Capítulo I
Da Centralização das informações da Companhia

O que é a centralização de informações?

Quando se fala em centralização de informação, logo vem à cabeça que tudo deverá ficar em um único local, na “mão” de uma única pessoa, ou sob a sua supervisão. Mas na verdade, centralizar a informação significa disponibilizá-la apenas uma única vez, de um único local, para que todos possam usufruir dela, e sempre buscá-la de um único local e com um único critério.

A centralização de informações é uma das formas encontradas de se evitar o trabalho em duplicidade, em especial a alimentação do sistema de informação mais de uma vez. Além do conceito de centralização de informação, outro muito comum é o conceito de sistemas integrados, onde, na verdade, os diferentes gestores de informação se comunicam entre si, formando pequenas ilhas (ou módulos) que permitem o acúmulo das mesmas informações, porém com o aproveitamento de uma única digitação.

A centralização de informação se difere do conceito de sistema integrado por apresentar a informação em um único módulo, e apenas uma vez, permitindo que essa mesma informação seja tratada e fornecida para todos os usuários de forma completa.

A centralização da informação também se difere da concentração de informações. Dizer que a informação está tudo em um só lugar, para alguns, poderá significar, por exemplo, que ela estará toda centralizada em um único servidor de banco de dados da companhia. Esse conceito também está errado, pois num único servidor, poderemos ter vários sistemas em ilha, e que só foram reunidos ali por questão de segurança ou conveniência, configurando uma concentração de informações, e não uma centralização.

A centralização de informações prima por alguns princípios básicos:

a) a unicidade da informação: A informação existirá apenas uma única vez e uma vez alterada, beneficiará a todos os que possuírem o acesso a ela. Essa unicidade significa dizer que nenhum registro poderá ser alterado sem que todas as informações vinculadas a esse registro também sofram modificações. Veja um exemplo: Quando se altera o telefone de algum cliente cadastrado, imediatamente, serão alterados os telefones nas listas de tele-cobrança, assim por diante.

b) a totalidade da informação: deverá estar completa, e todas as informações paralelas deverão estar vinculadas ao registro principal, e com todas as transações simultâneas. Isso significa dizer que no momento da entrada de um determinado registro, todas as informações complementares a esse registro deverão de pronto ser preenchidas. Isso não significa dizer que em caso de pendência de informações, essa não possa ser digitada, muito pelo contrário, o lançamento deverá ser efetuado e a pendência deverá ficar evidenciada.

c) a flexibilidade do tratamento das informações: deverá permitir que a informação seja objeto de diversos tipos de análises, como por exemplo, a mesma informação deverá conter um enfoque monetário, quantitativo físico, de indexação e conciliatório com o seu lançamento de origem;

d) precisão: cada registro deverá explicitar valores absolutos, ou dentro dos padrões de tolerância aceitos pelo mais rigoroso dos processos envolvidos.

A centralização da informação não significa a extinção das tabelas auxiliares ou dos cadastros paralelos, até porque, se assim o fosse, todas as informações de movimentação estariam duplicadas nos aspectos complementares ao lançamento, como por exemplo, o atrelamento dos dados cadastrais do cliente, como endereço, telefone, etc., em relação aos dados de movimentação, pois isso inviabilizaria a atualização cadastral e o fluxo de informações.

Existe a necessidade de cadastros complementares?

Nem todas as informações produzidas na companhia são advindas da sua movimentação diária ou do seu objeto social. Algumas poderão ser provenientes de meros cadastros informativos, já que, tradicionalmente, os sistemas de informações são reuniões de registros de cadastros para fins de fácil localização. As informações destes cadastros complementares não representam movimentação de volume econômico, financeiro ou físico dentro da empresa.

A informação contida nestes cadastros poderá servir de apoio para as informações de movimentação, como por exemplo, sempre que houver a necessidade de identificar o endereço de cobrança, bastaria apenas informar a chave de acesso de uma outra tabela de cadastros complementares (neste exemplo, um cadastro de pessoas físicas e/ou jurídicas), e serão incluídas todas as informações complementares àquele cadastro (nome, endereço, telefone...).

As tabelas de cadastros complementares também poderão servir como fatores de limitação, segurança ou preenchimento de campos com valores padrões, como é o caso do valor da transação ou do preço do produto no pedido de venda. Note que neste exemplo, o preço de venda não é fator complementar, pois, ao se alterar o preço de um produto, este não poderá ser repassado para todos os pedidos em aberto, mas poderá servir de delimitador para a inclusão dos próximos pedidos.

Quais as vantagens e desvantagens?

Num sistema descentralizado de informações, os operadores poderão se beneficiar da morosidade de alguns departamentos da Companhia. É muito comum o administrador pressionar alguns setores para que estes entreguem o relatório de fechamento até determinado dia do mês, apurando os resultados do setor para finalmente entregar à contabilidade e somente então apontar os resultados.

Já no sistema centralizado, as informações de controle de cada um dos setores deverão ser diretamente implantadas no mesmo local onde ocorrerão todas as transações da empresa, ou seja, antes mesmo do tal “setor” que costuma atrasar o fechamento entregar as suas informações à contabilidade, o resultado da companhia já será conhecido.

As vantagens e desvantagens são inversamente proporcionais à mesma comparação quando analisado sob o enfoque da implantação de um sistema burocrático. Com a descentralização, não há necessidade de controle por unidades independentes, não há trânsito de documentos para fins de lançamentos, nem sistemas de controle em “ilha”, ou importação e exportação de arquivos dentro de vários setores da companhia. Mas ao invés disso, a informação será alimentada uma única vez, sob a responsabilidade de uma única equipe e de benefício de todos os integrantes da companhia.

A principal vantagem em relação aos sistemas que se comunicam, como por exemplo, os sistemas integrados, que neste último, as informações são duplicadas quando transportadas de um módulo para outro, enquanto que no sistema centralizado, haverá apenas um módulo que armazenará as informações.

Um sistema fortemente burocratizado, onde cada departamento processa a sua informação e transfere para o próximo departamento, existe a vantagem de se apurar e punir os funcionários que cometeram as irregularidades, já que o resultado final será sempre transferido para o próximo departamento. Essa falsa impressão de segurança e controle tem seu preço: a morosidade e o alto custo. Num sistema de informações centralizado, esse processamento não ocorrerá em duplicidade, ou seja, cada departamento que proceder algum processamento da informação, aproveitará aos departamentos subseqüentes e anteriores (no sistema burocrático se aproveita apenas as transações anteriores), acompanhando as mutações de cada um dos fatos registrados desde a sua origem até o seu desfecho.

Por que a contabilidade como centralizador das informações?

A Contabilidade concentra todas as transações mensuráveis monetariamente. É certo que algumas vertentes da contabilidade não se preocupam com o controle de valores absolutos do patrimônio, como por exemplo, avaliar fisicamente o estoque e registrar pelo seu valor em unidades (caixas, quilogramas, litros...), mas exige o seu controle financeiro e patrimonial em moeda corrente do país.

A informação concentrada na contabilidade é baseada em critérios que são universalmente aceitos, e servirão de base comparativa dentro e fora da companhia, conforme nos ensina a equipe da Fipecafi:

"Outro Aspecto Relevante é o de que em muitas empresas as diversas áreas (Produção, comercial etc.) procuram desenvolver seus próprios registros para a apuração de dados periódicos. Muitas vezes, essa tarefa produz mais desinformação do que contribuição efetiva, pois apura e elabora dados com diferença de critérios, fontes indevidas, períodos diferentes etc. que passam a gerar dados com distorções, mas são usados internamente como se fossem bons, levando a análises e decisões incorretas. O ideal é a adoção de um conceito de fonte única de informações ou banco de dados, que seria o da Contabilidade, garador de tais dados a todas as áreas da empresa. Logicamente, requer-se não só agilidade em sua disponibilidade, como também a máxima credibilidade dos usuários. As informações possíveis de serem geradas pela contabilidade aos diversos usuários internos precisam ser consideradas na elaboração do plano de contas e no sistema de contabilidade."1

Historicamente, a contabilidade já exerce o controle documental da companhia, contudo, na maioria das empresas que não se preocupam em gerir a sua informação, os registros em meio eletrônico simulam os registros dos livros fiscais de escrituração, exatamente como eram ensinados nas antigas “escolas do Comércio”. Tradicionalmente, os “guarda-livros” não controlam o volume financeiro em outra moeda em contas separadas. Também não possuem recursos suficientes para corrigir os contratos atrelados em tempo real. Apenas registram os valores previamente calculados pelos gerentes financeiros, e registram irrestritamente o valor da transação. É comum ocorrerem os chamados “fechamentos de balanço”, lá pelos meses de março e abril do ano seguinte, em face da complexidade de cálculo e de atualização monetária dos valores apurados no Balanço.

