Sua empresa contábil está engatinhando na tecnologia ou já atingiu maturidade neste assunto? Sem tecnologias intensivas, os empresários contábeis estão perdendo clientes, deixando de otimizar tempo, lucro e gestão da equipe.
Descubra agora em qual fase tecnológica está o seu negócio e como melhorar cada vez mais a empresa. São 4 fases que vamos trabalhar, baseado numa pesquisa realizada pela Quickbooks com contadores de todo o Brasil. Elas são:
- Ainda não entendi com clareza como a tecnologia pode melhorar o meu negócio;
- Já entendi que devo aportar tecnologia no meu negócio, mas não estou conseguindo sair do lugar;
- Comecei a transformar meu negócio com tecnologia e agora preciso acelerar;
- Meu negócio já cresce aceleradamente com a tecnologia;
Apesar de estarmos numa fase da tecnologia em que quase todas as pessoas utilizam smartphones e notebooks, um pouco menos da metade dos profissionais contábeis que responderam à enquete (49%) disseram que sabem que é necessário investir em tecnologia, entretanto não sabem como fazer. Outros 33% responderam que começaram a investir em tecnologia, mas sabem que precisam melhorar.
Apenas 10% declarou que já considera a empresa avançada com as adaptações tecnológicas e 8% dos entrevistados optou pela resposta: “ainda não entendi com clareza como a tecnologia pode melhorar meu negócio”. Veja agora em qual fase está sua empresa de contabilidade.
1- “Ainda não entendi com clareza como a tecnologia pode melhorar meu negócio”
Com a tecnologia, todo dia surgem novidades e ocorrem inovações. Muitos empresários contábeis fingem que não estão vendo a evolução tecnológica e permanecem parados diante das mudanças.
Não é possível dizer que são contadores que estão na zona de conforto, pois o que eles costumam mais sentir é desconforto. Uma sensação ruim de insatisfação com o negócio, da baixa conquista de clientes, da dificuldade de lucrar. Muito disso é resultado desse comportamento de fugir da tecnologia.
Esse tipo de comportamento apenas atrapalha a empresa e o resultado dos serviços prestados, é isso que está levando várias empresas do setor de contabilidade ao fracasso. Tecnologia tem de ser pilar estratégico do negócio contábil.
É com a inteligência artificial que trabalhos manuais repetitivos, e demorados, estão deixando de existir nas empresas contábeis, isso melhora a qualidade de trabalho da equipe, permite que a equipe tenha mais tempo para se atualizar e atuar com mais atenção aos problemas dos clientes.
O primeiro passo é investir num software de gestão de processos
Para iniciar com a transformação digital, o primeiro passo é investir num software de gestão de processos. Com os processos internos da empresa no lugar, o negócio contábil e os clientes vão perceber a melhora na entrega do serviço, o atendimento vai melhorar e os processos serão mais rápidos, gerando diminuição do tempo de trabalho, assim, é possível atender melhor os clientes e atender mais clientes.
2- “Já entendi que devo aportar tecnologia no meu negócio, mas não estou conseguindo sair do lugar”
A mudança não começa com as ferramentas, ela começa na mentalidade, não adianta contratar ferramentas de gestão e automação se elas não forem usadas. A iniciativa deve partir do empresário contábil, assim ele conseguirá guiar toda a equipe na nova fase da empresa.
O empresário contábil, precisa transformar a mentalidade. Precisa desenvolver uma mentalidade de desafiar o processo, quanto mais o processo for desafiado, melhor ele se tornará.
Uma mentalidade de desafiar o processo é ser um eterno questionador: “Por que eu faço as coisas desse jeito? Não existe um jeito mais fácil, mais automatizado? Será que não tem uma ferramenta que possa resolver isso?”.
A inovação é padrão de diferenciação. Quem inova primeiro, está na frente. Essa alteração nos pensamentos é que vai lhe dar coragem para colocar em prática. Tenha curiosidade. Não se contente, seja fuçador. Corra atrás das novidades, não corra delas.
Ser empresário contábil é totalmente diferente do que ser um contador. Contador é um profissional regulamentado, habilitado, que cuida da evolução do patrimônio das empresas. Muitas empresas acabam não evoluindo porque os empresários esquecem de empreender e focam apenas na contabilidade, deixando de lado a evolução dos processos da empresa.
Evite esses dois erros
Vários contadores acreditam que a equipe deve fazer mudanças sozinha. Mas todas as melhorias, ajustes que fizer na empresa tem de ser top - down, de cima para baixo. Ou seja, começar do líder da empresa contábil. Por isso é preciso sempre ter a mente de empreendedor e não apenas contador.
Outro problema comum que atrapalha a evolução tecnológica é o contador promover uma revolução de tecnologia junto aos clientes e querer aplicar a mudança em todos de uma vez. Isso não dá certo.
Um projeto não pode ser implantado em todos os clientes ao mesmo tempo. O objetivo é implantar em um cliente. Depois que for testado e validado, ele será espelho para os outros. Nestas horas o dever de casa conta muito. O primeiro cliente pode ser a própria empresa contábil.
