Bom Dia Rogério,
Primeiro, minha opinião quanto a relação escritório contábil x empresa não precisa ser alterado ou questionado. Se a empresa mantém relação de longa data com o escritório é melhor não mexer com isso.
Infelizmente, quando se trata de contabilidade as empresas ainda não possuem a visão correta da importância que as informações contábeis possuem para elas mesmas, e acabam tratando apenas como um "percalço" no caminho, apenas como uma "obrigação" a cumprir.
Como a empresa é optante ou se enquadra no Lucro Presumido acabam sendo um pouco negligentes quanto à correta escrituração contábil.
Mas isso não anula o fato que existe uma normatização específica que trata da questão da escrituração contábil. Trata-se da NBC ITG 2000, onde lemos o seguinte:
Formalidades da escrituração contábil
(...)
3. A escrituração contábil deve ser realizada com observância aos Princípios de Contabilidade.
4. O nível de detalhamento da escrituração contábil deve estar alinhado às necessidades de informação de seus usuários. Nesse sentido, esta Interpretação não estabelece o nível de detalhe ou mesmo sugere um plano de contas a ser observado. O detalhamento dos registros contábeis é diretamente proporcional à complexidade das operações da entidade e dos requisitos de informação a ela aplicáveis e, exceto nos casos em que uma autoridade reguladora assim o requeira, não devem necessariamente observar um padrão pré-definido.
5. A escrituração contábil deve ser executada:
a) em idioma e em moeda corrente nacionais;
b) em forma contábil;
c) em ordem cronológica de dia, mês e ano;
d) com ausência de espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras ou emendas; e
e) com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis.
6. A escrituração em forma contábil de que trata o item 5 deve conter, no mínimo:
a) data do registro contábil, ou seja, a data em que o fato contábil ocorreu;
b) conta devedora;
c) conta credora;
d) histórico que represente a essência econômica da transação ou o código de histórico padronizado, neste caso baseado em tabela auxiliar inclusa em livro próprio;
e) valor do registro contábil;
f) informação que permita identificar, de forma unívoca, todos os registros que integram um mesmo lançamento contábil.
7. O registro contábil deve conter o número de identificação do lançamento em ordem sequencial relacionado ao respectivo documento de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis.
8. A terminologia utilizada no registro contábil deve expressar a essência econômica da transação.
(...)
Então, conforme pode ser lido na referida Norma, é determinado sim que os lançamentos contábeis sejam feitos todos com base nos referidos documentos contábeis que evidenciam sua veracidade, e contenham o detalhamento citado no item 6.
Uma simples planilha com data e valor fere completamente a escrituração contábil além de ser totalmente vulnerável a erros e irregularidades, afinal o que garante que os valores corretos, dos fornecedores corretos estão sendo enviados e lançados pela contabilidade?
O conselho que dou é que você converse com o escritório contábil e solicite, com o motivo de obter informações contábeis para tomada de decisão, que este passe a realizar a escrituração nos moldes citados acima (item 6) e com base nos documentos comprobatórios de cada despesa.
Para isso tu terá que implementar uma rotina de envio mensal da documentação à contabilidade, o que é feito pela maioria das empresas que possuem escritório terceirizado. A documentação pode ir sendo organizada em formato de diário, contendo o extrato bancário e em anexo os documentos em ordem cronológica que aparecem no extrato.
No final do mês, ou em períodos que achar melhor, pode compilar todos esses diários e enviar a contabilidade que terá em mãos todas informações para uma correta contabilização.
Só a título de curiosidade, solicite à contabilidade que gere pra ti um razão de uma conta qualquer (exemplo: fornecedores) do último semestre fechado. (junho a dezembro 2013).
Duvido que eles possuam, ou se possuírem, os lançamentos serão todos sem histórico próprio (sendo histórico genéricos ou padrão), sem identificação do número das notas ,etc.
Acho que seria esta minha opinião!
Att,