“Informação de natureza econômica deve ser sempre entendida dentro da visão que a contabilidade tem o que seja econômico ou não, necessariamente, do tratamento que a economia daria ao mesmo fenômeno; em largos traços, podemos afirmar que os fluxos de receitas e despesas (demonstração de resultado por exemplo), bem como o capital e o patrimônio, em geral, são dimensões econômicas da Contabilidade, ao passo que os fluxos de caixa, de capital de giro, por exemplo, caracterizam a dimensão financeira. Não estamos, portanto, utilizando, neste trabalho, o termo financeiro no sentido de avaliado em moeda, como a própria Lei das Sociedades por Ações e a tradição anglo-americana consagram.

Informação de natureza física constitui um importante desdobramento dentro da evolução da teoria dos sistemas contábeis, pois as mais recentes pesquisas sobre a evolução dos empreendimentos tem revelado que um bom sistema de informação e avaliação não pode repousar apenas em valores monetários, mas deverá incluir, na medida do possível, mensuração de natureza física, tais como: quantidades geradas de produto ou serviços, número de depositantes em estabelecimentos bancários e outras que possam permitir melhor inferência da evolução do empreendimento por parte do usuário.

Informações de natureza de produtividade compreende a utilização mista dos conceitos valorativos (financeiro no sentido restrito) e quantitativos (físicos no sentido restrito), como por exemplo: receita bruta per capita, depósitos por cliente etc.

As informações de natureza econômica e financeira, ainda assim, costituem o núcleo central da Contabilidade. O sistema de informação, todavia, deveria ser capaz de, com mínimo custo, suprir as dimensões físicas de produtividade. Na evidenciação principal (demonstrações contábeis publicadas), todavia, as dimensões físicas e de produtividade consideram-se acessórias."2

A busca e a classificação da informação sempre foi uma constante para a contabilidade: Uma vez obtida, essa informação era convertida em moeda corrente e finalmente escriturada. A centralização propõe a antecipação dessas operações, registrando já na primeira operação todos os detalhes da informação, e os critérios de conversão. Uma vez registrado, bastará ao usuário da informação acessar os valores já convertidos, seguindo os critérios estipulados por eles.

Como registrar as informações que não geram lançamento contábil?

Note que, em função da sua natureza, algumas informações, muitas vezes necessárias à companhia, precisam ser disponibilizadas à vários usuários, mas nem sempre geram um registro contábil. É o exemplo da cotação e dos orçamentos de compras. Para a contabilização será necessária apenas a inclusão do registro do que será recebido, e no momento em que houver o recebimento. Os pedidos de compras, as cotações, as tabelas de preços de venda... onde deverão estar registrados? Esses registros deverão estar em tabelas apartadas, não configurando nenhum tipo de registro contábil, até porque sua movimentação não representa nenhuma alteração patrimonial presente. No entanto todas as cotações analisadas, provém de uma requisição de compra, que por sua vez, gerará um pedido de compra, que por sua vez, gerará uma compra, que gerará lançamentos contábeis.

Essa tabela apartada deverá conter a estrutura específica de cada tipo de registro, mas não significa que não possa ser registrado na contabilidade: Veja o exemplo do registro de ponto do funcionário (registro de entrada e saída do funcionário): Caso a companhia venha a ter registro de ponto eletrônico, não haveria necessidade de se cadastrar em tabelas apartadas, uma vez que a sua movimentação deverá ser efetuada em uma das contas do passivo se referenciando às horas devidas ao funcionário. Mas isso seria inviável se considerado a possibilidade de se registrar apenas o horário de entrada, sem registrar a saída.

O importante será conseguir distinguir o limite entre a possibilidade de centralização da informação e a sua inviabilidade. Note que no caso das cotações de compra, o pedido efetuado ao fornecedor não se trata, especificamente de algo proveniente do sistema de informações, mas apenas uma carta comercial que será gerada (muitas vezes por esses sistemas de informação), para que seja fornecida a cotação destes preços. Essa correspondência poderá buscar informações do sistema de informação, e somente servirá de subsídios para a alimentação ao sistema de informações se houver o retorno por parte do fornecedor.

Contudo, quando a informação é relevante para a identificação da movimentação, é importante que sejam criados mecanismos de vinculação entre os dados das tabelas auxiliares e a movimentação contábil, principalmente para a identificação das transações ocorridas. A vinculação fará com que todas as indicações de cada um dos registros se concentre na operação realizada, ou vice-versa, ou ainda, em caso de não concretização da transação, todos os dados desprezados também se vinculem.

Mas mesmo que o sistema permita o cadastro das cotações retornadas, nem sempre é necessário o cadastro de todos os retornos (salvo em caso de necessidade de comprovação das cotações realizadas). Essa informação seria mais útil como complemento atualizável ao cadastro de produtos que propriamente um registro de movimentação. Caberá, neste caso, ao analista utilizar o bom-senso e concentrar a informação em tópicos que realmente se tornem importante, como por exemplo, na possibilidade de reaproveitamento da informação para as compras futuras.

E a carteira de pedidos a atender, há necessidade de registrá-los na contabilidade? Tradicionalmente não há registros desses lançamentos na contabilidade, em função do Princípio da Competência, e que não há como apurar resultados com base em um ciclo operacional ainda não iniciado.

Mas não seria a contabilidade a responsável pelo registro das alterações patrimoniais? E como apurar o patrimônio ou o resultado da companhia se já existe uma expectativa de resultado mesmo antes de se iniciar o processo produtivo? O Balanço pode ser considerado como a “fotografia” da empresa no momento do fechamento se esta não contiver registrado a sua Carteira de Pedidos a Atender? Se a empresa já se comprometeu em entregar o produto, isso não representa um passivo? Se o cliente já comprometeu em efetuar o pagamento, isso não representa um ativo? Na avaliação patrimonial tradicional, apesar desse valores não serem registrados na contabilidade, são reconhecidos como expectativa de resultados futuros, e compõe um valor agregado na companhia a título de “ágio”. A diferença entre o “entregar o produto” e o preço do pedido de compras, deverá representar uma expectativa de resultado, e não um resultado futuro. Por isso a sugestão de praticar os lançamentos contábeis e tratá-los como “contas de compensação”, não passíveis de apresentação nas demonstrações contábeis.

Os lançamentos oriundos destas chamadas “contas de compensação”, servirão de subsídio para o orçamento, para os planos de expansão, para o planejamento e controle da produção (PCP), e por isso, não podem ser desprezados.

Como ocorrerá o registro se ainda não há o valor da operação?

Na contabilização centralizada, as informações complementares deverão ser registradas no momento do lançamento contábil, e a possibilidade de indexação será uma constante.

Nos demais sistemas de contabilização, aguardava-se a conclusão do processo a ser contabilizado para somente então converter o valor de moeda corrente, e registrar o lançamento na Contabilidade. Isso já não será mais possível, pois nem sempre o registro, no momento quem que for apurado, já possui seu valor definido, mas já permite o valor de apuração com base num fator muito conhecido por todos os brasileiros: a indexação.

Por exemplo: Numa transação bancária, o lançamento poderá ser simultâneo ao seu acontecimento, independente do sistema que ocorra, mas no lançamento de transferência de estoque produzido pela empresa, isso não será possível, pois o custo não será integralmente apurado com base na transação, pois os custos com a ociosidade, que deverão ser apontados somente após o decorrer de um período produtivo, somente serão conhecidos após a apuração de todos os valores que compõe o custo e que não serão alocados diretamente.

Tomemos, por exemplo, a fabricação de um produto “A”, cujos custos fixos alocados a ele são superiores aos custos diretos de fabricação: Um dia a menos na produção aumentará o custo individual significativamente, já que, com menor número de unidades produzidas, maior será o seu valor individual.

Então como contabilizar, no momento da venda, a baixa de estoque? Basta não contabilizar em moeda corrente. Contabilize em valor indexado, num índice chamado custo do produto “A”, que em determinado período terá seu valor expresso em moeda corrente.

Se você é contador, com certeza já está questionando a viabilidade do sistema com base no disposto na resolução 750 do CRC, em seu artigo 7º, que trata do princípio do registro pelo valor original: “V - o uso da moeda do País na tradução do valor dos componentes patrimoniais constitui imperativo de homogeneização quantitativa dos mesmos".

