Mayara Oliveira, bom dia,
O procedimento ideal para que sua venda seja contabilizada em uma entidade pública é a seguinte:
Após a aprovação de seu orçamento, você deve solicitar ao departamento de compras e licitação, um documento chamado pedido de compras, esse por sua vez possui um número gerado pelo sistema interno utilizado pela prefeitura que sequencialmente é atrelado a nota de empenho como observou muito bem o nosso colega Alex Oliveira, sendo assim a garantia do recebimento será concretizada, pois o sistema que gera o pedido de compras está integrado com o sistema contábil garantido então que haja dotação orçamentária para a emissão da nota de empenho e posteriormente para a liquidação dessa despesa.
No seu caso me parece que você recebeu apenas um "ofício" timbrado da prefeitura, algo que está fora dos procedimentos corretos, e sendo assim até todo esse processo discriminado acima ocorrer, com certeza o prazo de recebimento de 30 dias já estará esgotado.
Portanto para as próximas vendas fica essa dica, pois mesmo que os procedimentos não garantem o recebimento dentro de prazo estipulado, eles concretizam o reconhecimento da despesa gerada na sua venda evitando possíveis perdas ou um longo processo judicial.
Espero ter ajudado.