento de suas respectivas compras, para você ter o recebimento. Em quantos dias sua venda se transforma em caixa?

Etapas de negócios próprios (prestação de serviços): Nas saídas de caixa:

1. dias em que o conhecimento ou ideia são lapidados para se transformar em produto. Quando pensamos em serviço, lembrem-se que eles requerem conhecimento e que, delegado ou não para outras pessoas, a solução deles foi construída ao longo de dias, apesar de você não mensurar isso quando abre um negócio com um primeiro produto. Aquele tempo gasto e as despesas incorridas sem faturamento diretamente vinculado ao projeto, não são contabilizadas no ativo do seu negócio.
2. prazo (em dias) para pagar o salário de equipes que trabalham produzindo um serviço ou algo relacionado para que seu produto chegue ao seu público.

Nas potenciais entradas de caixa:

1. captação de potenciais clientes (em dias) e prazo (em dias) para o marketing segmentar, conduzir e indicar as pessoas certas para que o setor de vendas atue na conversão.
2. prazo (em dias) para executar um determinado serviço e entrega-lo a seu cliente, caso só receba pagamentos após a entrega. Senão...
3. o prazo concedido para os clientes efetuarem o pagamento de suas respectivas compras (em dias), para você ter o recebimento. Em quantos dias sua venda se transforma em caixa?

OK, para não viajar demais, em que isso se resume?

Em saber se você está pagando para receber ou recebendo para pagar. Simples. Se está recebendo antes ou depois de pagar a fornecedores/funcionários, propagandas e etc. Apenas detalhei algumas etapas antes disso acontecer. Veja a imagem:

  Empresas de capital aberto - Ações: Atualmente uso a seguinte fórmula:

Logo, se uma empresa demorar mais para estocar e vender do que seu prazo de pagamentos com terceiros, obviamente eu saberei que ela precisará de recursos para honrar suas obrigações.

Do contrário, se em média uma empresa receber em menos tempo do que suas obrigações e essas vendas significarem um volume que cubra as despesas de caixa, eu sei que as vendas injetam recursos constantemente na empresa, proporcionando possibilidades de novas compras.

E o que fazer?

Nos seguintes fatores: Prazo médio de pagamento, Prazo médio de recebimento, Tempo de giro do estoque. Existem ciclos operacionais positivos e negativos.

Positivos são aqueles em que a empresa recebe antes de vender seu produto ou serviço, ou seja, você cobra com uma antecipação em dias maior do que a quantidade de dias que leva para produzir, estocar (se for o caso) e entregar. Isso também é conhecido como alavancagem operacional positiva.

Posso adiantar para você que, de forma geral, quanto menor o ciclo operacional, mais potencial de girar recursos a empresa irá ter e menor será a necessidade de manter fundos para arcar com despesas.

Só para ser mais simples, se você entrega algo pra receber futuramente, você forma um ativo (contas a receber). Se gasta para produzir algo, está formando um estoque de produto, um ativo que não virou dinheiro.

E se recebe antecipado, está formando uma obrigação que possivelmente será quitada a preços menores, com o custo de seus produtos os serviços.

Tendo em mente esses conceitos, a teoria orienta que se consiga prazos a pagar mais longos com fornecedores, tenha cuidado com a estocagem excessiva de produtos para que eles possam girar em menor quantidade de dias e que se tome cuidado em financiar para clientes (conceder prazos longos) caso haja necessidade de recursos financeiros na empresa. Regra de ouro para o fluxo de caixa.