O fundamento para indexar o valor no momento do lançamento e futuramente apenas corrigir o valor do índice está alicerçado no Princípio da Oportunidade, que transcrevo da Resolução acima mencionada:

“Art. 6° O Princípio da OPORTUNIDADE refere-se, simultaneamente, à tempestividade e à integridade do registro do patrimônio e das suas mutações, determinando que este seja feito de imediato e com a extensão correta, independentemente das causas que as originaram.

Parágrafo único. Como resultado da observância do Princípio da OPORTUNIDADE:

I - desde que tecnicamente estimável, o registro das variações patrimoniais deve ser feito mesmo na hipótese de somente existir razoável certeza de sua ocorrência;

II - o registro compreende os elementos quantitativos e qualitativos, contemplando os aspectos físicos e monetários;

III - o registro deve ensejar o reconhecimento universal das variações ocorridas no patrimônio da ENTIDADE, em um período de tempo determinado, base necessária para gerar informações úteis ao processo decisório da gestão".

Na verdade, isso poderá ser motivo de muitas discussões no futuro, pelos mesmos motivos que geraram, no passado, a controvérsia ao afirmar que o Princípio do Registro pelo Valor Original é conflitante ou não com o Princípio da Atualização Monetária.

Finalmente, podemos afirmar que, no momento do fechamento, se todas as informações estiverem apuradas, poder-se-á apurar com precisão os resultados obtidos, e que, enquanto ainda no decorrer do ciclo operacional houver a necessidade de se obter uma fonte de informações que verdadeiramente sirva de parâmetro, basta se utilizar como valor padrão para os índices alimentados, os valores orçados, ou os valores cujos indícios levam a crer que verdadeiramente ocorram.

Além da indexação, poderá ocorrer a necessidade de valores em aberto, ou pendência de valor. Estes valores não deverão receber o mesmo tratamento na prática, apesar de que na teoria, possa vir a ser utilizado, mas sim, deverá ser informado para que possa haver a procedência do valor apenas para essa operação, e não haja nenhum tipo de vínculo aos valores indexados em outros lançamentos, e que em seguida, não haverá mais necessidade de que seja realizado o seu controle.

Esses índices necessariamente não precisariam ser valores informados para fins de fechamento. Alguns poderiam estar representados por fórmulas, já que a atualização dos valores estaria relacionada à apuração de resultados, e não à definição de valores estabelecidos pelo mercado ou por órgãos governamentais.

Capítulo II
Do gerenciamento das particularidades
de cada tipo de conta

Como montar um plano de contas?

Apenas as contas analíticas receberão os lançamentos contábeis. Além das contas analíticas, poderá haver contas sintéticas, contas virtuais e contas de aglutinação.

As contas sintéticas correspondem às contas contábeis que agrupam as contas analíticas. Apenas o último nível da conta, através da endentação do plano de contas, pode-se chegar até a conta analítica. Veja o exemplo abaixo:

 

Ativo

Circulante

Disponibilidades

Caixa

Caixa Matriz

Caixa Filial I

Bancos

Banco do Brasil

Caixa Econômica Federal

 

Note que, neste exemplo, as contas do quarto nível são as contas analíticas, enquanto que todas as demais são contas sintéticas. Ou seja, sempre que alguma conta analítica receber algum lançamento, este valor será aproveitado para toas as contas sintéticas ligeiramente superiores. Facilitando a totalização e o agrupamento das contas. As contas sintéticas correspondem ao clássico contábil da aglutinação de contas em grupos até atingirem duas únicas contas: Ativo e Passivo, que representam exatamente a soma de capitais da empresa. O Ativo, a soma dos bens e direitos. E o Passivo, as obrigações com terceiros e o saldo residual dos sócios ou acionistas (patrimônio líquido).

As contas virtuais são contas que não recebem lançamento algum, mas em determinadas demonstrações elas poderão aparecer. Um bom exemplo desta conta, é a conta de resultados do exercício atual. Mesmo antes da transferência de valores das contas de resultado (veremos que sequer se faz necessária essa transferência), o balanço poderá ser apurado, com a devida demonstração dos Resultados do Exercício.

Para que isso seja possível, basta incluir uma conta virtual que, em função da sua exigibilidade, pertencerá ao grupo do patrimônio líquido, e conterá o resultado ainda não transferido para as Contas do Resultado do exercício.

Note que a existência dela se dá apenas pela necessidade de informar a sua posição em relação ao Plano de Contas, mas não implica em dizer que, se for necessário a inclusão de lançamentos nesta conta, esta realmente não venha a ocorrer. Trata-se de uma conta analítica que está lá apenas para receber lançamentos virtuais, gerados apenas para a impressão de um relatório, não gerando nenhum tipo de lançamento físico.

Contudo, a sua inexistência, mesmo lançamentos, gerará a falta de indicação da posição e do nome da conta que conterá os lançamentos do resultado do exercício. Conseqüentemente, gerará uma diferença entre o valor do Ativo e do Passivo apresentado.

Finalmente, as contas de aglutinação. Esse tipo de conta é verdadeiramente virtual. Ele não existe fisicamente sequer no plano de contas. Na verdade, serve para se obter uma informação de diversas outras contas, e apenas “aglutina” os lançamentos. Por exemplo, Podemos criar uma conta chamada “Capital Circulante”, que corresponde à diferença entre as contas do “Ativo Circulante” e do “Passivo Circulante”. Note que ela não conterá nenhum lançamento, assim como as contas sintéticas, e seu valor, não representam a posição em determinado ponto no plano de contas, nem mesmo poderá ser deslocada para esta determinada posição.

Então, para que saber o Saldo desta conta? Exemplo prático: Se desejar obter imediatamente os índices de liquidez: Crie tais contas de aglutinação, e extraia de cada uma delas os valores que não interessam para fins apropriação, ao invés de somá-las sempre que necessário. Mantenha-as somadas, isso facilitará no momento que irá calcular o seu conteúdo.

Essas contas de aglutinação podem possuir formas próprias, e sempre se originam de fórmulas. Desta forma, é importante informar o seu formato de apresentação, já que um índice poderá ser apresentado em forma de percentual, de moeda ou até mesmo de texto, como por exemplo: “solvente” ou “insolvente”.

Para que serve a unidade de Resultado?

Imagine a possibilidade de querer separa os resultados por produto. Mais que isso, por ambiente de produção, ainda mais, por filial, isso poderia gerar um plano de contas com uma estrutura parecida com esta:

 

Custos com Pessoal

Custo do Produto “A”

Produção Primária

Filial I

Mão-de-obra direta

Gastos com Previdência

Provisão para Férias

Provisão para 13º Salário

Filial II

Mão-de-obra direta

Gastos com Previdência

Provisão para Férias

Provisão para 13º Salário

Produção Secundária

Filial I

Mão-de-obra direta

Gastos com Previdência

Provisão para Férias

Provisão para 13º Salário

Filial II

Mão-de-obra direta

Gastos com Previdência

Provisão para Férias

Provisão para 13º Salário

Custo do Produto “B”

Produção Primária

Filial I

Mão-de-obra direta

Gastos com Previdência

Provisão para Férias

Provisão para 13º Salário

Filial II

Mão-de-obra direta

Gastos com Previdência

Provisão para Férias

Provisão para 13º Salário

Produção Secundária

Filial I

Mão-de-obra direta

Gastos com Previdência

Provisão para Férias

Provisão para 13º Salário

Filial II

Mão-de-obra direta

Gastos com Previdência

Provisão para Férias

Provisão para 13º Salário

 

No exemplo acima, temos apenas duas filiais, dois ambientes e dois produtos. Agora imagine o fator multiplicador em sua própria empresa. Com certeza, inviabilizaria qualquer implantação de plano de contas, pois esse fator multiplicador aumentaria o plano de contas a tal ponto que a classificação contábil se tornaria praticamente inviável em função do fator tempo, ou ainda pior, mesmo que a classificação ocorresse em tempo hábil (como no caso da utilização de lançamentos padrões ou cadastros prévios de lançamentos), dificultaria em caso de necessidade de se obter a soma dos valores das contas com o mesmo título, pois estas estariam distribuídas em várias outras contas de grau superior.

A abertura do plano de contas se dá em função da necessidade de informações gerenciais. Na prática, as perguntas para fins gerenciais poderão ser muitas, dentre outras:

Quanto foi o total de gastos com previdência? No exemplo acima, dever-se-ia somar todos os valores da conta analítica “Gastos com Previdência”. Então, para evitar esse tipo de divergência, decide-se alterar o plano de contas, e resta apenas uma conta de “Gastos com Previdência”. Logo em seguida, surge a pergunta: Quanto custa o produto “A” - Infelizmente, você decidiu colocar todos os lançamentos da previdência, que é um dos custos do produto “A”, numa única conta, e precisara separa daquela conta, o valor do produto “A” – fora esse contratempo, moleza... basta pegar o saldo da conta sintética. Assim, as perguntas surgem, e você soma uma série de contas para obter o resultado, e reza para que a empresa mantenha apenas um produto em linha, não tenha filial e possua apenas um estágio na sua produção.

