Despesas livro caixa

Boa tarde.

Empresa simples nacional, de prestação de serviço, local da empresa, residencia do proprietario, preciso começar a fazer livro caixa da empresa, posso lançar aluguel, agua, luz e telefone como despesas para empresa?. No caso da empresa do simples preciso registrar livro em algum lugar?obrigado.

Boa tarde, Cristiano!

A escrituração do livro Caixa é obrigatória para as pessoas jurídicas optantes pelo regime de tributação do lucro presumido ou do Simples Nacional e que não mantenham escrituração contábil na forma exigida pela legislação.

LIVRO CAIXA

Considera - se o livro caixa como um relatório operacional, desenvolvido para auxiliar no encerramento das operações diárias de uma empresa, como, por exemplo, pagamentos, recebimentos operações financeiras e etc.
Quanto às empresas tributadas na forma do lucro presumido, o Decreto nº 3.000, de 26 de março de 1999 (RIR/99) estabelece que:

Art. 527 A pessoa jurídica habilitada à opção pelo regime de tributação com base no lucro presumido deverá manter (Lei nº 8.981, de 1995, art. 45):
I - escrituração contábil nos termos da legislação comercial;
II - Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término do ano-calendário;
III - em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.

Parágrafo único. O disposto no inciso I deste artigo não se aplica à pessoa jurídica que, no decorrer do ano-calendário, mantiver Livro Caixa, no qual deverá estar escriturado toda a movimentação financeira, inclusive bancária (Lei nº 8.981, de 1995, art. 45, parágrafo único).
No que tange as empresas tributadas no Simples Nacional, parágrafo único do artigo 190 estabelece que:
Parágrafo único. A microempresa e a empresa de pequeno porte estão dispensadas de escrituração comercial desde que mantenham em boa ordem e guarda e enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes (Lei nº 9.317, de 1996, art. 7º, § 1º):

NOTA: A partir de 01.07.2007, a Lei nº 9.317, de 1996, foi revogada pelo art. 89 da Lei Complementar nº 123, de 2006.

I - Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira, inclusive bancária;
II - Livro de Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário;
III - todos os documentos e demais papéis que serviram de base para a escrituração dos livros referidos nos incisos anteriores.

A Lei Complementar nº 123, de 2006 estabelece que:
Art. 26. As microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional ficam obrigadas a:
(...)
§ 2º As demais microempresas e as empresas de pequeno porte, além do disposto nos incisos I e II do caput deste artigo, deverão, ainda, manter o livro-caixa em que será escriturada sua movimentação financeira e bancária.
Cabe ressaltar que não há dispensa de manter a escrituração contábil regular, nos termos do artigo 1.179 da Lei nº 10.406/2002.

TERMO DE ABERTURA E ENCERRAMENTO
Não é necessário registrar (autenticar) o livro caixa em órgão específico (RFB ou demais repartições públicas). Entretanto, faz-se necessário confeccionar termo de abertura e encerramento e estes devem ser assinados pelo responsável, ou seja, pelo representante legal da pessoa jurídica e pelo contador responsável pela elaboração do livro caixa.
A escrituração do livro pode ser mensal ou diária. Sendo mensal, deverá conter a data das operações que foram realizadas dentro do período.
Para as empresas que apuram seus impostos na forma do simples Nacional, o livro caixa deve ser escriturado até o dia 10 do mês seguinte aos das transações financeiras.

TRANSAÇÕES QUE DEVEM SER ESCRITURADAS
No livro caixa, deve ser escriturada toda a movimentação financeira, incluindo a movimentação bancária. Desta forma, todas as entradas e saídas de recursos financeiros, incluindo conta bancária e de aplicações financeiras de curto prazo devem ser escrituradas.

DOCUMENTAÇÃO HÁBIL E IDÔNEA
Ainda com base no artigo 527, inciso III do Decreto nº 3.000, de 26 de março de 1999 (RIR/99), deverá o contribuinte guardar em manter e ordem, todos os livros obrigatórios bem como os documentos que tenham sido necessários para a realização da escrituração comercial e fiscal enquanto não decorrido o prazo decadencial e prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.
Abaixo se descreve alguns documentos que devem ser mantidos, visto que podem ser utilizados na escrituração do livro caixa:
- Duplicatas emitidas pela empresa;
- Duplicatas recebidas de fornecedores;
- Notas fiscais de venda e compra;
- Cópia de cheques dos pagamentos realizados;
- Documentos bancários que comprovem descontos de duplicatas e cobranças;
- Extratos bancários;
- Folha de pagamento;
- Comprovantes de depósitos;
- Guias de pagamentos devidamente autenticadas pela instituição financeira ou autorizada.

Boa tarde,
Entendo que o livro caixa deve ser usado para dedução de despesas para efeito de IR em caso de rendimentos não assalariados. (As regras estão bem definidas pela Lei 8.134/90).
Entretanto estou com dúvida quanto à dedutibilidade de despesas de água, telefone, condomínio, aluguel e locomoção nos casos em que o endereço da Pessoa Jurídica tributada pelo Simples é a residência do sócio.
Como é a prática? Utiliza-se por analogia a regra de um quinto?
Deduzindo essas despesas (mesmo que em parte), a Receita pode questionar a distribuição de lucros?

Obrigada!

Boa tarde, Ana Luiza Gil!

