Ausência de extratos bancários para a contabilidade

Prezados colegas,

Preciso de uma ajuda urgente...

Entrei em um escritório de contabilidade e ao analisar alguns balancetes notei que simplesmente não existe a conta “banco”.

Não sei se isso ocorreu por dolo ou inexperiência dos colegas que já saíram do escritório, mas o fato é que todo financeiro desses clientes está sendo contabilizado pelo “caixa”.

Me deu até tremedeira em ver tamanho absurdo, mas enfim alguma coisa precisará ser feita.

Para se ter uma ideia, em um determinado cliente, ao entrar no sistema contábil voltei até o ano de 2008 e vi que nunca existiu a conta banco.

Aqui me alegaram que os clientes não querem enviar os extratos, o que duvido muito, mas enfim, não quero apontar os erros mas criar soluções.

1) Alguém teria algum modelo de carta que eu possa mandar para os clientes de forma a conscientizá-los sobre a importância do envio e ao mesmo tempo fazendo-os se comprometer de forma solidária com as informações passadas para o contador?

2) Após o recebimento dos extratos, pelo menos os de 2.014, de que forma eu arrumaria a contabilidade? Será necessário algum ajuste?

Grato,
Rodrigo

Bom dia, Rodrigo!


É fato que os donos das empresas não tem interesse em mandar os extratos bancário (passei o mesmo perrengue no escritório que trabalhava).

A contabilidade trabalha com os documentos que são enviados e, nem sempre, correspondem a REAL movimentação financeira da empresa (os proprietários mandam a documentação que consideram "necessárias" aos registros contábeis).

Converse com os clientes (apesar dos outros já terem feito isso) e procure conscientizá-los dos problemas que podem surgir com essa atitude.

É importante salientar que existe a Carta de Responsabilidade da Administração a qual amenizar os RISCOS para o escritório de contabilidade (acesse o tópico abaixo ou cole o link na barra de endereço do seu navegador).

www.contabeis.com.br

Até mais...

Bom dia.
Rodrigo, no caso não se esqueça de solicitar esses documentos por escritos, que seja via e-mail,carta, enfim, caso você precise para possível comprovação que foram solicitas para o cliente ,essas serão suas provas.
Passei por isso também e ainda passo.
At.

Obrigado pelas informações.

Vou começar pela Carta de Responsabilidade.

Rodrigo,

no sistema que uso ja vem para ser impresso carta de responsabilidade no livro diário, logo apos as notas explicativas

Tambem recebi de um colega este recomento abaixo dei uma aperfeicoada conforme se adaptasse aos nossos clientes ( voce pode fazer o mesmo).

este documento guardo juntamente com os documentos da empresa com a assinatura do empresario para que no futuro pelo menos tenho alguma coisa
para tentar se defender


Recomenda a Empresa: ( «EMPRESAS» ) os seguintes procedimentos

Envie mensalmente todos os documentos em nome da empresa, conforme demonstrativo abaixo:
NOTAS FISCAIS: de compra de mercadorias / equipamentos etc. Nestes casos, anexar quitação e comprovantes da quitação da compra, bem como das despesas com transporte ou frete. De venda de mercadorias etc., e ainda de prestação de serviços.

DESPESAS: todas as despesas pagas pela Empresa (em nome da mesma), como: energia elétrica, aluguel, água, telefone, combustível, impostos quitados por DARF’S, GPS, GRCS de sindicato, folha de pagamento de empregados, pagamento de transportes e fretes, etc.

MOVIMENTOS BANCÁRIOS: Extratos e cópias de cheques em nome da Empresa. Os débitos e créditos descritos no extrato de conta corrente da Empresa devem vir acompanhados dos documentos comprobatórios das respectivas origens e fatos geradores, assim como informações precisas e detalhadas sobre os lançamentos (qual sua origem, e a quê se referem).
Destaque-se ainda que a documentação bancária é aquela que apresenta maior índice de problemas, pois geralmente ou não é enviada ou é enviada incompleta ou é enviada com elevados atrasos, dificultando sobremaneira os serviços contábeis.

DUPLICATAS: assim como boletos bancários ou outros títulos de pagamentos, devidamente quitados, e/ou relatórios de quitação – via banco.
ENFIM, todos os atos e fatos que tenham origem na sua Empresa. Compete ao Empresário informar a contabilidade sobre todas estas situações. Fique atento.

ROTINAS TRABALHISTAS: Enviar até 1º dia útil do mês seguinte, relatório contendo informações sobre horas extras de trabalho, faltas, adiantamentos (vales).
Para admissão de empregado, enviar em ate 24 horas da admissão os seguintes documentos Carteira de Trabalho, uma foto 3x4, Carteira de Vacinação ( filho(s) menores de 7 anos) e certidão de nascimento do(s) filho(s) até 14 anos, cópia do RG, CPF, Título de eleitor e comprovante de residência (conta de água ou luz, etc.), e exame médico Admissional.

O PRAZO máximo para entrega dos documentos ao contabilista é de 5 (cinco) dias após o mês do fato gerador, Sendo que notas fiscais de empresas tributadas pelo lucro Presumido os referidos documentos sejam entregues antes do dia 05 Lembrando que tal atraso implica na necessidade de retificação da escrituração contábil e fiscal.

“O patrimônio da Empresa não se confunde com os dos seus sócios, acionistas ou proprietário ‘individual’.”

Somente assim você terá uma escrituração contábil correta e refletindo verdadeiramente a situação real de sua Empresa. Lembre-se: o conhecimento da realidade de sua Empresa pode significar o sucesso de sua atividade comercial!

AINDA ORIENTAMOS QUE:

Emita sempre Notas Fiscais em todas as operações de sua Empresa. A venda desprovida da emissão da correspondente nota fiscal constitui Crime contra a Ordem Tributária, nos moldes da Lei 8.137/90, que dispõe:
Art. 1º “Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas:
V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação;” Pena – reclusão, de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.
Em decorrência desta infração, a Receita fica autorizada a emitir Auto de Infração, exigindo o correspondente ao imposto sonegado e multa, além de encaminhar o feito Para instauração de inquérito Policial pela Delegacia de Crimes Contra a Administração Pública e posterior processo criminal.

Declaro Ter recebido as informações acima em ................./................/................, ciente das consequências legais da omissão e retenção de informações ao Técnico Contábil.



Nome e Assinatura: ...............................................................................................................................................