A solução é bastante simples. Ao invés de se criar um único plano de contas, criar-se-ão vários, um para cada tipo de controle que deverá ser exercido, conforme o modelo abaixo.

 

	Companhia Exemplo Ltda
	Produto “A”							Produto “B”
	Primário			Secundário				Primário			Secundário
Conta	Filial I	Filial II	Total	Filial I	Filial II	Total	Total	Filial I	Filial II	Total	Filial I	Filial II	Total	Total	Total
Custos com Pessoal
Mão-de-obra direta
Gastos com Previdência
Provisão para Férias
Provisão para 13º salário

 

No exemplo acima, o primeiro Plano de contas, representa toda a estrutura convencional de contas, com a clássica divisão da contabilidade (Ativo, Passivo, Resultado do Exercício...); o Segundo, as filiais; o terceiro, as unidades de apuração ABC; o quarto, o Produto.

Note que, por serem independentes, permitem uma melhor combinação entre si, permitindo a flexibilização por enfoque de relevância que se deseja dar. No exemplo abaixo, mudamos o enfoque de relevância do Produto para a filial, e veja como ficaria:

 

	Companhia Exemplo Ltda
	Filial I							Filial II
	Produto “A”			Produto “B”				Produto “A”			Produto “B”
Conta	Primário	Secundar	Total	Primário	Secundar	Total	Total	Primário	Secundar	Total	Primário	Secundar	Total	Total	Total
Custos com Pessoal
Mão-de-obra direta
Gastos com Previdência
Provisão para Férias
Provisão para 13º salário

A versatilidade desta combinação se dará com o cadastro individual de cada um dos planos de conta, sem a utilização do conceito de nível, contudo, permite o cruzamento das informações entre si. Esse tipo de estrutura individualiza os lançamentos de cada uma das “células” de nível mais analítico, permitindo uma análise pormenorizada de cada um dos enfoques cadastrados nas unidades de resultado.

Assim como existe a versatilidade de deslocamento no cruzamento das contas e unidades de resultado, também existe a possibilidade de supressão de algumas unidades de resultado, permitindo que a análise possa ser feita em um grau mais sintético.

Esse tipo de conceito facilita o somatório das contas que eram geradas no momento de se obter a informação no plano de contas em nível, mais que isso, encolhe e muito o plano de contas e permite a atualização simultânea de todas as unidades de resultado, em função do acréscimo de uma nova conta e vice-versa.

A unidade de resultado também já foi conhecida como centro de Custo, mas o seu conceito é mais abrangente, já que permite identificar também as receitas e o patrimônio. Mas já serve de parâmetro para os que já utilizaram com esse tipo de denominação.

As unidades de resultado, apesar do nome, não se resumem às contas de resultado, mas o seu conceito poderá ser extendido para todas as contas que, mesmo pertencentes aos grupos de Ativo ou Passivo, venham a contribuir com o resultado, ou necessitem de uma expansão mais analítica. Veja o caso de algumas contas que poderão pertencer à algumas unidade de resultado pertencentes aos grupos de Ativo ou Passivo, como por exemplo, as contas Bancárias: Caso a empresa venha a sentir a necessidade de obter respostas para a sua gestão financeira, será conveniente a criação de unidades de resultado por conta bancária. Essa unidade de resultado deverá ser utilizada na conta “Bancos Conta Movimento”, “Aplicações” (Ativo); e deverá se expandir para as contas de “Receitas Financeiras” e “Despesas Financeiras”. O mesmo procedimento poderá ser adotado sempre que necessário para o controle de contratos de empréstimos ou financiamentos.

Como vincular as informações ao lançamento?

Considerando que os lançamentos deverão atender a totalidade das informações, como poderemos identificar as demais informações? Deverá tudo estar descrito no histórico do lançamento?

Vejamos um caso prático: Na conta contábil “Contas a Receber”, far-se-á necessário identificar o sacado, o banco cobrador, o valor da mora diária, além dos valores já convencionados.

Se necessitarmos das informações como, por exemplo, o nome do sacado, o número do título e o endereço de cobrança, e se estes estiverem disponíveis no histórico do lançamento, como então extraí-los com precisão suficiente para que possa ser emitido o boleto de cobrança?

Neste caso, faz-se necessária a inclusão de campos suplementares ao lançamento, que identificarão quais as informações que deverão ser utilizadas para este tipo de procedimento. As informações suplementares, daqui para frente, chamaremos de “identificadores”.

Os identificadores geralmente são valores cadastrados a partir de um outro cadastro, ou ainda, em função da sua particularidade. No exemplo anterior, necessitávamos do cadastro completo do sacado. Portanto, como identificador, bastaria o código do sacado, e este, por sua vez, chamaria os dados do sacado e conseguiria obter o endereço de cobrança. O mesmo poderia ocorrer em relação aos dados do banco. Esses identificadores, quando indicam a utilização de um código de cadastro, deverá permitir o acesso das informações suplementares, como será verificado no capítulo V, que tratará da busca sistematizada da informação.

Os identificadores poderão ser alteráveis ou não, gerados pelo sistema ou lançados, em função da sua natureza e da necessidade de controle sobre cada um deles. Essas identificações deverão estar à disposição no momento do cadastro do Identificador.

Alguns destes identificadores poderão estar vinculados às contas sintéticas, beneficiando, assim, todas as contas analíticas que estiverem vinculadas à elas. Um bom exemplo para isso, seria a identificação das unidades de resultado sob a ótica de “centro de custo”, onde seria necessário a identificação do centro de custo para todas as contas de custeio.

Como conciliar os lançamentos automaticamente?

Os identificadores poderão ter uma característica diferenciada, quando estes não forem meramente informativos: Poderão servir de base para a individualização dos lançamentos e como forma de apuração da “composição de saldo” das contas cujas entradas ou saídas se compensarem com outros lançamentos de “sinal” inverso, em relação à uma única transação.

Esta individualização ocorre quando o identificador servir para apontar o saldo individualizado das transações, que geralmente ocorrem através do procedimento de lançamento ou baixa. Por exemplo, a Conta “Cheques Pendentes”, a Conta “Duplicatas a receber” e a conta “Fornecedores”, cujas individualizações (cheques e duplicatas) contenham saldo em aberto.

Todas as contas acima listadas possuem uma característica em comum: O Saldo deverá ser confrontado e baixado com outro lançamento anterior que lhes tenha dado origem. Por exemplo, na Conta “Cheques Pendentes”, deverá existir um identificador informando o banco e o número do cheque. Ocorre, porém, que para saber quais são os cheques que ainda não caíram, não basta ver o saldo, mas sim, todos os cheques e analisá-los um a um.

Então como fazer isto? Atribui-se aos identificadores “Banco” e “número” o Status de conciliador. Em seguida, manda-se o sistema confrontar todos os lançamentos, agrupar os conciliadores somando os lançamentos.

Os lançamentos que persistirem com valor somado acima de zero, continuarão pendentes, os demais, poderão ser considerados como baixados. Vejamos o exemplo:

Banco	Cheque	Entradas	Saídas
001	120	150,00
001	121	130,00
001	122	100,00
001	120		150,00
104	542	300,00
001	122		100,00

Num segundo momento, todos os lançamentos, independente de sua data, deverão ser ordenados em relação aos seus respectivos conciliadores (colunas “Banco” e “Cheque”), para que, a partir de então, possam ser somados os seus respectivos lançamentos, conforme ilustração abaixo:

Banco	Cheque	Entradas	Saídas
001	120	150,00
001	120		150,00
001	121	130,00
001	122	100,00
001	122		100,00
104	542	300,00

 

Após o ordenamento, e a soma dos valores de entrada e saída, temos o saldo restante de cada pendência, ou seja, cada cheque, individualmente, possuirá seu saldo em aberto, uma vez que o saldo da conta é composto apenas dos cheques que ainda estiverem pendentes.

Banco	Cheque	Entradas	Saídas
001	120	150,00	150,00
001	121	130,00
001	122	100,00	100,00
104	542	300,00

 

Em seguida, a relação restará apenas com a composição do saldo da conta, individualizando apenas os cheques que efetivamente contribuem para a composição do saldo:

Banco	Cheque	Entradas	Saídas
001	121	130,00
104	542	300,00

 

Esse procedimento poderá ser adotado mesmo nas contas em que é permitida a baixa parcial, pois o saldo, neste caso, será apenas do montante em aberto. Todas as diferenças que compõe o saldo serão evidenciadas, e a conciliação (ou composição do saldo) poderá ser efetuada pelo próprio sistema.

