Boa tarde, Ana Luiza Gil!
As despesas escrituradas em livro caixa podem ser utilizadas como dedução na base de cálculo do Imposto de Renda, pelos contribuintes que receberem rendimentos do trabalho não-assalariado (autônomos), inclusive os titulares dos serviços notariais e de registro, e os leiloeiros. (art. 75 e 76 do RIR/99; art. 51 da Instrução Normativa SRF n° 015/2001)
Como é possível observar, essas despesas não podem ser utilizadas por pessoas que só recebam rendimentos decorrente do trabalho assalariado (com vínculo empregatício) .
Lembrar-se que essas despesas poderão ser utilizadas tanto na base de cálculo mensal, como na Declaração de Ajuste Anual.
O contribuinte que perceber rendimentos do trabalho não-assalariado, inclusive os titulares dos serviços notariais e de registro, e os leiloeiros, poderão deduzir, da receita decorrente do exercício da respectiva atividade:
a) a remuneração paga a terceiros, desde que com vínculo empregatício, e os encargos trabalhistas e previdenciários;
b) os emolumentos pagos a terceiros;
c) as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.
Somente os valores efetivamente desembolsados poderão ser deduzidos da base de cálculo do imposto, ou seja, escriturados como despesa no Livro Caixa. Aplicações de capital, como aquisição de bens móveis (p. ex. computadores) ou imóveis (p. ex. prestação de apartamento), cuja vida útil ultrapasse o período de um exercício, não podem ser deduzidas no Livro Caixa.
Não podem ser deduzidos valores referentes: (art. 75 do RIR/99)
1) a quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos, bem como a despesas de arrendamento;
2) a despesas com locomoção e transporte, salvo no caso de representante comercial autônomo;
3) aos rendimentos de serviços de transporte, em veículo próprio ou locado, e rendimentos de garimpeiros.
As deduções referentes ao Livro Caixa não poderão exceder à receita mensal da respectiva atividade, sendo permitido o cômputo do excesso de deduções nos meses seguintes até dezembro. O excesso de deduções, não aproveitado no próprio ano, não será transposto para o ano seguinte. (art. 76 do RIR/99)
Conforme dispõe o art. 76 do RIR/99, o contribuinte deverá comprovar a veracidade das receitas e das despesas, mediante documentação idônea, escrituradas em Livro Caixa, que serão mantidos em seu poder, à disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a prescrição ou decadência.
Em conformidade com o entendimento da Secretaria da Receita Federal do Brasil, emanado por meio das Perguntas e Respostas disponibilizadas pelo órgão, segue lista com exemplos de valores que poderão ser deduzidos por meio do Livro Caixa:
a) material de escritório, de conservação, de limpeza e produtos de qualquer natureza usados e consumidos nos tratamentos, reparos e conservação;
b) 1/5 das despesas com aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, telefone celular, condomínio, quando o imóvel utilizado para a atividade profissional é também residência (PN CST nº 60, de 1978);
c) despesas com benfeitorias e melhoramentos efetuadas pelo locatário profissional autônomo, que contratualmente fizerem parte como compensação pelo uso do imóvel locado, são dedutíveis no mês de seu dispêndio, como valor locativo;
d) despesas com aquisição de livros, jornais, revistas, roupas especiais etc., desde que o profissional exerça funções e atribuições que o obriguem a comprar roupas especiais e publicações necessárias ao desempenho de suas funções;
e) contribuições a sindicatos de classe, associações científicas e outras associações desde que a participação nas entidades seja necessária à percepção do rendimento;
f) pagamentos efetuados a terceiros sem vínculo empregatício, desde que caracterizem despesa de custeio necessária à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora;
g) despesas com propaganda da atividade profissional, desde que a propaganda se relacione com a atividade profissional da pessoa física;
h) gastos relativos à participação em congressos e seminários - despesas efetuadas para comparecimento a encontros científicos, como congressos, seminários etc., se necessárias ao desempenho da função desenvolvida pelo contribuinte, observada, ainda, a sua especialização profissional, podem ser deduzidas, tais como os valores relativos a taxas de inscrição e comparecimento, aquisição de impressos e livros, materiais de estudo e trabalho, hospedagem, transporte, desde que esses dispêndios sejam escriturados em livro Caixa, comprovados por documentação hábil e idônea e não sejam reembolsados ou ressarcidos. O contribuinte deve guardar o certificado de comparecimento dado pelos organizadores desses encontros.
Há de se destacar que a legislação não fornece uma relação exata do que é dedutível como despesa no Livro Caixa, devendo o contribuinte se pautar pelas informações prestadas pelo fisco, bem assim pelo bom senso, lembrando sempre que as informações prestadas são de sua responsabilidade.
