As normas contábeis não se destinam exclusivamente aos profissionais de contabilidade; essas normas quando editadas pelas autoridades competentes estabelecem obrigações que devem ser cumpridas pessoalmente pelos profissionais e também devem ser devidamente observadas pela entidade (sociedade, associação etc.), de modo que ela e seus administradores podem sofrer penalidades.
Uma entidade é gerida por administradores eleitos no documento de constituição (contrato social ou estatuto social) e eles devem tomar as medidas necessárias ao cumprimento das obrigações legais em geral, inclusive as de natureza contábil. O caput do art. 176 da Lei n. 6.404.76 diz que a responsabilidade pela elaboração ou preparação das demonstrações financeiras é da diretoria; no mesmo sentido, o art. 1.020 do Código Civil é claro ao dispor que os administradores são obrigados a prestar contas justificadas de sua administração aos sócios, e apresentar-lhes o inventário anualmente, bem como o balanço patrimonial e o de resultado econômico. A responsabilidade funcional pode ser atribuída ao diretor (o diretor de finanças, contabilidade ou controladoria, por exemplo) que vier a ser indicado no estatuto social ou contrato social na forma do item IV do art. 143 da Lei n. 6.404/76. Na falta de designação da responsabilidade ou na falta de incumprimento das normas contábeis todos os diretores se tornam responsáveis (art.144).
Os administradores não estão obrigados a elaborar pessoalmente as demonstrações financeiras, de modo que toda entidade deve contar com uma estrutura (própria ou não) que seja capaz de implantar e fazer funcionar sistemas contábeis. Eles devem dar a devida atenção aos sistemas de registros contábeis existentes na entidade, e, por isso, ficam obrigados a dotá-la de recursos humanos e materiais que sejam adequados ao seu porte para permitir que o cumprimento das obrigações contábeis ocorra no devido tempo e de modo satisfatório. Cumpre-lhes, por isso: (a) tomar as devidas providências para instituir controles internos que sejam adequados e suficientes para cumprirem o papel que deles se espera; e, (b) escolher os profissionais de contabilidade e monitorar o seu trabalho. Os administradores têm discricionariedade técnica para escolher os modelos de controles que podem ser simples ou mais ou menos sofisticados; todavia, é indispensável que sejam compatíveis com a natureza e magnitude das operações realizadas pela entidade. Eles têm o dever de zelar para que esses controles sejam eficazes, e, por isso, devem instituir mecanismos de monitoramento contínuo para aquilatar a eficácia dos mesmos. Os controles internos específicos da contabilidade devem permitir a adequada custodia ou guarda da documentação comprobatória dos fatos que afetam o patrimônio social.
A falta de demonstrações financeiras ou a confecção e divulgação de demonstrativos contábeis falsos ou que contenham erros grosseiros acarretam a responsabilidade pessoal dos administradores que podem, em circunstâncias especialíssimas, responder pela prática de crime. A responsabilização dos administradores não exclui a responsabilidade do contabilista, se for o caso, é vice versa.
Na Lei que rege as sociedades por ações, o preceito do § 4º do art. 177 estabelece que os administradores – e não somente os diretores – devem assinar as demonstrações financeiras. Assim sendo, os membros do conselho de administração, se houver, também devem assinar as demonstrações financeiras elaboradas e assinadas pela diretoria, sem prejuízo da apresentação, se for o caso, do Parecer do Conselho Fiscal ou do auditor independente. Assinar, neste contexto, é assentir ou fazer declaração sobre a adequação e aprovação das demonstrações financeiras e isto tem consequências no campo da responsabilidade civil dos administradores, na forma do disposto o art. 158 da Lei n. 6.404/76. Por isso, se o administrador não estiver de acordo com as informações reveladas pelas demonstrações financeiras não deve assinar, mas, para que isto ocorra, é necessário que comunique por escrito a um dos órgãos mencionados no § 1º do art. 158 da Lei n. 6.404/76.
