pexels Primeiramente, precisamos entender o que é um Relatório de Auditoria Interna.
De acordo com a Norma Brasileira de Contabilidade para a Auditoria Interna (NBC TI 01), o relatório é o documento pelo qual a Auditoria Interna apresenta o resultado dos seus trabalhos.
Ele deve ser redigido com objetivo, de forma a expressar, claramente, suas conclusões, recomendações e providências a serem tomadas pela administração da entidade.
Antes de tudo, quero nesse artigo discutir com você os principais pontos sobre o tema, que tem como foco o conteúdo que um relatório deve ter para atingir seus objetivos.
Qual deve ser o conteúdo de um Relatório de Auditoria Interna?
Recorrendo novamente ao que dizem as principais normas de auditoria interna, dessa vez as IPPF (Normas Internacionais para a Prática da Auditoria Interna).
O relatório de auditoria deve conter:
[…] os objetivos e o escopo do trabalho de auditoria, assim como as conclusões, recomendações e planos de ação aplicáveis. IPPF – IIA (Instituto dos Auditores Internos)
Já a Norma Brasileira de Contabilidade para a Auditoria Interna (NBC TI 01) detalha um pouco mais o conteúdo que deve conter um relatório de auditoria.
De acordo com a Norma, o relatório deve abordar no mínimo o seguinte:
a) o objetivo e a extensão dos trabalhos;b) a metodologia adotada;c) os principais procedimentos de auditoria aplicados e sua extensão;
d) eventuais limitações ao alcance dos procedimentos de auditoria;e) a descrição dos fatos constatados e as evidências encontradas;f) os riscos associados aos fatos constatados; eg) as conclusões e as recomendações resultantes dos fatos constatados.Vou comentar resumidamente cada um dos itens acima para ajudar você a entender melhor como deve ser o conteúdo do seu relatório, principalmente a sua estrutura.
Objeto e extensão dos trabalhos
Aqui você irá escrever qual foi o objetivo dos seus trabalhos de Auditoria Interna.
Por exemplo: Examinamos o processo de compras da empresa xxxxx, com objetivo de verificar a efetividade dos processos de gerenciamento de riscos […].
Um outro exemplo: O objetivo deste trabalho de auditoria é avaliar o grau de aderência e conformidade do processo de compras com a política XXX.
Ou seja, a extensão dos trabalhos é onde você irá escrever qual foi o alcance do seu trabalho.
Então, relate o período da sua avaliação, seus limites, atividades que foram auditadas, locais, extensão dos trabalhos e se houve uso de alguma norma específica de auditoria.
Exemplo: Nossa avaliação foi realizada em conformidade com as IPPF (normas internacionais para a prática de auditoria interna) e compreenderam:
(a) o planejamento dos trabalhos,
(b) o conhecimento do processo,
(c ) Identificação e avaliação dos riscos inerentes,(d) identificação e validação do sistema de controles internos.
Metodologia adotada e principais procedimentos e sua extensão
Aqui, você escreverá quais foram as técnicas e procedimentos de auditoria que utilizou para fazer suas avaliações.Nesse sentido, seja detalhista e claro nessa parte.Você fez testes de atividades? Como foram esses testes?Fez visitas in loco? Onde foram as visitas e o que observaram?Fez validações?Entrevistas?Verificações de documentos?Qual o período adotado?De qual software extraiu relatórios?Tudo.
Eventuais limitações ao alcance dos procedimentos de auditoria
De acordo com a norma, esse é um item exigido somente quando houverem limitações ao seu trabalho.
Sua avaliação ficou limitada por qualquer motivo?
Faltou verba para visitar uma filial?
Não tinha mão de obra suficiente ou especializada? Não foi possível fazer testes específicos?
Descrição dos fatos constatados e evidências encontradas
Principalmente, aqui você descreve o que encontrou com os trabalhos de auditoria.
Do mesmo modo, nessa etapa você também deve ser detalhista (sem fazer um TCC!).
Exemplo: Em nossos testes verificamos X requisições de compras, de um universo selecionado de XYZ.
