Foto: The Coach Space/Pexels Muito se tem falado atualmente sobre processos. Antes famosos apenas como papéis judiciais, eles ganharam espaço na gestão empresarial devido ao potencial valioso que têm para contribuir com o crescimento das organizações.
Segundo o dicionário online Priberam, processo é um método; um modo de fazer uma coisa; um conjunto de manipulações para obter um resultado. E o que é que todos os empreendedores buscam com os seus negócios, senão conquistar os seus objetivos? Não foi difícil perceber que os processos gerenciais eram essenciais nesse caminho!
Dentre as suas contribuições, podemos enumerar: otimização do tempo; redução do custo operacional; minimização dos erros na execução do trabalho; melhoria da produtividade; facilitação do treinamento das equipes e das novas contratações; elevação da qualidade dos produtos e dos serviços prestados; aumento das vendas; dentre outros.
Para alcançar todos esses diferenciais - que em conjunto compõem uma empresa verdadeiramente eficiente -, os processos gerenciais precisam ser muito bem definidos, desenhados e utilizados de fato no cotidiano das organizações.
Por que padronizar?
A padronização dos processos gerenciais acontece quando a empresa organiza, define e formaliza seus métodos de trabalho, criando um padrão unificado a ser seguido pelos colaboradores de cada área.
Muito comum nas fábricas - quando pensamos em processos de produção que levam à uniformidade e à agilidade -, modernamente a padronização tem aplicabilidade em processos gerenciais do setor de serviços, comércio e outros segmentos em geral, agregando qualidade à entrega final das empresas para o consumidor.
Não se trata somente de empreender menos recursos financeiros, reduzir o desperdício de tempo e de materiais, otimizar a utilização da mão de obra e aumentar a produtividade. O que está em jogo vai muito além!
Processos gerenciais padronizados facilitam a gestão das empresas na medida em que possibilitam, por exemplo, a criação e a implementação de indicadores que mensuram com maior precisão o desempenho de todos os setores da organização - e não apenas o produtivo ou operacional -, o que proporciona melhorias no ambiente interno, na qualidade do atendimento e, finalmente, na satisfação dos clientes.
As situações de turn over, substituições em períodos de férias ou de impedimentos eventuais, ou mesmo de novas contratações para fins de expansão tendem a ser muito facilitadas com a definição dos processos organizacionais, pois sua existência formal garante continuidade, objetividade e assertividade ao trabalho realizado pelos colaboradores.
De uma maneira geral, podemos dizer que a criação de processos gerenciais gera uma previsibilidade salutar para o desenvolvimento do negócio como um todo, transformando a cultura organizacional, facilitando o monitoramento das equipes e a tomada de decisões pelas gerências, conferindo maior qualidade às diferentes fases da prestação do serviço ou da oferta do produto, agregando valor para clientes internos e externos e constituindo um grande diferencial competitivo perante o mercado.
Como criar?
A seguir enumeramos de forma didática sete passos para que a sua empresa inicie o mapeamento dos seus processos internos. Mãos à obra!
1 - Definir a equipe responsável
O projeto de mapeamento dos processos gerenciais de uma empresa deve ser patrocinado pela alta direção, a fim de obter a adesão de todos os colaboradores. O ideal é que seja designada uma pessoa de cada setor da organização para compor a equipe responsável.
2 - Definir os objetivos do mapeamento
Nesse momento a empresa deve definir as premissas, as metas e qual o objetivo principal do mapeamento que será realizado, refletindo de forma pragmática sobre o que a organização espera alcançar e melhorar com a padronização dos processos gerenciais, bem como determinando o prazo para conclusão do projeto.
3 - Mapear os processos existentes
A organização deve fazer o levantamento pormenorizado de todos os processos existentes atualmente e desenhá-los de forma que possibilite a visualização de cada integrante da equipe responsável.
4 - Identificar possíveis gargalos
Ao mapear e desenhar os processos já existentes, é chegado o momento mais importante do projeto, que consiste em analisá-los juntamente com os colaboradores das áreas envolvidas, identificando a ocorrência de gargalos e de pontos de atenção para melhoria.
5 - Formatar os fluxogramas
Os processos existentes que foram otimizados e os eventuais novos processos criados após a fase de análise devem ser desenhados em formato de fluxogramas ou diagramas AV/NAV, para facilitar a visualização das etapas do trabalho e sua divulgação futura para os colaboradores.
Após o desenho dos processos é fundamental revisá-los e validá-los com todos os responsáveis envolvidos.
6 - Manual de utilização
Passada as fases anteriores, deve-se documentar todos os processos e os fluxogramas, redigindo um documento que descreva de forma detalhada os procedimentos criados, a fim de que possam ser divulgados posteriormente e embasar os treinamentos nos setores.
7 - Melhoria contínua
Lembramos que todos os processos gerenciais são mutáveis, por isso sugerimos a criação de indicadores para monitoramento de sua aplicação e verificação periódica das possibilidades de melhoria.
À medida que as empresas crescem e seus negócios se desenvolvem, outros processos devem ser criados e os anteriores devem ser aprimorados, de forma a garantir que a qualidade seja sempre crescente.
Por: Aurélio Zorzi, empresário, com experiência de 23 anos na área de Gestão.
