Despesas Reembolsáveis

Sou contador de um órgão público e estamos fechando um contrato com um consórcio internacional e em uma das cláusulas deste contrato refere-se a despesas reembolsáveis referente as despesas com passagens, hospedagens, locação de veículos entre outras, que devem ser pagas pelo nosso órgão as empresas pertencentes ao consórcio . Minha dúvida seria como as empresas do consórcio internacional irão comprovar estas despesas? elas podem incluir na nota fiscal de serviços de consultoria o valor dessas despesas reembolsáveis? Ao inserir o valor das despesas reembolsáveis na nota fiscal de serviços cabe ou não a incidência de encargos visto que já houve a incidência dos encargos no primeiro momento? Podemos pagar essas despesas reembolsáveis apenas com a prestação de contas (planilha de gastos com documentos comprobatórios ex. NF, recibos, faturas etc...) apresentadas pelas empresas ou há a obrigatoriedade de apresentação de nota fiscal? Há incidência ou não dos impostos sobre despesas reembolsáveis? Existe alguma legislação a respeito do assunto?

Agradeço a atenção e aguardo um retorno

ATT,

Marco Freitas

Caro Marco Antonio Freitas

Não vou saber responder totalmente seu questionamento, mas sei que o consórcio terá de emitir uma nota global e as despesas reembolsáveis terão de ser comprovadas com uma prestação de contas.

A nota tem de ser global para explicar o pagamento.

Já a prestação de contas, além de ser usada para explicar o "aditivo" do contrato, tb tem de ser analisada para ver se não existe nenhum tipo de despesa "imprópria", como bebidas alcoolicas.