Contabilização - Reembolso de despesas

Boa tarde.



Um sócio da empresa faz reembolso de despesas com alimentação, esses valores entram na contabilidade.


Quais lançamentos contábeis devem ser feitos?

Att.

Boa tarde Juliana!

Se esta despesa com a alimentação do sócio foi feita durante o exercício de sua atividade na empresa o registro do reembolso é válido.
Entretanto se for a despesa da casa dele com o supermercado ou a despesa de um almoço com a família no final de semana, esta deve ser custeada pela sua retirada mensal ou pró-labore.
O que acontece com muita frequência é que o empresário não entende que não pode retirar dinheiro da empresa de qualquer maneira e a hora que quer. Cabe ao contador conscientizar o empresário das consequências disso para tanto para ele quanto para a empresa.

Juliana

Dê uma olhada nesse tópico sobre o mesmo assunto: https://www.contabeis.com.br/forum/topicos/19565/reembolso-de-despesas/

Procure fazer consulta no fórum, a resposta pode estar bem próxima.

Bom trabalho

Olá Amaro Neto, obrigada pela resposta.



Clovis: Obrigada pelo envio do link, já havia feito uma pesquisa antes de postar minha pergunta. Justamente, a dúvida do nosso colega "David R. S. Soares" seria próxima a minha, mas não foi respondida.


Gostaria de saber se na minha pergunta, quais seriam os lançamentos contábeis envolvidos.


Att.

Juliana

A contabilização seria a seguinte:

Na ocasião do pagamento das despesas:

D- Despesas com alimentação - (despesa)
C- Sócio A - (passivo)

No reembolso:

D- Sócio A
C- Caixa/Banco

Bom trabalho

Boa tarde,

Procurei bastante aqui no portal e encontrei este tópico aberto que, creio eu, é onde enquadra-se minha dúvida.
Eu também já verifiquei o tópico do seguinte link: https://www.contabeis.com.br/forum/topicos/19565/reembolso-de-despesas/

Vamos ao dilema:

O sócio de uma empresa cliente adianta um valor como "fundo de caixa" que fica em uma das filiais de sua empresa. Só que esse adiantamento é feito com dinheiro da Pessoa Física.

Depois de um tempo (1 a 3 meses, as vezes mais), o sócio junta todas as notas, cupons fiscais, recibos de táxi, entre outros comprovantes, com as mais diversas datas. Com isso em mãos, um funcionário seu emite algo parecido com um relatório de viagens, totalizando as despesas. Então, o sócio saca esse valor da conta da empresa.

Com relação a essa situação, a prática aqui no escritório tem sido a seguinte:
- Quando recebemos do cliente esse "relatório" e o comprovante de saque fazemos um único lançamento:

D - (R) Despesas de Viagens
C - (AC) Banco
Histórico: Reembolso a sócio referente a despesas de viagens

Já orientei o cliente a esse respeito, mas é inútil. Ele simplesmente ignora.

Assim, gostaria da opinião dos colegas de como fazer o "menos pior" nessa situação.

Me preocupo, por exemplo, com o princípio da competência. Devo lançar cada cupom fiscal, cada recibo de acordo com a sua data ou posso lançar tudo de acordo com a data do relatório e do saque?

Desde já agradeço.

Boa Noite Rodrigo,

1)Teria a real necessidade dele fazer esse adiantamento ? Por qual motivo ele não subsidia os gastos (sendo esses pertinentes a atividades da empresa) e posteriormente solicita o devido reembolso?

2) Por qual motivo ele paga algo que é uma despesa da EMPRESA e não dele, por mais que no fim esse valor seja deduzido do Lucro que ele teria a receber?

3) Indo um pouco além: "Esse dinheiro é um AFAC (Sabemos que não), mas contudo, o restante da sociedade esta injetando o mesmo capital?"

Ou seja, além desses, ha outros fatores que distorcem a contabilidade. . E o pior a mistura do Físico com Jurídico.


4) Quando recebe o dinheiro para o Caixa, qual o lançamento de registro que esta ocorrendo ? Ou não esta ocorrendo?