Com essa conquista, é possível mostrar os resultados para outros clientes, que também vão querer aquela solução. No caso do Quickbooks, os clientes têm os números e dados do negócio na palma da mão, com aplicativo para celular. Conseguem ver como está a evolução das receitas e das despesas de maneira simples e confiável.
Quebre o tabu de que tecnologia é perfeita!
Muitos contadores, ao escolherem um sistema, querem fazer disso uma relação estável, querem escolher um sistema e nunca mais pensar nisso.
É um erro pensar: “Primeiro eu vou largar o sistema A e depois vou assumir o B”. Não existe sistema completo, que se aplique a todos os clientes. Não existe tecnologia perfeita. Esse equívoco também é bem comum no mercado contábil. O contador tem de ser multiplataforma.
3- “Comecei a transformar meu negócio com tecnologia e agora preciso acelerar”
Se a tecnologia já é pilar estratégico no negócio contábil, a expansão vai depender de dois fatores: aplicar 4 M e o ciclo PDCA.
Fazer o 4 M é ter processos 1. modelados; 2. medidos; 3. monitorados e 4. melhorados. Já o PDCA é uma sigla em inglês que significa, respectivamente: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).
Aqui entra a capacidade de gestão, capacidade de multiplicar lideranças, de delegar. É capacitar o outro para ele fazer as atividades como devem ser feitas ou até mesmo melhor do que devem ser feitas.
Não adianta só ordenar: “Faça isso!”. As pessoas têm a necessidade de entender o motivo do que estão fazendo. Elas querem entender o porquê.
Sempre terá na equipe aquele funcionário que tem birra com a tecnologia. Que prefere continuar fazendo como sempre fez. Muitos até sentem-se ameaçados pela evolução. Mas, no fim das contas, qualquer equipe é formada por pessoas que estão lutando pelo seu sonho.
Um dos trabalhos como gestor é fazer as pessoas crescerem. Porque quando elas crescem, fazem a empresa crescer também.
A função manual de importar e digitar nota, por exemplo, está acabando. Vai otimizar esses procedimentos com tecnologia? Explique ao time que o propósito é reduzir o tempo gasto com essa atividade, que é um serviço básico ao cliente, para aproveitar os funcionários como analistas e consultores do negócio. Uma transformação vantajosa para todos.
Logo, além de trazer a equipe para o seu lado nesta evolução tecnológica, escalar é aplicar métricas no time. É saber quantos clientes a empresa conseguiu implantar X procedimentos de tecnologia, quantas não estão usando, qual tem sido o resultado disso.
4- “Meu negócio já cresce aceleradamente com a tecnologia”
Se é assim que você categoriza o estágio da sua empresa contábil, já tem uma vantagem competitiva estratégica. Daqui para frente é só capacidade de se adaptar aos novos cenários. O que vem pela frente? O que já dá para rascunhar é que as atividades de conformidade já estão sendo automatizadas.
Quando se olha o Reino Unido e os Estados Unidos, apuração de impostos e folha de pagamento são serviços que tem o preço muito baixo. Muitas vezes é o próprio estado quem faz isso.
A realidade no Brasil é de uma concorrência de preços muito severa. Os valores de serviços contábeis estão caindo. Isso vai continuar. Não tem como evitar. São cada vez mais empresários competindo por esse mercado.
É neste contexto que vem a segunda revolução da contabilidade. Contadores que deixam de cuidar só da burocracia e passam a cuidar da gestão das empresas, do sucesso das empresas. Um contador que ajuda na gestão financeira, ajuda no planejamento estratégico, também auxilia na definição de processos e na implantação de tecnologia. É a revolução consultiva que está acontecendo no Brasil e que está cada vez mais acelerada.
A segunda revolução
A revolução digital que estamos vivendo apoia a revolução consultiva. Em novembro de 2019, ocorreuQuickbooks Conect nos Estados Unidos. O evento reuniu mais de 9 mil pessoas e centenas de empresas ali representadas. E esse é o futuro das empresas tecnológicas. Estarem conectadas umas com as outras.
As empresas que querem desenvolver um software que faz tudo — “Ah, meu software controla de A a Z. Ele faz o Contas a Receber, faz contabilidade, ele faz folha de pagamento, ele controla o estoque” — não atendem bem a ninguém.
O que se vê lá fora, não é um sistema que vai verticalizar. É um sistema aberto e que se conecta com outros sistemas. Cada um resolvendo o problema da melhor maneira possível. A melhor maneira de fazer impostos, da forma mais barata e automatizada, a melhor forma de fazer folha de pagamento, a melhor forma de fazer controle financeiro, tudo interligado.
É esse o conceito que o Quickbooks está trazendo para o Brasil. É criar soluções para os empresários com o menor custo e maior impacto.
Em qualquer uma das fases da transformação digital que a sua empresa se encontre, é necessário seguir um planejamento e antecipar mudanças. Quem se adapta mais rápido, sai na frente.
Um dos segredos para acompanhar a evolução digital da melhor maneira possível é estar com os olhos abertos para as novidades, porém ter o discernimento de descartar ferramentas que não foram tão úteis.
