É natural que as empresas busquem ter o controle de suas operações industriais, comerciais ou de prestação de serviços suportadas em sistemas de gestão, os conhecidos ERPs, que tragam as elas conforto e segurança com relação as suas evoluções econômicas e financeiras.
Esses sistemas, propiciam às empresas ferramentas de controle que são essenciais na boa gestão das atividades. A interação dos mesmos propiciando agilidade nos controles e a certificação de apontamentos corretos, é sem dúvida, um forte e competente aliado na boa administração, na tomada de decisões, na preparação consistente de planejamentos que tragam sustentabilidade e rentabilidade aos negócios.
Por vezes o investimento em um sistema dessa natureza é pago por si só, tendo em vista a possibilidade de racionalizar atividades, com redução de custos e despesas, isso sem contar a facilidade de manuseio das informações que são geradas por essa ferramenta.
Muitos desses sistemas têm uso na companhia em nível internacional, ou seja, é o sistema utilizado na corporação em todo mundo, respeitadas as particularidades de cada localidade, sendo que o uso de uma única ferramenta de gestão propicia a organização, uma gestão macro de suas operações onde tenha unidade de negócio, com rapidez na consolidação dos seus resultados e com a mesma agilidade na hora de implementar alterações aonde for necessário.
Com essa amplitude de importância pelo uso na organização, esses sistemas estão, atualmente, entre os maiores investimentos que as empresas realizam para a prática da boa administração, sendo balizadores, inclusive, em políticas de governança, enfim, eles têm todos os apontamentos e armazenam dados dos controles das atividades e geram as informações solicitadas sobre esses controles.
Internamente, indo nessa linha de gestão de fluxo econômico e financeiro, temos que agregar um adicional de vital importância para as empresas locais que é o controle tributário. Esse controle está atrelado ao cumprimento pelas empresas das obrigações acessórias e principal relacionadas a tributos na esfera federal, estadual e municipal.
Esses sistemas, pela vinculação direta e indissociável de apontamentos econômicos e financeiros com os aspectos tributários da operação necessitam ter essas atualizações, no que se refere a aspectos fiscais e tributários das empresas, atualizadas sempre que há alguma alteração na legislação da mesma natureza. Esse ponto tem sido crítico para empresas pois são constantes as alterações desse nível (fiscal e tributária), e a não atualização do sistema, prejudica sobremaneira a geração e entrega de informações quanto ao eu caráter acessório voltado a atender determinações fiscais e tributárias que impactam no aspecto considerado obrigação principal que é o recolhimento do tributo devidamente apurado.
Assim, além de questões relacionadas a gestão do negócio cujo suporte são essas ferramentas sistêmicas (ERPs), temos a necessidade de atendimento do que é solicitado às empresas pelo SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, em seus diversos módulos em uso e em implantação, e temos de outro lado a vinculação direta e indissociável do SPED com todos os apontamentos que as empresas realizam nesse sistema de gestão. Caso haja um “descolamento” dos dados e informações processados pelo sistema de gestão da empresa de parâmetros voltados a atendimentos as suas responsabilidades fiscais e tributárias, há o surgimento de fatores que implicarão em ocorrências de contingências.
Essas contingências surgem pela não entrega da informação fiscal e tributária no prazo correto tendo em vista a ausência de dados que o sistema não gerou, ou, gerou com incorreções quanto aos controles fiscais e tributários da operação, ou, surgem pela necessidade de gerar as informações de natureza fiscal e tributária manualmente, com o agregado de buscar a consistência do dado digitado, com as informações que estão nos módulos do sistema relacionados a, por exemplo, contabilidade, custos, contas a pagar, contas a receber, estoque.
É fundamental que as empresas tenham atenção em validar periodicamente, se as obrigações fiscais que devem gerar, armazenar, e delas entregar informações ao Fisco, estão em consistência com o seu ERP e são geradas através dele. Trata-se de considerável risco operacional não ter essa consistência de dados, de forma que obrigações fiscais tributárias tenham fonte de informação diferente daquela que é utilizada como ferramenta de gestão pela empresa.
