Auditoria de Almoxarifado

Trabalho em uma Prefeitura e estou iniciando uma auditoria no almoxarifado geral. Apesar de alguma experiencia preciso de algumas dicas de colegas que já tenham feito este tipo de auditoria.
Desde já agradeço.

Att

Olá.

Vc precisaria validar duas assertivas nesse procedimento: existência e valorização.
Para existência aconselho vc adotar uma estratégia de seleção de itens para contagem. Dependendo da quantidade de itens e se vc não tiver histórico de inventários anteriores, recomendo vc contar 100% dos itens. O histórico de inventário em anos anteriores pode dar alguma segurança na confiança do processo (quantidade de ajustes realizados).
A contagem sempre deve ser feita pelo responsável do estoque, ou por um pessoa designada por ele, o auditor não realiza o inventário, só acompanha o procedimento.
A dupla contagem por equipe distinta também da uma garantia maior nas apurações.
Após as contagens é feito o cruzamento das informações para identificação de diferenças de contagem, para as diferenças identificadas uma terceira contagem é realizada.
Finalizando as contagem das diferenças os resultados são registrados no sistema e investigado os ajustes.
As folhas de contagem devem ser assinadas pelos responsáveis dos inventario. Ao final de todo o procedimento deve-se imprimir uma listagem de todos os itens contados com as quantidades identificadas,

Para a valorização, o teste seria feito com o recálculo do custo médio das mercadorias pela entrada e saída. Para isso seria feita uma seleção de notas fiscais de entrada e de saída.

Espero ter ajudado.

Abraço

Allan

Eduardo,

Antes de Auditar é preciso ter controle interno. Ele é a base para montar seu programa seu trabalho.

O assunto é extenso, vou Mandar algumas dicas que acho importante em controle interno.

1ª ) Acessibilidade e Custódia: Acesso apenas do pessoal que trabalha diretamente no setor. Coloque Placa para os desavisados.

2ª) Ordem: Retirada somente com requisição assinada e aprovada por responsável do setor. Senão vira casa da mãe Joana.

3ª) Index: Havendo sistema computadorizado, apenas acesso direto do responsável ao cadastramento, entrada e baixa do material. Movimentação somente após a alimentação do sistema. Isto tem que ser rápido para não engessar o Setor.

4ª) Disposição: Arrumar os itens nas prateleiras de acordo a movimentação com placas indicativas. Deixar melhor acessível àqueles de saída mais rápida para se evitar morosidade no atendimento. Ajuda também como mitigadora em esforço físico desnecessário.

5ª) Usar o método PEPS: Primeiro que entra primeiro que sai.

6ª) Usar método ABC para Auxiliar o Setor de Compras: A (mais saída). B(Média Saída) e C(Pouca saída ou nula).Importantíssima esta interface.

7ª) Inventário Mensal para cotejar Físico X Gerencial, preferencialmente em dia que não haverá expediente. Se não for possível, faça anúncio geral que naquele dia o almoxarifado estará fechado para inventário e neste caso todos deve antecipar os pedidos. Estabeleça um nível de Acuracidade (percentual de desvio do controlado no sistema X Físico) para saber se não há "subtratores do alheio".

8º) Estabeleça estoque mínimo de reposição.


Uma vez implementado, faça os procedimentos de "incertas", aparecendo de "surpresa", sem anúncio prévio para fazer o seu trabalho.

Caros Allan e Marcos,

Agradeço a ajuda de vcs que foi muito valiosa. Marcos, suas dicas foram otimas e aumentaram meu conhecimento, muito obrigado!

Att