Boa noite Saska,
Repetindo o que (acertadamente) já postaram o Claudio e o M. Messias, tem-se que o numerário existente no fundo fixo é utilizado para os pagamentos das pequenas despesas, feitos pelo caixa, que deve manter os respectivos comprovantes.
A constituição do fundo fixo de caixa é contabilizada da seguinte forma (admitindo-se um valor inicial de R$ 1.000,00, pela emissão do cheque):
pela constituição do Fundo Fixo
D - Caixa - Fundo Fixo (AC)
C - Banco Conta Movimento (AC) - 1.000,00
Nenhum lançamento contábil é feito por ocasião de tais pagamentos.
À medida que os pagamentos vão se sucedendo, obviamente o valor do fundo vai reduzindo. Quando estiver próximo de se esgotar, o responsável pelo caixa deve emitir relatório dos pagamentos efetuados, juntando os respectivos comprovantes.
Para a recomposição do fundo fixo, emite-se um cheque ao responsável pelo caixa, no valor da prestação de contas, contabilizando essa operação em contrapartida ao registro das despesas comprovadas, da seguinte forma:
pela recomposição do fundo e contabilização das despesas
D - Despesas Administrativas (CR)
- Condução e Lanches - R$ 100,00
- Cópias Reprográficas e Autenticações - R$ 150,00
- Correios - R$ 20,00
- Materiais de Escritório - R$ 30,00
C - Banco Conta Movimento (AC) - R$ 300,00
Note que no sistema de fundo fixo, as contas de despesas são debitadas, em contrapartida ao registro da emissão do cheque (como se tivessem sido pagas) apenas quando o fundo é recomposto, e não por ocasião do real desembolso de caixa. Há, portanto significativa redução nos registros contábeis.
Uma vez que a conta "Caixa" não tem seu valor alterado a cada pagamento ou recomposição do fundo em dinheiro, esse sistema é bastante usado por permitir e facilitar o controle do referido fundo.
O saldo é permanente (inalterado), devendo sempre corresponder ao dinheiro em caixa mais o total dos comprovantes dos pagamentos efetuados e ainda não reembolsados.
Naturalmente, em obediência ao Principio da Competência, as despesas deverão ser registradas no mês de sua efetivação, no entanto nada a impede de recompor o Fundo Fixo em períodos menores do que 30 dias.
Por ocasião do levantamento de balanços, no Caixa - Fundo Fixo deve permanecer efetivamente só o numerário. Os comprovantes das despesas devem ser reembolsados e contabilizados para que não sejam excluídos da apuração
Via de regra a conta Caixa - Fundo Fixo, nada mais é que a própria conta Caixa cujo saldo (fixo) será representado parte por despesas já pagas (até que sejam contabilizadas pela recomposição) e parte em dinheiro.
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Editado por Saulo Heusi em 30 de março de 2009 às 20:10:37
