Responsáveis, em grande parte, pelo gerenciamento dos números do negócio, aliados de pequenas, médias e grandes empresas, apoiadores de planejamentos tributários bem elaborados... É, estamos falando, justamente, dos escritórios contábeis!
Por mais que não pareça, eles também enfrentam desafios no dia a dia quando se trata de gestão — muitos gestores negligenciam, inclusive, o controle das finanças. Mas otimizar os processos não é um bicho de sete cabeças e os principais desafios podem, sim, ser resolvidos por meio da adoção de algumas medidas.
Quer saber um pouco mais sobre este assunto? Então, boa leitura!
Elaborar um Plano de Negócios
Muitos contadores, provavelmente, instruem seus clientes em relação à necessidade de um planejamento — seja administrativo, operacional ou tributário —, sendo que o próprio escritório não tem um Plano de Negócios.
Resumidamente, esse documento abrange detalhes e pontos essenciais relacionados às principais áreas do negócio. Ele é fundamental porque envolve os estudos de:
- mercado;
- serviços oferecidos;
- clientes;
- concorrentes.
Dessa forma, abrange informações a serem utilizadas estrategicamente, funciona como um guia para alcançar objetivos e oferece um diferencial competitivo para seu escritório.
Usar a tecnologia no dia a dia para otimizar processos
Muitos escritórios contábeis e empresas em geral teimam em negligenciar um aspecto importantíssimo para o sucesso do negócio: o investimento em automação.
Já ouviu o termo “Contador 2.0”? Ele se relaciona, sobretudo, às facilidades que um contador tem ao aderir à modernização por meio de elementos como atendimento online, utilização de softwares especializados e uso de ferramentas de integração contábil.
Aqui, usaremos duas tecnologias — que valem uma leitura mais aprofundada — para exemplificar como elas auxiliam a otimização de processos:
- Sistema contábil: por meio de funcionalidades e módulos desenvolvidos justamente para contadores, esse sistema otimiza a gestão de tempo e o controle das finanças do escritório e ainda automatiza alguns dos serviços prestados para as empresas atendidas. Alguns softwares abrangem controle contábil, fiscal, patrimonial e de honorários, gestão de documentos e das folhas de pagamento e emissão de relatórios gerenciais, entre outros recursos.
- Integração contábil: possibilita o acesso dos contadores ao sistema ERP de gestão dos clientes. Isso permite a exportação de dados das empresas para o próprio sistema contábil do escritório, a melhoria da comunicação e o aumento da produtividade, entre outras vantagens.
Aprimorar o relacionamento com os clientes e gerar valor
Oferecer atendimentos personalizados que demonstrem o cuidado com os clientes é muito importante, concorda? Mas muitos escritórios ainda não têm políticas e planos de ação para melhorar os relacionamentos.
A tecnologia também pode fazer parte desse processo por meio do software de CRM, o qual possibilita o cadastro de clientes e o registro de informações e apresenta módulos e funcionalidades completas para gestão de relacionamentos.
Esse sistema é imprescindível para um planejamento estratégico voltado à fidelização, por exemplo, pois registra:
- o desempenho de departamentos ou colaboradores;
- o histórico de interação com os clientes;
- o histórico de venda de serviços;
- todas as informações de contato.
Garantir o bom atendimento e prestar bons serviços é fundamental para gerar valor e fidelizar o público.
Mensurar resultados
Por último, mas não menos importante, vem a mensuração dos resultados obtidos. Se você não sabe quais são os números do negócio, como vai saber se as estratégias adotadas no escritório estão surtindo efeito?
A definição de indicadores de desempenho e a análise periódica de relatórios gerenciais e de documentos contábeis são importantes para entender, por exemplo:
- como está o fluxo de caixa;
- quais colaboradores têm realizado mais tarefas ou atendimentos/vendas de serviços;
- quais gastos podem ser eliminados ou reduzidos;
- quantos novos cadastros a última estratégia de marketing gerou;
- quantas contas ainda há para pagar e para receber e qual é a taxa de inadimplência do escritório.
Enfim, vimos neste artigo alguns desafios enfrentados por escritórios contábeis quando se trata de gestão e, ao mesmo tempo, oferecemos soluções para cada um deles. Vale ressaltar que a integração contábil e o uso de softwares especializados não só ajudam a solucionar conflitos, mas também ajudam a otimizar processos e aumentar a produtividade da equipe.
Agora que você já entendeu os principais desafios relacionados à gestão de escritórios de contabilidade, leia sobre as vantagens que a tecnologia e a automação têm proporcionado aos contadores!
