Ferramentas “caseiras” ainda são muito comuns em empresas, entretanto, há no mercado alternativas viáveis e seguras para serem utilizadas na Gestão Empresarial.
O Controle Patrimonial
O Controle Patrimonial, é a gestão de controle do Ativo Imobilizado, para ser mais claro, o Ativo Imobilizado é formado bens classificados nas contas abaixo:
- Edifícios
- Terrenos
- Máquinas
- Equipamentos
- Móveis e utensílios
- Equipamentos de informática
- Veículos
- Obras em andamento
- entre outros
Quando a empresa ainda está pequena, é fácil saber exatamente o que se tem, entretanto, quando a empresa cresce e esse é o objetivo de todos empresários, controles precisam fazer parte da Gestão, ou administração da empresa.
A utilização do Controle Patrimonial
Administrar o Ativo Imobilizado, não é uma tarefa complicada, entretanto, a implantação do Controle Patrimonial deve ser devidamente planejada para atender as necessidades da Gestão.
Uma vez implantado e definido procedimentos, a Gestão Patrimonial passa a ser uma rotina fácil de ser conduzida, e muitas vezes toma pouquíssimo tempo da equipe para mantê-lo atualizado.
A necessidade de controlar o Ativo Imobilizado!!!
Nesse momento vamos focar exclusivamente o quesito controle físico, deixaremos para um outro artigo a questão fiscal e contábil.
Quem tem um controle qualquer corre o risco de ter perdas, entretanto, é possível identifica-las quando ocorrer e corrigir para evita-las, agora quem não dispõe de qualquer controle, com certeza terá perdas e se que terá como mensurá-las.
A ferramenta Controle Patrimonial quando bem utilizada, disponibiliza entre outros, relatórios para que inventários rotativos sejam realizados, essa pratica é muito eficaz para manter atualizado o Controle Patrimonial e o melhor praticamente elimina a possibilidade de perdas patrimoniais, seja por:
- Quebras
- Furtos
- Baixas indevidas
- Entre outras
E por que utilizar um Sistema de Controle Patrimonial e não uma planilha Excel?
O Excel é um software de grande utilidade principalmente para dar suporte a geração de relatório e formulas das mais complexas, entretanto, não pode e não deve ser utilizado como uma “Base de Dados”, pois apesar de parecer prático, apresentar diversas vulnerabilidades, entre elas:
- Falhas nos filtros
- Limitações em arquivos com grande volume de informações
- Facilidade e exclusão ou inserção de ajustes
- Podemos citar outros mais...
Quando se trabalha com um Sistema (Software de Controle Patrimonial) toda uma estrutura foi desenvolvida para essa funcionalidade, além é lógico dos cálculos e também da possibilidade de anexar documentos, fotos e PDF.
E o mais importante é uma base única, que será atualizada e exportará informações para serem apresentadas e inclusive em arquivos Excel.