É certo que o procedimento descrito acima passo a passo não requer tanto esforço, se considerarmos os recursos atuais da informática, onde bastaria uma única seleção de registros com filtros e agrupados pelo “conciliador”, para obtermos a relação final.

O cadastro de valores informados

Para fins de lançamentos, nem sempre será necessário o registro das informações vinculadas ao lançamento contábil. O que poderá ocorrer, é justamente o contrário: Necessitar de valores previamente informados para que, a partir destes, gerar os lançamentos contábeis.

Os valores informados poderão estar vinculados a um outro cadastro, como é o caso de valores informados para cada um dos funcionários em determinado período, como também poderá ser um cadastro que servirá para abranger uma universalidade, como no exemplo da moeda estrangeira.

Basicamente, um valor informado conterá apenas a data, o valor ou fórmula e o tipo de moeda ou índice utilizado. Esse cadastro será atualizável, ou seja, será considerado como absoluto até o momento de sua modificação. A necessidade de se manter o valor anterior deverá ser considerado apenas para os registros que, se alterados, necessitarem de busca das informações anteriores, não se aplicando aos cadastros que não permitam a regressão das informações, como é o caso da alteração do endereço de cobrança de determinado título.

Cabe ao analista identificar a forma de se identificar o valor: O valor poderá ser um valor monetário, uma quantia, um código de produto, uma conta contábil, uma taxa de juros, uma fórmula... Esse Cadastrado não possui limite, e deverá permitir a inclusão de novos valores a qualquer momento.

Capítulo IV
Do controle sobre a informação

Como exercer o controle monetário?

Todos os lançamentos contábeis possuem seu valor de lançamento. É importante frisar que o controle financeiro acontecerá com o término das transações de contabilização, já que o Princípio Contábil do Registro pelo Valor Original exige a sua conversão em moeda nacional.

Apesar do controle monetário e contábil estar atrelado a uma única moeda, o lançamento não precisará estar atrelado a ela. Se isso ocorrer, a indexação deverá ser informada, e as diferenças na variação da moeda deverão estar explicitadas em quais as contas essas diferenças deverão ser adicionadas.

Por exemplo, no nosso plano de contas, possuímos uma Conta chamada “Caixa em Moeda Estrangeira”. Todo o seu saldo poderá estar cotado em moedas distintas das utilizadas, e a sua diferença, quando apresentado no Balanço, deverá conter a taxa de mutação em função da variação cambial. Veja o exemplo:

Dia	Entrada		Saída
	Dólar	Euro	Dólar	Euro
10/03	100,00	50,00	30,00	0,00
11/03	180,00	500,00	150,00	450,00
12/03	120,00	0,00	100,00	80,00

Com base na tabela apresentada, como poderemos saber:

a) O Saldo de Dólares, em Dólar;

b) O Saldo de Dólares, em Reais, na cotação do dia;

c) O Saldo de moedas estrangeiras, em reais, na cotação do dia do fechamento do balanço;

d) Se apontado no balanço, onde deverá ser lançada a diferença entre as cotações?

O mesmo princípio acima deverá ser aplicado para as contas que indexam dívidas em moeda estrangeira, ou estejam atrelados a índices de correção monetária ou taxas de juros.

Para entender melhor o exemplo, precisamos distinguir alguns conceitos, em especial, os conceitos de lançamento e partida: Por partida, devemos entender como cada um dos registros, apontando, obrigatoriamente, apenas um valor a débito ou a crédito. Essa partida é única, e deverá ser complementada por outras partidas com valor absoluto idêntico, porém, com a operação diferenciada (se debitado, deverá creditar, e vice-versa). A união das partidas, gerando uma soma neutralizada, chamaremos de lançamento. Um lançamento vem do conceito de partidas dobradas, e sempre terá soma ZERO, porém conterá classificações em contas contábeis que, se individualizadas, permitem a apuração contábil.

No momento do lançamento original, já deverão ser informadas todas as partidas, fazendo com que o lançamento esteja completo. Não poderão existir os lançamentos individuais e lançar somente a diferença em determinada conta, como ainda é comum em escritórios que fazem apenas a escrituração comercial, sem se importar com o controle contábil.

Todas as partidas, além de serem lançadas unicamente, deverão estar atreladas entre si. Em função da possibilidade de lançamento em moeda diferenciada, faz-se necessária a inclusão das contas em que haverá a correção dos fatores cambiais e de indexação, sendo necessária a apresentação da conta contábil para as contrapartidas à débito e à crédito, bem como o histórico, e os demais identificadores e conciliadores.

Se houver mescla de moedas, ou seja, num mesmo lançamento houver lançamentos indexados e outros em moeda corrente, ou ainda todos os lançamentos estiverem indexados, porém com índices diferenciados, faz-se necessária a obrigatoriedade de lançamento da diferença, para que possa ser explicitado caso haja modificação nos índices de apuração.

Outro fator importante é se a companhia necessitar do controle sobre os valores pré-fixados em moeda corrente do país, como é o caso de rendimentos, recebimentos ou pagamentos em relação à expectativa de variação da moeda com base na indexação inflacionária prévia ou na utilização de taxa de juros pré-fixada. Neste caso, faz-se necessário a inclusão de um campo “Vencimento” para a apuração das distorções.

É o caso dos vencimentos das duplicatas em moeda nacional, cuja diferença entre o preço a vista e a prazo indicam a sobretaxa utilizada com perspectiva da taxa de juros do período, acrescida da demanda inflacionária. Contudo, essa taxa pode não se realizar, e as perdas geradas poderão estar atreladas à má captação de recursos financeiros, algo que não seria explicitado se não houver a inclusão desse recurso na base de informações. Sabemos que um dos custos mais altos é o custo do capital, portanto, não poderá ser ignorado caso haja se deseje exercer o controle financeiro da companhia.

Como exercer o controle físico de materiais?

Os materiais, como sabemos, não poderão ser controlados exclusivamente através de seu volume financeiro, mas também através da quantidade de suas unidades. O valor da aquisição num mesmo período, nem sempre poderá ser interpretado como fixo, e as formas de apuração de estoque poderão ser múltiplas: FIFO (First Imput First Output), preço médio ou preço específico, já descartando o LIFO (Last Imput First Output) e o preço de reposição, não permitidos para fins fiscais, porém aceitos, e até necessários para fins gerenciais ou orçamentários.

Ocorre que, as contas que possuírem controle físico, deverão permitir o cadastro de identificadores indicando a quantia movimentada. Esses identificadores deverão ser somados nos mesmos moldes que os saldos financeiros, contudo, de forma independente, já que o saldo financeiro, dependendo do material e do critério de apuração do estoque, não estará disponível no momento da movimentação física do estoque.

A criação dos identificadores, automaticamente, gerará a necessidade de indexação do valor da transação em relação ao preço de custo e o volume desses produtos. Isso beneficia no caso da verificação da avaliação do estoque em relação aos critérios de apuração. Veja o que segue:

Para fins de apuração contábil, é comum a utilização do preço médio. Contudo, esse critério de apuração não representa o real valor do estoque, distorcendo em função das aquisições há muito efetuadas, mas por apresentar o menor valor, estaria em conformidade com o Princípio Contábil da Prudência. Resta, então, optar pelo FIFO, mas nesse caso, não distorceria o patrimônio, e sim o custo atual mais próximo. Numa visão gerencial, em ambos os casos se estariam distorcendo os valores em função da reposição do material, e não se teria a mínima noção da necessidade de se obter recursos de giro para a substituição do estoque. O Custo específico é muito difícil de ser implantado no caso de produção contínua, sendo aplicável apenas em casos de unidade de valor agregado relevante, como no caso da construção civil ou na revenda de veículos. Dizer que todos os critérios não servem, está errado! Todos os critérios estão corretos, mas deverão ser utilizados sob óticas diferentes. Não há como se projetar estoques para fins orçamentários com base na apuração do custo incorrido em exercícios anteriores, assim como não dá para prever o desembolso financeiro com base no custo do estoque alocado para os próximos produtos a serem fabricados.

Note que, considerando a flexibilidade, os valores sempre poderão ser recalculados, com base na apuração desejada, e devidamente atualizado a cada movimentação, inclusive permitindo a retirada das distorções criadas pelo fator data de vencimento gerado em função do pagamento dos materiais, conforme explicitado no tópico anterior.

