Iniciando um escritório de contabilidade

Boa noite pessoal, atualmente trabalho em um escritório muito bagunçado, as funções de cada funcionário não são muito claras, o arquivo é mal organizado, por diversas vezes perdemos muito tempo procurando documentos fora do lugar. Temos clientes que nos visitam apenas para conversar, outros ficam meses sem pagar nada. Uma verdadeira bagunça.

O dono do escritório está para se aposentar e eu e outra pessoa vamos ficar responsáveis, porém estou com medo de levar comigo essas "manias", pois foi o escritório que eu fiquei mais tempo, estamos pensando em começar a fazer algumas mudanças.

Gostaria de saber como vocês fazem com os horários para atendimento externo, estou pensando em limitar o atendimento em alguns horários, pois ficamos sobrecarregados e falta tempo para o trabalho importante.
Estive pensando em atender as visitas apenas pela tarde, o que vocês acham? Utilizam outra forma?

Quanto as cobranças, nós cobramos apenas o Honorário, mas por vezes aparecem aqui empresas para recalcular impostos de um ano inteiro, MEI querendo emitir NF, pessoas querendo consultar o extrato do FGTS, coisas que as vezes levam um bom tempo. Gostaria de saber como vocês fazem com as cobranças, honorários + alguns serviços extras?

Quanto a organização das rotinas, vocês utilizam alguma planilha para controle das atividades?

Obrigado desde já.

Eduardo Santos

Primeiramente é preciso organizar, um bom escritório zela pela organização, salvaguardar os documentos e assim de tudo prestar um bom atendimento ao seu clientes,

ORGANIZAÇÃO pelo que você falou, é o que falta!

segundo limitar ou estabelecer horários aos seus cliente é ruim para empresa ao meu ver

Abraço


Boa Sorte

Eduardo,

Limitar os horários ao meu ver não é a melhor opção, se não dá tempo é porque falta mão-de-obra.

Como você parece ter capacidade para organizar as coisas com o tempo, eu sugiro que adote um plano de ação com tópicos como:
-Delimitar as funções de cada funcionário. A partir daí, o que cada um for responsável, também deve arquivar/organizar;
-Precificar serviços aparentemente pequenos (pra não dizer 'bestas'), mas que no fundo geram custo com materiais de escritório e principalmente tomam muito do tempo;
-Adotar um arquivo o mais digital possível: tanto na empresa que trabalho interno quanto nos clientes como autônomo consegui chegar num ponto em que só arquivamos fisicamente os arquivo imprescindíveis como DARFs com autenticação, contratos assinados, etc... ou seja, tudo aquilo que não dá pra arquivar de forma eletrônica;
-Tendo um arquivo essencialmente digital, passar a devolver (com protocolo) os arquivos anualmente para os clientes novos;

Quanto a precificação destes serviços extras, para não clientes é importante cobrar... crie uma tabela dos serviços mais comuns, e fixe em algum mural, local visível. Para clientes já acostumados, acho complicado você mudar... mas quanto aos novos, passe a deixar claro e também a estabelecer em contrato que os excessos serão cobrados a parte.

É bom comum ter aqueles clientes que tem vícios... como por exemplo:
-O que sempre precisa de recálculos de guias;
-O que pede vez ou outra uma declaração, ou para preparar algum documento que no fundo foge do serviço do escritório... e toma muito tempo;

Se não precificar esses extras você: tem menor lucro; tem menor capacidade de ter funcionários qualificar e/ou que atendam à demanda; mais probabilidade de que os clientes criem a cultura de gastar o tempo de vocês a toa.

Obrigado Nerival e Guilherme, você me ajudaram bastante.
Já tentei implementar algumas mudanças aqui mas não obtive sucesso. Estou fazendo um planejamento para colocar em prática no início do ano que vem, estou juntando todas as ideias que encontro para tentar profissionalizar o escritório ao máximo.