Bom Dia, Nelma!
Nosso arquivo funciona igual as cores de um semáforo:
01º temos prateleiras separadas com a cor vermelha, onde nesse cor são arquivados todos os documentos jurídicos da empresa, desde quando ela nasce até a sua saída. São documentos que não são devolvidos para os clientes. Então a cor vermelha significa parada.
02° temos prateleiras separadas com a cor amarela, onde são arquivadas todos os impostos refente a empresa ( GPS, Guia Sindical, FGTS, Taxas municipais e estaduais entre outros)
03º temos a verde são documentos da contabilidade (NF de entrada e saída, duplicatas, despesas, bancos) esses documentos como não precisam ficar muito tempo no escritório , então escolhemos a cor verde onde ela não para e significa seguir em frente.
Cada empresa tem um caixa em cada prateleira das respectivas cores e deixamos tudo em ordem alfabética, e alem das cores e a ordem, dentro de cada caixa abrimos uma pasta para cada documento, Ex: para nota fiscal de saída tem uma pasta dentro da caixa onde identificamos na capa da pasta a qual período se refere a documentação dentro dela. Assim fazemos para todos os documentos, para o melhor arquivamento e também para facilitar na hora de procurar um documento.
Espero ter ajudado.