Como Controlar a amortização, depreciação e a exaustão?

Na amortização, depreciação e exaustão, os lançamentos poderão ser efetuado antes mesmo da data incorrida, no momento da aquisição do bem, ou na constituição do direito ou da obrigação.

A utilização de datas futuras para os lançamentos contábeis implica em conhecer os critérios a serem utilizados, não o valor real dos seus índices, ou seja, não há necessidade de saber a variação da TR ou da UFIR no período para saber quando deverá ser amortizado, ou transferido para o “circulante” da dívida cuja cota de pagamento será fixa neste indexador. Basta fazer os lançamentos com base nestes índices, e baixá-los “pró-rata” nas devidas datas.Esse tipo de lançamento antecipado, permite um aprimoramento no planejamento, nos orçamentos, na composição de custos fixos. Caso os lançamenos futuros não venham a incorrer, deverá se proceder a reversão dos valores futuros, como é o caso da depreciação de um bem do ativo fixo que venha a ser alienado ou transferido para outro setor, antes mesmo da sua completa depreciação, não prejudicando os lançamentos até a data da efetiva operação de alienação ou transferência.

Como fazer os lançamentos?

Como sabemos, todos os lançamentos deverão estar completos, indicando todas as partidas. Isso significa dizer que esses lançamentos deverão ter um único código de acesso (campo chave) e que cada partida, receberá o mesmo código de lançamento.

Com isso, ficará fácil identificar quais as contrapartidas de cada um dos registros apresentados, facilitando o controle de fluxo de informações, por exemplo: Para escriturar um fluxo de movimentação financeira, bastaria identificar quais as contas contábeis que receberam as contrapartidas da conta “disponibilidades”. Neste lançamento, também deverá ser informadas a conta que deverá absorver as diferenças de câmbio, e a conta para registro do valor.

Também será necessária a inclusão dos identificadores, dos conciliadores, do vencimento e da moeda utilizada em cada partida.

Os lançamentos poderão ser gerados automaticamente, semi-automaticamente, por importação de dados ou através de lançamentos manuais, ou ainda, não serão gerados, apenas existirão para fins de geração de relatórios, ou seja, não são lançamentos reais, e sim virtuais:

Os Lançamentos automáticos, e os semi-automáticos necessitam o cadastro prévio, e serão gerados com base em informações pré-existentes. Esses lançamentos gerados poderão ser reais ou virtuais, e deverão permitir a filtragem das informações que servirão de base para esses lançamentos, que poderão ser, dentre outro, gerados a partir:

a) do cadastro de valores informados;

b) dos parâmetros da própria rotina de lançamentos automáticos;

c) das tabelas de cadastros complementares;

d) dos diversos registros de movimentação já existentes na contabilidade;

e) dos saldos existentes em determinada data dos conciliadores;

f) dos saldos existentes em determinada data, das contas contábeis;

g) de lançamentos manuais efetuados.

A automação do lançamento poderá ocorrer de várias formas, dentre as principais:

a) manualmente, por intervenção do usuário;

b) através de outro lançamento, no momento da inclusão na base de dados;

c) no momento de gerar um relatório (somente para os lançamentos virtuais);

d) no momento de gerar arquivos de automação comercial (exemplo: integração bancária);

O lançamento semi-manual deverá ocorrer sempre que houver padronização do lançamento, para atividades que permitam a utilização de valores padrões (default), e a sua confirmação dependerá do apontamento das variações. Como exemplo, podemos citar o apontamento da produção.

O lançamento importado será através da decodificação de arquivos, e será originário de outros sistemas, e deverá ser integrado ao banco de dados nos mesmos moldes dos demais lançamentos. Essa importação ocorrerá com os sistemas de integração bancária, e nos sistemas que não gerarão movimentação contábil. Também poderão ocorrer durante o processo de implantação, nos sistemas que não poderão ser totalmente absorvidos pelo novo conceito, ou por falta de treinamento.

O lançamento, uma vez gerado, deverá permitir a sua alteração ou exclusão, obedecendo as seguintes regras:

a) a alteração terá como limite a data estabelecida dos fechamentos anteriores, para os campos pré-determinados do lançamento;

b) a soma dos valores deverá continuar sendo idêntica;

c) a exclusão de uma partida implicará na exclusão de todo o lançamento, ou reabrirá nova tela de inclusão de lançamento manual, mantendo a pendência da partida excluída;

d) sempre será permitida a alteração de identificadores ou conciliador, mesmo após a data do fechamento, salvo identificação expressa no cadastro do identificador.

Como imprimir a Nota fiscal, o Cupom Fiscal, os Livros de Entrada, Saída, Inventário, apuração de IPI, etc...?

Considerando as regras para cada um dos lançamentos, o cabeçalho da Nota Fiscal está classificado em determinada conta contábil, com as informações do código fiscal, do Cadastro ou código do cliente/fornecedor, o número da NF, a série, a data de saída, a transportadora, etc...

Os produtos estarão discriminados no arquivo que movimentará o estoque, e o preço de venda, deverá ser um identificador, e não o valor do Lançamento, já que o valor do lançamento comportará a movimentação do estoque, que poderá estar indexado, já que nem sempre o valor do custo é conhecido antes do término do exercício financeiro.

No momento do lançamento da NF, também deverão ser gerados os lançamentos tributários, os lançamentos sobre comissão, e quaisquer outros lançamentos inerentes à venda, cada um na sua respectiva conta.

Se o código do produto no cadastro de movimentação de estoque for um conciliador, já é possível o inventário geral, com base nas somas de entradas e saídas do identificador de unidades físicas.

Para a apuração dos livros de entrada e saída, basta listar as contas (ou a conta) de contrapartidas da compra. Note que todas as contas transitarão pela conta de “Fornecedores”, “Contas a Pagar” ou “Compras a vista”, para somente depois haver o lançamento de pagamento.

Se ocorrer o lançamento direto na conta de disponibilidades, ocorrerá a perda da identificação dos identificadores exigidos na conta “Compras a vista”, que deverão ser idênticos às da conta “Fornecedores”, exigindo todas as informações para o correto preenchimento do livro de entrada.

Vai ficar lento?

Se a estrutura de dados for bem planejada, não! Mas o banco de dados utilizado deverá permitir a aglutinação de tabela, o recálculo, a modificação da estrutura de dados em tempo real, etc., etc., etc.

Para isso, algumas medidas poderão ser tomadas para acelerar o processo:

a) utilize preferencialmente bancos de dados relacionais;

b) não crie rotinas de procedimentos com excesso de visualização de dados ou tráfego de rede;

c) para gerar relatórios de fechamento e consultas gerenciais que não necessitam estar ligados em tempo real, utilize os conceitos de vetores de dados, com gerenciamento automático de transferência de informações em horários pré-programados, como por exemplo, nos horários noturnos ou nos intervalos para almoço (tabelas com as informações previamente filtradas e calculadas para serem utilizadas na montagem de gráficos, planilhas ou relatórios);

d) Acumule as informações de movimentação e somas em registros atualizáveis periodicamente, como por exemplo, para obter os saldos em determinada data, não se fariam mais necessários somar todos os lançamentos daquele registro, e sim, apenas os registros de uma tabela simplificada que já traz a movimentação diária.

Capítulo III
Do Controle prévio

É possível gerenciar um orçamento?

O orçamento é uma prerrogativa contábil, contudo, os lançamentos ocorrem antes dos fatos ocorrerem, e isso “engessa” a ação dos funcionários às metas criadas pelo planejamento.

Não há de se falar em orçamento sem prévia previsão de desembolsos, um cronograma, uma previsão de produção, de vendas e de perdas. A contabilidade registra estes fatos e para implantar um orçamento, poder-se-á agir de duas maneiras distintas:

a) criar um grupo de contas similar às contas contábeis de resultado, cujos lançamentos refletirão o orçamento do período.

b) criar valores informados a cada uma das Contas Contábeis por período.

Se optarmos pela primeira opção, no primeiro grupo de contas (dos valores orçados) os valores apontados no início do exercício são negativos e os do segundo grupo (dos resultados), positivo. Durante o exercício, os lançamentos ocorrerão apenas em contrapartida do primeiro grupo, enquanto o segundo grupo permanece com o valor fixo. Após o encerramento do exercício, o saldo das contas do primeiro grupo conterá exatamente a diferença entre o orçado e o realizado, enquanto as contas do segundo grupo terão o valor orçado. O montante incorrido no período estará representado por duas formas possíveis: Na soma dos valores de ambas as contas do grupo, ou desprezando o lançamento do grupo de contas do resultado que possua partida no grupo de “valores orçados”.

