Se eu entendi, o que você está necessitando é um modelo de distrato para a empresa e o antigo contador. E um termo de transferência de responsabilidade técnica para você se responsabilizar a partir da data do seu contrato com a empresa.
Modelo de contrato, distrato e carta de responsabilidade dos administradores: Resolução CFC nº 1.457
Sobre o termo de transferência de responsabilidade:
O Conselho Federal de Contabilidade (CFC) inseriu no Código de Ética Profissional a transferência dos serviços contratados a seu cargo a outro profissional.
De fato, a responsabilidade técnica é uma questão muito importante a ser observada pelo profissional da classe contábil, tanto que o Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas no Estado de São Paulo (Sescon/SP) apresentou solicitação de normatização da transferência de responsabilidade técnica ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) de São Paulo, que publicou a Resolução CRC SP nº 1.040/2009, aprovando o termo de transferência de responsabilidade técnica.
Vale destacar que, em outros conselhos regionais de contabilidade, medidas semelhantes e normatizações foram feitas, inclusive com aplicação de penalidade por infração ao Código de Ética Profissional do Contabilista. Assim, recomenda-se que o profissional dessa área consulte o CRC do seu Estado para maiores esclarecimentos.
Por meio desse ato normativo foi aprovado, como conduta ética e profissional entre contabilistas, o termo de transferência de responsabilidade técnica, com vistas à comprovação da transferência de um responsável técnico para outro, o que certamente facilitará o trabalho de fiscalização nas organizações contábeis.
Observa-se que o controle da transferência de responsabilidade técnica, além de valorizar a profissão, busca assegurar a conduta ética e profissional da classe contábil.
(Resolução CFC nº 1.307/2010 ; Resolução CRC SP nº 1.040/2009)
Substituição de responsabilidade técnica
Por ocasião da substituição de responsabilidade técnica, deverá ser preenchido o correspondente termo de transferência pelo novo responsável técnico em 3 vias. Este ficará com a 3ª via, devendo apresentá-la à fiscalização do CRC/SP quando solicitado. O cliente ficará com a 1ª, e o responsável técnico anterior, com a 2ª.
O novo responsável técnico deverá informar-se junto ao cliente sobre as razões da substituição e, se necessário, fazê-lo também junto ao responsável técnico anterior.
O responsável técnico anterior comunicará o atual sobre os fatos de que deve tomar conhecimento a fim de habilitá-lo para o bom desempenho das funções que vai exercer.
Deveres do responsável técnico anterior
Devolução de livros, documentos e arquivos magnéticos
O responsável técnico anterior deverá entregar ao atual, no prazo estabelecido em cláusula rescisória do contrato de prestação de serviços ou, na falta deste, no prazo de 60 dias contados da cisão contratual, os documentos, livros fiscais, livros contábeis e arquivos magnéticos, com obrigação prevista em lei referente ao período sob sua responsabilidade, sem incluir neste caso detalhes técnicos dos seus sistemas de informática, os quais são de sua exclusiva propriedade.
Obrigações tributárias acessórias
É dever do responsável técnico anterior o cumprimento das obrigações tributárias acessórias cujo período de competência tenha decorrido na vigência do contrato de prestação de serviços com seu ex-cliente, ainda que o prazo de vencimento dessa exigência seja posterior ao da vigência do mencionado contrato, salvo expressa disposição contratual em sentido contrário.
Na falta de formalização do contrato de prestação de serviços ou previsão contratual, a cobrança de honorário adicional especificando que corresponde ao cumprimento das obrigações fiscais anuais, como folha de pagamento do 13º salário, informes de rendimentos, DIPJ, RAIS, DCTF, Dacon, DIRF, DES, encerramento do balanço anual e outros, será devida por inteiro ao novo responsável técnico que cumpriu ou cumprirá as obrigações anuais da empresa cliente, não importando durante quantos meses o responsável técnico anterior prestou serviços ao cliente.
Protocolo de livros e documentos
Toda documentação enviada pelo responsável técnico anterior deve ser amparada por protocolo em 2 vias para comprovação da sua entrega. No conteúdo deste constarão obrigatoriamente o remetente, o destinatário, a descrição dos documentos, a referência do período, a data da entrega/recebimento, o local para identificação da pessoa que o recebeu, bem como o campo para assinatura.
Os documentos deverão ser entregues ao representante legal do cliente ou a quem este indicar, preferencialmente ao novo responsável técnico, mediante autorização por escrito.
Deveres do novo responsável técnico
A ocorrência de erros, atos e omissões infringentes de normas técnicas ou de dispositivos legais que for constatada pelo novo responsável técnico no exercício de sua atividade profissional, com relação ao período de competência do responsável técnico anterior, deverá ser comunicada ao cliente a qualquer tempo, por escrito, para que ele possa tomar as providências cabíveis.
Disposições comuns aos responsáveis técnicos atual e anterior
O responsável técnico, novo ou anterior, deverá disponibilizar toda a documentação (protocolo, distrato contratual etc.) de clientes, de transferência ou de recebimento, sempre que exigido pela fiscalização do CRC/SP.
Penalidades
São deveres do profissional da contabilidade, no caso de substituição em suas funções, informar ao substituto sobre fatos que devem chegar ao conhecimento deste, a fim de habilitá-lo para o bom desempenho das funções que vai exercer.
O contabilista poderá transferir o contrato de serviços a seu cargo a outro profissional, com a anuência do cliente, sempre por escrito, de acordo com as normas expedidas pelo CFC. A transferência poderá ser parcial, mantendo sempre como sua a responsabilidade técnica.
O profissional da contabilidade deve, com relação à classe, observar as normas de conduta, bem como acatar as resoluções votadas pela classe contábil, inclusive quanto a honorários profissionais.
A inobservância dessas disposições constitui infração ao Código de Ética Profissional do Contabilista, cuja transgressão constitui infração, sancionada, segundo a gravidade, com a aplicação de uma das seguintes penalidades:
a) advertência reservada;
b) censura reservada;
c) censura pública.
(Resolução CFC nº 803/1996 , arts. 2º , 7º e 11 , IV, com a redação da Resolução CFC nº 1.307/2010 )
