Uma rotina comum, eficiente e que exige muita atenção nos sistemas de gestão de informações das empresas - ERPs, o mesmo que planejamento de recursos empresariais - é a baixa automática de consumos pela produção baseada na ficha técnica.
Este procedimento automatizado, normalmente, se baseia nas informações que constam na ficha técnica e prevalece a preocupação em relação à agilidade. Então, ao abrir a ordem de produção, os valores correspondentes aos materiais programados na rotina de Planejamento e Controle de Produção (PCP) devem migrar para a conta de produção em elaboração na contabilidade integrada.
Além disso, ela agiliza a contabilização e sincroniza as informações de almoxarifado, produção e contabilidade. Por isso é uma forma frequente de gerir os controles de estoque de materiais.
Ao encerrar a produção o próprio sistema se encarrega de retirar da conta de produção em elaboração e colocar o resultado produzido na conta equivalente do produto resultante da Ordem de Produção (OP). As baixas de estoque são realizadas, assim como a sensibilização de saldo do resultante e retornos para o almoxarifado de sobras não utilizadas.
Em condições de precisão extrema e, sem ocorrências que interfiram na produção, este processo poderá gerar informações verdadeiras. Todavia, o que fora planejado nem sempre é realizado. Como a contabilidade não registra as intenções, pelo menos na movimentação e produção de bens, a diferença entre o realizado e o que fora planejado poderá ser significativo.
A situação poderá resultar em problema, porque a cada produção há geração de uma diferença, entre consumo previsto e realizado fisicamente. Ao longo do período de apuração estas pequenas diferenças se tornarão inexplicáveis aos olhos das auditorias, externas, internas e das autoridades tributárias.
Dessa forma, ocorre também quando a produção é realizada com ajustes e/ou substituições de materiais. A ficha técnica prevê a utilização de materiais que no momento da programação (MRP) estão disponíveis.
Porém, esta situação se modifica por conta de um dano físico, manchas, mofo, umidade, data de validade etc, não havendo disponibilidade do material originalmente previsto e aceitando substituição parcial ou total.
Alguns sistemas de gestão de materiais têm dificuldade em lidar com este tipo de situação. Em outros casos o processo de registro está falho e as informações são perdidas, mantendo as baixas dos materiais previstos na programação.
A substituição de materiais na escrituração do Bloco K está prevista e habilitada para qualquer ordem de produção. Por sua estreita ligação com a contabilidade, a intenção é obter para registro o que de fato ocorreu, ou seja, os consumos e produções resultantes reais.
A partir da informação real, o mapa de custos poderá informar analiticamente os custos individualizados dos bens produzidos, resultando na correta contabilização por parte do contribuinte e sucesso no resultado de auditoria fiscal.
A ficha técnica como instrumento de gestão de materiais é determinante no resultado de inventários quando utilizada para sensibilização de saldos e, por consequência, valores na contabilidade. Acrescente ao contexto descrito a correta tipagem dos materiais, chamados de tipos de item Sped como requisitos para o aceite da contabilidade de custos coordenada e integrada com as demais escriturações como prevê o artigo 306 do RIR/18 (Decreto 9.580/18).
Tomemos a situação em que um material é substituto de outro, porém, um é embalagem e o outro produto em processo. Ao programar a produção foram apropriadas quantidades do produto original (embalagens) e ao processar a ordem de produção foi verificada a inadequação dos materiais danificados, por exemplo. Os operadores de produção utilizaram os materiais substitutos que foram produzidos na própria planta (produto em processo) em substituição parcial de produtos originalmente previstos.
Caso o registro de consumo de materiais não seja ajustado, haverá discrepância. E, portanto, duas contas contábeis apresentarão divergências na auditoria.
Será que o sistema de gestão de materiais e o sistema de apontamento serão capazes de garantir os registros adequadamente para que a contabilidade tenha informações confiáveis? Os itens substitutos poderão ter custos distintos dos originalmente previstos e a diferença no custeio será adequadamente apropriada?
O que tenho percebido nas consultorias de diagnóstico de bloco K é que este processo ainda é falho em muitas organizações.
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