Note que se não houver necessidade de registrar o orçamento, também não haverá necessidade desse tipo de lançamento, assim como, se houver necessidade de registrar as explicações em relação às distorções apresentadas, como no caso de vinculação orçamentária, deverão ocorrer as transferências de valores orçados e realizados e explicando a transferência do diferencial no histórico de cada partida.

A segunda forma, além de mais dinâmica, permitirá apenas a inclusão dos valores para efeito comparativo. Não prevê a necessidade de lançar e explicar a efetiva diferença. Essa forma apenas servirá para fins de planejamento sem nenhum compromisso, o que representa dizer que, não passa de um valor de referência, que na verdade não reflete a verdadeira importância da vinculação orçamentária.

O PCP pode ser adicionado à estrutura proposta?

Para um bom planejamento de PCP, deveremos, antes de tudo, conhecer as particularidades de cada tipo de produção. Sabemos que a produção irá variar em função da capacidade máxima produtiva do que convencionamos chamar de “gargalos da produção”. Note que a capacidade máxima estará diretamente ligada ao tempo incorrido em cada processo, podendo este gerar bloquear ou atrasar a produção máxima por diversos fatores, dentre eles:

a) a capacidade máxima dos equipamentos;

b) a escassez ou limitação da mão-de-obra;

c) as características do produto;

d) a expectativa do mercado.

e) a escassez de matéria-prima ou ferramentais;

f) a relação proporcional entre horas-máquinas e mão-de-obra disponível;

g) sinistros ou contingências.

 

Apesar da produção de caráter contínuo, tipo uma linha de montagem de veículos, nada se parecer com a produção por lotes, tipo a fabricação de alimentos ou medicamentos, ou com a produção sob encomenda. As regras de PCP sofrerão apenas a variação nos enfoques enumerados na listagem acima, ou na relevância entre eles. Veja que os fatores acima descritos não poderão ser avaliados isoladamente, pois se o “gargalo” vier a ser suprimido, permitindo um aumento na produção, outro “gargalo” será criado limitando a produção em uma outra escala.

Poderá ocorrer ainda a variação da produção em relação ao material produzido em determinado equipamento e em relação ao número de operadores. Contudo, nem sempre essas grandezas são proporcionais, exigindo estudos mais aprofundados para o seu devido escalonamento e que, na maioria das vezes, somente poderá ser medido com a efetiva produção em andamento.

Para que o PCP possa ser utilizado como uma ferramente de tomada de decisões, este deverá permitir a simulação das modificações de forma a não afetarem a produção atual, corrigindo assim as desvantagens dos métodos de “tentativa e erro”, ou do uso excessivo do “feeling”.

A necessidade de produção deverá exigir modificações na estrutura de produção, dando enfoque a outros produtos, alocando parte dos equipamentos para demandas de contingências, necessitando de adequações (setup) nos ferramentais e nos equipamentos. Apesar de um sistema bem estruturado poder oferecer tal demanda, a simulação deverá ser uma opção mesmo que o “melhor mix de produção” possa vir a ser calculado, em função de fatores subjetivos, que muitas vezes estão voltados ao mercado, e não apenas aos resultados, como segue:

 

a) O produto menos lucrativo pode ser a porta de entrada para o cliente;

b) O produto mais lucrativo não comporta a produção máxima;

c) O produto menos lucrativo é um subproduto de outro mais lucrativo;

d) O produto mais lucrativo é uma extensão ou acessório de um outro produto principal com baixa margem.

Veja alguns exemplos em que isso fica bastante evidenciado:

Em uma empresa produtora de Software. O produto de entrada é sempre o programa principal, as novas versões, os sub-produtos, e o mais lucrativo, geralmente, o suporte e os contratos de manutenção, que não existiriam sem os dois primeiros. O mesmo vale para algumas empresas de alimentos, do ramo têxtil, de eletro-eletrônicos, de montadoras, farmacêutico e cosmético, moveleira, bélica, etc. ou qualquer outra empresa que venha a produzir mais de um produto que possua afinidades entre si.

Em outros ambientes, podemos perceber que o contexto nao está simplesmente voltado ao fator resultado, como são os casos das franqueadas e concessionárias, onde a própria existência dependerá das metas de produção e vendas estipuladas pela empresa franqueadora ou a empresa que forneceu a concessão, criando limitações objetivas, com vinculação exclusivamente à meta fixada, e não mais ao valor dos resultados.

A contingência ou a expectativa de mercado poderá forçar perguntas do tipo:

a) O que deverá ser mudado para que até tal dia, se produza tanto do produto “A”?

b) Se eliminar a produção do produto “A”, até quando concluiremos a produção das unidades de “B”?

c) Quantos turnos serão necessários para implementar a produção de “B” em 10%?

d) Quantas pessoas deverão ser contratadas para que o produto “A” possa ser entregue até tal data?

e) Quantos funcionários poderão ser demitidos ou tirar férias nos meses da entressafra?

Ademais, a correlação entre os diversos fatores, poderá gerar uma infinidade de combinações que, a previsão sempre poderá ser feita sobre uma estimativa prévia sobre parâmetros máximos e mínimos, mas jamais conterá precisão suficiente para poder ocorrer um lançamento prévio.

Os lançamentos de empenho da estrutura de um PCP poderão ocorrer através da movimentação de conciliadores entre duas contas distintas.

Se a Ordem de Produção estiver vinculada ao pedido, o lançamento será único, e o número de pedido poderá ser o número da Ordem de Produção. Caso contrário, os dois lançamentos deverão ocorrer.

Todas as alocações deverão estar evidenciadas numa tabela com essa finalidade, sem lançamentos de valor contábil para o planejamento (conforme previstos no Capítulo I), mas os lançamentos deverão ser elaborados na conta “produtos em elaboração” assim que iniciado o processo, com a entrada da Ordem e Produção. Se houver Ordem de produção, esta deverá ser cadastrada junto da alocação de materiais (empenho ou requisição) na conta de “Produtos em Elaboração”.

O PCP, por si só, é uma ferramenta ajustável de planejamento, assim como o orçamento, e não deverá ser lançado previamente, salvo a necessidade de vinculação orçamentária, e sempre que possível, deverá permitir os ajustes dos valores em relação aos fatores históricos da produção.

Todos os valores de PCP deverão ser planejados em ambientes simulados, mesmo que as ordens de produção venham a ser automáticas pela entrada do pedido, e o equipamento não necessite de "setup” e toda a produção possa ser projetada com baixa margem de erro.

Capítulo V
Das medidas a serem tomadas num sistema de informação

Como obter os saldos monetários, independentes do tipo de controle exercido?

No momento de lançar o registro, deverá haver a informação de qual moeda está sendo utilizada no lançamento. Criando uma coluna (que poderá ser virtual) que conterá a conversão para a moeda corrente. Se a o saldo apurado for físico, a coluna calculada também deverá considerar o “sinal” do lançamento (se é devedor ou credor). Toda a informação acionada, deverá ser multiplicada pelo índice ou moeda identificados.

O Sistema deverá permitir um infinito número de moedas ou índices, pois elas necessariamente não estarão atreladas ao conceito “cambio”, mas poderão estar vinculadas a outros índices, como por exemplo, um indexador a nível nacional, o custo do produto “A”, o preço de venda do produto “B”, o salário mínimo, etc.

Como buscar a informação?

Existem duas formas básicas de acessar uma informação: pelo nome da coluna ou pelo resultado de função. Pelo nome da coluna (ou campo), a informação virá diretamente da origem de seu cadastro. Neste tipo de acesso, resultará a informação realmente gravada no banco de dados. Pelo resultado da função, o resultado será originário de formatação ou busca de informações com base nos parâmetros apresentados.

O acesso pelo nome da coluna, poderá exigir a identificação de como acessar tal informação, como por exemplo, no caso de acessos com ramificações, conforme abaixo:

No lançamento, é exigido o cadastro do código do cliente. Esse por sua vez, contém uma série de colunas suplementares. Desta forma, sugere-se a criação de meios hierarquizados com a identificação gráfica da separação das diversas camadas, de identificação da coluna, como a utilização de pontos decimais ou quaisquer outros símbolos gráficos que não estejam presentes no nome de identificação das colunas. Exemplo: “cliente.cidade” devera identificar o nome da cidade do cliente.

Esse tipo de identificação poderá ser utilizado na identificação de fórmulas que gerarão lançamentos automáticos ou semi-automáticos, no gerador de relatórios ou na exportação de dados para a confecção de tabelas de vetores.

O interpretador de fórmulas
A função do interpretador de fórmulas é permitir que os dados alimentados ao sistema possam ser alterados através da manipulação básica de operações aritméticas ou de funções que, se parametrizadas, retornem valores em função da sua necessidade.