Essas X requisições foram aprovadas por pessoas sem a devida alçada para aprovação.
Assim, isso ocasionou aquisições em desacordo com a necessidade operacional da organização.
Além disso, esta fragilidade pode ser constada através da comparação entre o relatório de requisições aprovadas com a matriz de alçadas da empresa.
Riscos associados às constatações
Antes de tudo, não basta somente constatar os problemas, é preciso também demonstrar os riscos que estão diretamente ligados ao que você constatou nos trabalhos.
Exemplo: Como resultado dessa vulnerabilidade, a empresa adquiriu R$ XXXX desnecessários as operações da empresa.
Conclusões e recomendações
A conclusão do seu relatório pode abranger o trabalho todo, bem como, partes específicas da auditoria.
Sua conclusão pode cobrir, por exemplo, o seguinte: os objetivos dos processos estão sendo alcançados?
A atividade avaliada está operando com eficiência?
Sistema de controles internos é eficaz?-----------------------------------------------------------
Estrutura de um apontamento de auditoria
A princípio, com esses requisitos você já consegue elaborar um ótimo relatório!
Do mesmo modo, outra parte importante do relatório é em relação aos apontamentos/pontos de auditoria.
Eles vão no bloco dos fatos constatados e evidências encontradas.
Por exemplo, existe uma estrutura básica que vai ajudar muito na hora de desenvolver os seus apontamentos e que é a seguinte (sugestão):
- Título do ponto
- Histórico
- Padrão ou critérios
- Causa
- Consequência ou efeito
- Plano de Ação
TÍTULO DO PONTO
No título você passa a idéia clara e direta do ponto observado.
Em outras palavras, o leitor precisa de imediato entender qual a oportunidade de melhoria que está ali descrita.
Exemplo: Falta de aprovação da requisição de compras por pessoa com alçada
HISTÓRICO
Então, você descreve a vulnerabilidade ou fraqueza encontrada durante o seu trabalho.
Ex: Em nossos testes verificamos que X requisições de compras, de um universo selecionado de XYZ, foram aprovadas por pessoas sem a devida alçada para aprovação.
Essa situação ocasionou aquisições em desacordo com a necessidade operacional da organização.
PADRÃO OU CRITÉRIOS
Descreva aqui quais são os critérios ou padrões que você utilizou para fazer suas avaliações ou testes.
Nesse sentido, isso pode ser uma norma, melhor prática, lei ou qualquer outra forma que mostre como a atividade deveria estar sendo feita.
Exemplo: Conforme a política de compras no XXX/XX, somente gestores nível 3, conta com alçada para aprovação de requisição de compras.
CAUSA
Antes de mais nada, qual a causa raiz para ter encontrado essas fragilidades?
Aqui você deve descrever isso!
Exemplo: Verificamos que a política de aprovação por alçada XXXX não está atualizada.
Também, ela não está disponível para que possa ser realizada a conferência e evidência de aprovação
CONSEQUÊNCIA OU EFEITO
Acima de tudo, descreva o risco que a organização está sujeita com a fragilidade constatada.
Exemplo: Como resultado dessa vulnerabilidade, a empresa adquiriu R$ XXXX desnecessários as operações da empresa.
Do mesmo modo, essa situação acabou afetando diretamente a liquidez de caixa, podendo inviabilizar investimentos mais urgentes.
PLANO DE AÇÃO
Por fim, você vai “selar” a concordância e comprometimento do gestor com a ação necessária para diminuir a fragilidade encontrada.
Como resultado, você vai inserir data de realização e nome do responsável.
Exemplo: A política de aprovação por alçada será atualizada para integrar as alçadas para aprovação de aquisição de bens e serviços.”
Responsável: Sr. Pedro Silva
Data Prevista: 31/10/2021
Teríamos outros pontos a abordar para ajudar você na elaboração de relatórios, mas eu prefiro que assista nosso vídeo dedicado exclusivamente a esse tema.
Além disso, no vídeo, exploro em detalhes tudo o que precisa saber sobre relatórios de auditoria, inclusive com exemplos práticos de relatórios reais.