Abraços

Boa noite Caio N. ,

Vou responder aos seus tópicos:

1) Ele deveria fazer esse fundo de caixa sacando diretamente da conta do banco da empresa. Ele não faz isso, pois, além das notas, cupons e recibos apresentados pelos funcionários, ele inclui gastos pessoais em restaurantes, etc. Concordo com você. Já fiz a devida explicação ao cliente, mas, como disse anteriormente, foi inútil.

2) Acho que a 1) responde a 2 também.

3) Você está certo, não é um AFAC. Não existe restante da sociedade, pois a sócia é a sua esposa. Seria mais como um empréstimo desse sócio para posterior reembolso.

4) Quando o sócio "deixa" o dinheiro nesse fundo de caixa, não há contabilização alguma. Tudo acontece como se aquelas despesas fossem todas dele, mas, em função do trabalho que ele exerce para a empresa, compreende?

Sim, o princípio da Entidade também é gravemente ferido aqui. Como falei, estou tentando fazer o "menos pior" nesse caso. Em outras palavras, preciso de uma solução que respeite tanto os princípios contábeis como a legislação.

Alguma ideia?

Muito obrigado. Boa noite e bom final de semana.

Rodrigo,

Sei bem como é isso e digo mais, é muito normal não ouvirem quando alertamos sobre a deficiência que isso causa.
Ainda mais quando a empresa é Familiar.

Pra ser sincero não há muita saída.. qualquer que seja a escolha estaremos cobrindo algo e descobrindo outro.

1) Essas despesas em essência são altas?(Não que isso vá mudar algo). Porque assim, se ele tira do bolso e para pagar suas próprias despesas, digamos que estamos fazendo apenas um serviço de "Secretario" dele: ele da o dinheiro a gente guarda e quando ele precisa pagar as contas pessoais dele, devolvemos. Termina aí. Não registramos entrada e nem tão pouco a saída. Uma vez que não houve transição pelo patrimônio da empresa e não houve a impacto no resultado.

2) O problema é quando envolve despesas da Jurídica. Que não podemos adotar o mesmo método acima. Se possível diferenciar o que for Física da Jurídica, ótimo.. Pra Física você faz o procedimento de não registrar nada, pois isso não tem haver com a companhia e o dinheiro pago também não saiu da conta dela... e pra as despesas Jurídicas você lança ela normalmente e reembolsa ele posteriormente.

3) Competência: A nota sai cupom fiscal normal ou nota em nome da empresa ?

-Cupom Fiscal: O correto é lançar na competência que ocorreu mesmo. Se acontecer de lançar em período posterior não estar certo, porém não afetará o resultado da empresa no final do exercício. O Maior cuidado é no mês de Dezembro, onde todas as despesas do exercício têm que esta em mão e registradas. O que não pode é ele chegar em Janeiro/Fevereiro trazendo nota de Novembro/Dezembro.

- Nota Fiscal: O mesmo ocorre pela competência. Porém aí ficar mais complicado pelo fato da nota incidir de impostos a serem recolhidos.

Minha Opinião: Seria melhor para a empresa se as despesas de pequeno caixa não fossem emitidas com CNPJ e sim pra consumidor normal como estamos acostumados, isso é permitido e não teria muito problema nas questões fiscais.


OBS: Pelo que eu percebi a empresa não tem nenhuma obrigação pública, certo ? Empresa de Pequeno/Médio Porto?

Boa Tarde
Faço contabilidade de um Clube da Terceira Idade que realiza bailes, e as vezes quando um dos membros compra alguma para enfeites desses bailes pede a NF, mas com o CPF do mesmo.
Nesse caso pode haver o reembolso de despesas ou a NF tem que estar com o CNPJ do Clube?
Obrigada

Maíra

Você pode contabilizar o reembolso normalmente, mas seria prudente orientar os membros nas próximas compras ao invés do cpf seja o CNPJ do Clube.

bom trabalho

Boa tarde
Obrigada Clovis

Estava com a mesma duvida, obrigado aos companheiros que responderao !