ajuda de custo

Preciso de maiores esclarecimentos sobre o que se caracteriza Ajuda de custo e o que caracteriza ressarcimento de despesas. Haja vista que trabalhamos para uma cooperativa, e o presidente desta cooperativa quando necessita participar de algum evento fora de sua jurisdição, tem despesas, estas despesas serão ressarcidas caso haja a comprovação das devidas despesas mediante NF e ou Recibos, mas quando não houver possibilidade de comprovação das despesas e o presidente exigir uma ajuda para custeá-las, como devemos proceder?

Prezado Haldrynn,

"Ajuda de custo" e "ressarcimento de despesas de viagem" pode se dizer que são duas formas diferentes de se referir a mesma situação, em algumas empresas também pode ocorrer como "adiantamento para viagens". Que resumindo se trata a valores que algum colaborador/sócios da companhia gasta em viagens a trabalho pela empresa (cada empresa possui regras próprias sobre que tipo de gastos são reembolsáveis), e, como é de comum conhecimento a contabilidade só pode proceder registros com base em algum documento legalmente aceito, portanto, o presidente da cooperativa em questão terá que solicitar os devidos documentos fiscais para que possam ser registrados e consequentemente ser reembolsáveis.

At.
Marcos Vinicius

Bom dia, Haldrynn.

Tenho o seguinte entendimento, o qual aplico nas situações práticas. Vejamos:

1) Todas as despesas efetuadas pela representação da cooperativa ou em viagens à serviço desta, devem obrigatoriamente serem comprovadas mediante documentos fiscais hábeis (NF por exemplo) através de elaboração de um Relatório de Viagem, a ser aprovado por sua Diretoria, independentemente ser um Diretor, Gerente, Supervisor ou Funcionário.

2) Para haver respaldo de Ajuda de Custo, primeiro, isto deve estar previsto no Estatuto Social da cooperativa em que o Diretor ou o funcionário tenha essa possibilidade; é de se notar que o valor de ajuda de custo - via de regra - deve-se somar ao honorários/salários do mês, incidindo IR e INSS.

Portanto, nenhum viagem a serviço da cooperativa deve ter seus despesas vinculados a uma ajuda de custo, pois pode configurar ato ilegal principalmente se não houver previsão estatutária.

s.m.j., esta é minha opinião.

Abraços.