Foto: Christina Morillo/Pexels Cada vez mais as empresas estão fazendo investimentos em seus sistemas de gestão, seja para a aquisição de um deles, ou aprimoramento dos já em uso. Tem sido comum, mesmo após esses investimentos, as empresas identificarem que o objeto original do projeto, o melhor controle de dados - maior agilidade, enfim melhor qualidade de informações geradas - não foi plenamente alcançado.
A questão está atrelada ao passo anterior a essa implantação, ou seja, a geração da informação, e ao fluxo da mesma, até chegar na contabilidade. A visão simplista está atrelada no sentido de que as informações foram disponibilizadas, e a partir daí, o sistema e os profissionais da área contábil devem “se virar nos trinta” para gerar no prazo e na qualidade necessária, os dados base para as tomadas de decisões. Na realidade não é bem assim!
Comentamos em treinamentos e em reuniões, que a ausência de processos e procedimentos, mas com a implantação de um sistema de gestão (ERP), traz efeitos contrários, fazendo com que, a agilidade de geração de dados, seja de informações ruins, qualidade péssima, utilização praticamente nula para o negócio, pois a origem da informação não buscou a primazia necessária.
Aspectos importantes estão relacionados a essa questão dos bons controles contábeis. Estão eles no campo da gestão interna das informações, no planejamento, na definição de métricas, nas estratégias do negócio, e estão também no cumprimento de obrigações fiscais-tributárias para com os gestores públicos, nos três níveis de acompanhamento que a empresa pode ter em suas operações (Federal, Estaduais e Municipais).
A análise prévia do que estamos encaminhando para a contabilização deve ser realizada, e para isso o importante é a vinculação do evento econômico financeiro desta ocorrência, com o dia a dia da empresa, e a validação, ou, legalidade do documento que suporta a mesma.
Não é somente levantar documentos de pagamentos ou de recebimentos e encaminhar para a contabilidade. É preciso identificar esses pagamentos e recebimentos com a operação realizada. Tratando-se de pagamento é necessário vinculá-lo a um projeto, a um centro de custos, a um departamento. É importante que o seu suporte documental, a sua comprovação de ocorrência, esteja materializada em documento previsto na legislação como o ideal para o evento econômico e financeiro que ele representa. De repente recebemos na contabilidade um recibo indicando um determinado valor e um determinado beneficiário. E aí? Que direcionamento dar para essa operação. Nem mesmo pelas informações sabemos se, de fato, ela foi realizada para a empresa e/ou é de sua responsabilidade aquele pagamento. Agora, imagina uma massa razoável de pagamentos com essa característica documental sendo recebida para contabilização. Não dá para deduzir que a solução será um sistema de gestão, ou, um ERP. Distinguir se estamos tratando de um investimento, se estamos analisando uma despesa operacional, ou ainda trabalhando um evento de custos de produção, são aspectos que a preliminar de análise antes de encaminhar os documentos para a contabilização classifica-se como fundamental para a boa tratativa da operação em termos de registros contábeis.
Já comentamos sobre a função da contabilidade societária e da contabilidade gerencial. Seja para atendimentos a aspectos legais, societários e até mesmo mercadológicos (contabilidade societária), ou, seja para diretrizes de controles internos do negócio, acompanhamento da evolução das operações com diretrizes específicas de gestão interna (contabilidade gerencial), a qualidade do que se encaminha para a contabilidade analisar e processar deve ter e atender princípios fortes organizacionais de processos e procedimentos.
A etapa da contabilidade relacionada a conciliação das informações recebidas de outras áreas e processadas de forma a buscar a consolidação do resultado, esbarra frequentemente nessa falha de fluxo de informações. O pagamento foi realizado, o registro da movimentação financeira com o recurso saindo do banco foi identificado, mas ele se refere ao que já que não se tem uma informação preliminar de que esse pagamento ocorreria, também não se tem nada que identifique que ele deveria ocorrer em espaço curto de tempo, simplesmente o recurso saiu da conta corrente da empresa. Como tratar essa informação, e mais como se tomar decisões concisas, certeiras, corretas em uma situação como essa?
O mesmo ocorre com recebimentos. Houve a entrada de valor na conta corrente da empresa, esse valor não está atrelado a uma Nota Fiscal já emitida, não se tem evidências de sua vinculação a qualquer operação comercial rotineira da empresa, é ele fruto de uma receita operacional? Deveria realmente passar pela conta corrente da empresa, é um reembolso, está vinculado a uma devolução de venda realizada, é um recebimento antecipado vinculado a venda futura?
São essas características operacionais, intrínsecas a qualquer negócio, que muitas vezes fazem com que o administrador da operação deduza que a implantação de um ERP é a solução dos seus problemas. Mas não é! A solução está nesta implantação, mas em trabalho prévio de elaboração de processos e procedimentos, ou, sendo nessa fase do processo complexo falar em processos e procedimentos é importante, no mínimo, controle gerencial das operações associado ao fluxo financeiro.
No primeiro momento algo do tipo, paguei quanto, para quem, com qual finalidade, e o documento de suporte foi uma Nota Fiscal, um recibo, um cupom fiscal. Na segunda fase, que não deve se distanciar dessa primeira, mas que já terá suporte de um profissional capacitado para a atividade, teremos a análise referente à paguei quanto, com finalidade de investimento ou com finalidade de suportar o dia a dia atrelado a uma despesa de que tipo, operacional, ou não operacional, ou a vinculação ocorre a um custo de produção, quem foi o beneficiário, trata-se fornecedor cadastrado, novo fornecedor, a operação tem algum benefício algum diferencial importante a considerar, o documentos de suporte é o que a legislação indica ser o ideal para acobertar os eventos econômico, financeiro, comercial e fiscal-tributário? Em uma terceira fase, que não deve se distanciar das duas primeiras, teremos a parametrização do ERP para que esses eventos todos estejam previstos no sistema. A boa parametrização está diretamente ligada a essas fases anteriores, a implantação de processos e procedimentos que na medida do possível automatizam processos, etapas operacionais.
A evolução tecnológica está aí, e a sua participação no dia a dia das empresas é cada vez mais forte e decisiva, novos sistemas, atualizações de ERPs, robotização ou automatização de rotinas e fluxos de informações indicam ser, essas evoluções, etapas para as quais não teremos volta, mas o importante é entender que a qualidade do dado, a qualidade da informação, a rastreabilidade da informação, a evidência documental da mesma, são matérias primas para essa evolução de processamento, e se a matéria prima não for de excelente qualidade o produto final não será de excelente qualidade.