O interpretador de fórmulas deverá seguir alguns princípios, dentre os principais:

a) Permitir o uso de dados diferentes, (lógicos, Alfanuméricos, numéricos, etc.).

b) Permitir cálculos aritméticos;

c) Permitir o uso de funções e acesso a dados gravados;

O interpretador de fórmulas será o mecanismo básico de integração entre os dados existentes no sistema e o usuário final, uma vez que, será através dele que o usuário poderá identificar e utilizar os dados do sistema no gerador de relatórios ou nos lançamentos automáticos.

O gerador/leitor de arquivos de intercâmbio
Os arquivos de intercâmbio servirão para a comunicação com os arquivos externos. Ou seja, bancos, representantes, clientes ou fornecedores poderão solicitar informações para a integração com o seu sistema. O gerador de arquivos segue os seguintes princípios básicos, tanto para o gerador de arquivo como para o leitor:

a) manter estruturas individualizadas para cada tipo de registro ou sub-registros (cabeçalho, corpo de texto, registro de final de arquivo);

b) identificar se há delimitadores de campos;

c) identificar se os campos possuirão tamanhos fixos;

d) Identificar se o campo gera novo sub-registro;

e) Permitir a recursividade na contagem dos registros/sub-registros, para informar em campos anteriores ao término da conclusão da informação;

f) identificar a seqüência de geração dos registros;

g) identificar a fórmula de cada campo, no caso de geração do arquivo;

h) identificar o campo cujo resultado da integração será remetido, no caso de leitura do arquivo;

i) os parâmetros para a delimitação dos dados que servirão de base para a geração do arquivo;

O sistema já poderá ser implementado para que, no momento da geração do arquivo já permitir o envio do mesmo (via e-mail, gravação em disquete, gravação nas pastas de envio do HomeBanking...).

1IUDÍCIBUS, Sérgio de; MARTINS, Eliseu; GELBCKE, Ernesto Rubens. Manual de Contabilidade das Socedades por Ações. 5.ed. Atlas:São Paulo, 2000. p. 34

2 Idem, p. 43.

Capitulo IV
Conhecendo a burocracia da Empresa
Conhecendo um sistema Burocrático
Num sistema de informações burocrático, as informações são cadastradas na mesma seqüência e com os mesmos critérios previstos no fluxo documental da empresa. Da mesma forma, a seqüência do fluxo documental é determinado pelo fluxo operacional. Um sistema burocrático, transfere as informações do papel para a tela do computador, facilitando apenas o acesso futuro da informação e, algumas vezes, aproveitando informações de módulos anteriores e cadastros independentes para um novo cadastro.

Os sistemas burocráticos são comumente conhecidos como sistemas modulares, pois restringem o acesso das informações por módulos, permitindo assim uma visão impar da situação da empresa em cada módulo.

Tomamos o exemplo de uma empresa industrial não informatizada, com a seguinte seqüência de procedimentos:

a) Setor de Produção: requisição ao almoxarifado;

b) Setor de Almoxarifado: ordem de compra proveniente da demanda de consumo do setor de Produção;

c) Setor de compras: Cotações com diversos fornecedores, baseado na ordem de compra;

d) Setor de compra: Pedido, baseado na melhor cotação;

Setor de Almoxarifado: Recebimento do Material, informando ao setor de Compras a baixa do Pedido;

e) Setor de Almoxarifado: Baixa da ordem de compra;

f) Setor de Almoxarifado: Alimentação da ficha cardex (ou outra ficha do estoque) e a baixa da requisição;

g) Setor de Produção: Recebimento do Material solicitado, da nota Fiscal e dos instrumentos de cobrança ;

h) Setor de Contas a Pagar: Registro dos compromissos;

i) Setor de Escrituração Fiscal: Registro de entradas;

j) Contabilidade: Registro Contábil da operação como um todo.

Para um analista de sistemas que trabalha com sistemas modulares, claramente já percebeu uma certa semelhança dos procedimentos manuais com os procedimentos eletrônicos. Então o que muda entre o procedimento manual e o eletrônico? No procedimento manual, a busca pelas informações são mais lentas, apesar de não exigirem cadastros.

Quando se fala em burocracia, rapidamente vem a mente a figura de um funcionário qualificado em carimbar e rubricar papéis, despachando-os a outros setores que novamente colocarão seus carimbos e rubricas, farão alguns procedimentos e despacharão mais documentos para novos procedimentos. Onde irá parar toda essa documentação carimbada e rubricada? Provavelmente em algum arquivo de difícil acesso, de acesso restrito a alguns “guarda-livros”1. Por isso que os sistemas de informação, mesmo que burocráticos, se beneficiam da estrutura arcaica dos sistemas manuais.

Repare bem e reflita onde foi para o registro de toda essa informação? Mesmo num sistema modular, as informações registradas seguem até chegar na contabilidade.

Na operação anterior, a requisição, a compra, o valor a pagar são operações mensuráveis economicamente. Registrá-las apenas na contabilidade poderia representar uma eventual perda da qualidade da informação? Quando discutimos isso no capítulo IV, percebemos que a perda da qualidade da informação somente ocorrerá se houver falhas no planejamento.

Fluxo de informações x Fluxo documental
Se o sistema de informações já prevê o processo como um todo no momento em que o fato torna conhecido para a empresa, por que os documentos precisam transitar por todos os setores? Basta encaminha-los diretamente ao destinatário final (geralmente o arquivo morto).

Vejamos o caso da Nota Fiscal de Entrada de Matéria-prima: Quando ela chega, registra-se a entrada do material no almoxarifado (isso é um lançamento contábil), registra-se o valor a pagar (isso é um lançamento contábil).

- Mas junto com a Nota fiscal veio uma ficha de compensação bancária que precisa chegar até o financeiro para que ele possa providenciar o pagamento!

A afirmação anterior está correta em partes, correta apenas no que tange ao pagamento. A documentação não precisaria ir até o financeiro, afinal, o cadastro do conteúdo da linha digitável, ou a leitura do código de barras da ficha de compensação é o suficiente para que o financeiro providencie o envio de um borderô de pagamento ao banco.

Desta forma, teríamos técnicos qualificados em entender os procedimentos da empresa já na entrada da informação, restringindo os pontos de entrada a poucos, porém qualificados pontos de digitação. Entenda-se por qualificado, o profissional apto a reconhecer cada uma das transações da empresa, eu consiga distinguir um documento do outro, e conheça cada uma destas funções, saiba classificar a documentação contabilmente, fiscalmente e gerencialmente.

Lembre-se, o documento é uma informação que vem através de um meio físico, nada impede de mandá-lo pelo meio de bits e bytes.

Fluxo de Informações x Fluxo operacional
Fluxo de materiais é físico, não comporta levar para a contabilidade! Deixem de rir e comecem a tirar as caixas de materiais, as máquinas e os caminhões de entrega de dentro do setor de contabilidade!

O Fluxo operacional não é um fluxo de informação como ocorre com os documentos. Fluxo operacional é parte do objeto social da sua empresa, e como tal, merece ser mantido. O fluxo de informações acompanha o fluxo operacional, mas não é o fluxo operacional. Salvo no caso da sua empresa ser exclusivamente uma prestadora de serviços de informação, o objeto social da sua empresa não é a informação, e sim um produto físico, que transita num meio material, e não virtual.

Adequar as informações ao fluxo operacional é importante, e não o contrário. As informações são oriundas dos processos efetuados na empresa, seja como solicitação de processo (requisições, ordens, pedidos), seja como reflexo das operações realizadas (venda, compra).

Mas é importante lembrarmos que para o bom funcionamento, precisamos conhecer a empresa como um todo, e por isso, precisamos mapear todas as suas transações e, com isso, identificar quais as informações que deverão ser geradas para o nosso sistema de informação, bem como o seu ponto de entrada.

Veja o Fluxograma do “Encarte 1”, que se baseia num fluxograma de uma empresa de características industrial, e tente identificar os pontos de entrada de cada uma das informações que os sistemas modulares possuem.

Da mesma forma, uma empresa possui rotinas de “fechamento”, que são rotinas que apuram o resultado de determinado período para fins de avaliação de resultado, pagamento de salários e comissões, custeio, planejamento, etc. Nestas rotinas de fechamento, identificadas no “Encarte 2”, vemos claramente que todas são geradoras de lançamentos contábeis, mudando apenas o seu ponto de entrada.

1 Designação antiga para se referir aos contadores, que se encarregavam de escriturar as transações comerciais, bem como zelar pelos livros.