As despesas escrituradas em livro caixa podem ser utilizadas como dedução na base de cálculo do Imposto de Renda, pelos contribuintes que receberem rendimentos do trabalho não-assalariado (autônomos), inclusive os titulares dos serviços notariais e de registro, e os leiloeiros. (art. 75 e 76 do RIR/99; art. 51 da Instrução Normativa SRF n° 015/2001)

Como é possível observar, essas despesas não podem ser utilizadas por pessoas que só recebam rendimentos decorrente do trabalho assalariado (com vínculo empregatício) .

Lembrar-se que essas despesas poderão ser utilizadas tanto na base de cálculo mensal, como na Declaração de Ajuste Anual.

O contribuinte que perceber rendimentos do trabalho não-assalariado, inclusive os titulares dos serviços notariais e de registro, e os leiloeiros, poderão deduzir, da receita decorrente do exercício da respectiva atividade:

a) a remuneração paga a terceiros, desde que com vínculo empregatício, e os encargos trabalhistas e previdenciários;

b) os emolumentos pagos a terceiros;

c) as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.

Somente os valores efetivamente desembolsados poderão ser deduzidos da base de cálculo do imposto, ou seja, escriturados como despesa no Livro Caixa. Aplicações de capital, como aquisição de bens móveis (p. ex. computadores) ou imóveis (p. ex. prestação de apartamento), cuja vida útil ultrapasse o período de um exercício, não podem ser deduzidas no Livro Caixa.


Não podem ser deduzidos valores referentes: (art. 75 do RIR/99)

1) a quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos, bem como a despesas de arrendamento;

2) a despesas com locomoção e transporte, salvo no caso de representante comercial autônomo;

3) aos rendimentos de serviços de transporte, em veículo próprio ou locado, e rendimentos de garimpeiros.

As deduções referentes ao Livro Caixa não poderão exceder à receita mensal da respectiva atividade, sendo permitido o cômputo do excesso de deduções nos meses seguintes até dezembro. O excesso de deduções, não aproveitado no próprio ano, não será transposto para o ano seguinte. (art. 76 do RIR/99)

Conforme dispõe o art. 76 do RIR/99, o contribuinte deverá comprovar a veracidade das receitas e das despesas, mediante documentação idônea, escrituradas em Livro Caixa, que serão mantidos em seu poder, à disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a prescrição ou decadência.

Em conformidade com o entendimento da Secretaria da Receita Federal do Brasil, emanado por meio das Perguntas e Respostas disponibilizadas pelo órgão, segue lista com exemplos de valores que poderão ser deduzidos por meio do Livro Caixa:

a) material de escritório, de conservação, de limpeza e produtos de qualquer natureza usados e consumidos nos tratamentos, reparos e conservação;

b) 1/5 das despesas com aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, telefone celular, condomínio, quando o imóvel utilizado para a atividade profissional é também residência (PN CST nº 60, de 1978);

c) despesas com benfeitorias e melhoramentos efetuadas pelo locatário profissional autônomo, que contratualmente fizerem parte como compensação pelo uso do imóvel locado, são dedutíveis no mês de seu dispêndio, como valor locativo;

d) despesas com aquisição de livros, jornais, revistas, roupas especiais etc., desde que o profissional exerça funções e atribuições que o obriguem a comprar roupas especiais e publicações necessárias ao desempenho de suas funções;

e) contribuições a sindicatos de classe, associações científicas e outras associações desde que a participação nas entidades seja necessária à percepção do rendimento;

f) pagamentos efetuados a terceiros sem vínculo empregatício, desde que caracterizem despesa de custeio necessária à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora;

g) despesas com propaganda da atividade profissional, desde que a propaganda se relacione com a atividade profissional da pessoa física;

h) gastos relativos à participação em congressos e seminários - despesas efetuadas para comparecimento a encontros científicos, como congressos, seminários etc., se necessárias ao desempenho da função desenvolvida pelo contribuinte, observada, ainda, a sua especialização profissional, podem ser deduzidas, tais como os valores relativos a taxas de inscrição e comparecimento, aquisição de impressos e livros, materiais de estudo e trabalho, hospedagem, transporte, desde que esses dispêndios sejam escriturados em livro Caixa, comprovados por documentação hábil e idônea e não sejam reembolsados ou ressarcidos. O contribuinte deve guardar o certificado de comparecimento dado pelos organizadores desses encontros.

Há de se destacar que a legislação não fornece uma relação exata do que é dedutível como despesa no Livro Caixa, devendo o contribuinte se pautar pelas informações prestadas pelo fisco, bem assim pelo bom senso, lembrando sempre que as informações prestadas são de sua responsabilidade.

Boa tarde Dirceu, obrigada por responder.

Entendo as regras para dedução de despesas por meio de livro caixa nos casos de autônomos.

Mas minha dúvida trata-se da dedutibilidade das despesas para efeito de distribuição de lucros escriturados na contabilidade de uma empresa prestadora de serviços do Simples.

Tendo em vista que:
1) O endereço da empresa é a residencia do sócio;
2) Não é possível separar as despesas entre pessoa física e jurídica;
2) Que a distribuição de lucros é feita por lucros auferidos pela contabilidade.

Gostaria de saber qual é a prática dos profissionais de contabilidade com relação às despesas da residencia e locomoção do sócio necessárias a atividade?

São lançados valores aproximados respaldados por contas em nome da pessoa física?

Os contadores estão lançando despesas de locomoção normalmente?

A Receita Federal não restringe os lançamentos (desde que sejam necessárias a atividade) portanto de acordo com a subjetividade, critério e bom senso do contador?

Obrigada!

Bom dia, Ana Luiza Gil!

A legislação informa como devemos proceder, mas no caso específico, vale o que disse sendo um caso atípico