Empresas de Representação Comercial

Boa Tarde,

Faço a parte contábil de uma empresa de Representação Comercial sob o regime de Lucro Presumido, no entanto a empresa não possui despesas em nome de pessoa jurídica, quais são os comprovantes de gastos aceitos pela legislação e quanto aos gastos gerados em viagens a serviço como comprovar estas despesas?

Michelly Cristina

Gastos e despesas são efetuados em diversos operações fiscais, como energia, aluguel, água do local de instalação da empresa.

Primeiro você terá de possuir algum documento que comprove os locais que foram prestados os serviços.

Após isso, pela comprovação das despesas: NF ou recibo de combustível, despesas de hotelarias , recibo ou NF de refeição alimentação, gastos com manutenção do veículo, salário dos representantes, etc. Resumindo, operações similares.

Kaik R. Vieira

Então apenas os cupons fiscais recebidos pelos estabelecimentos já me servem de comprovação? Algum fundamento legal que eu possa ter como base?

Boa tarde Michelly Cristina!

Discordo em parte de nosso colega Kaik, pois não são apenas os comprovantes das despesas que faz o lastro na contabilidade.

Em primeiro lugar, vocês deveriam orientar o cliente em questão para que ele use sim a "P.Jurídica" ao efetuar despesas, pois isso pode diminuir a carga tributária dele (já seria um ganho para vocês, como consultores);
Segundo, a simples apresentação de comprovantes de despesas, foram pagas de que forma??? Digamos que pelo cartão de crédito pessoal do dono.. aí você teria que fazer uma retirada para ele, ou a título de pro labore ou distribuição de lucros, depositar esse valor na conta pessoal dele, para assim ele fazer frente ao pagamento dessas despesas.
Terceiro e o mais preocupante, é que ele está utilizando o dinheiro da empresa, mas não está fazendo o lastro com as despesas, ou seja, saca o dinheiro ou faz pagamentos mas não tem o lastro contábil disso e o fisco pode muito bem "glosar" as mesmas e autuar a empresa.

O correto é fazer o seguinte:

1 - Criar os formulários de "Solicitação de Verba de Viagem" e "Relatório de Despesas de Viagem", onde na solicitação será preenchido o montante solicitado (R$) e para qual motivo e o segundo, onde serão anexados TODOS os comprovantes das despesas pagas, dando um saldo a devolver ou a pagar no caixa (complemento de numerário);

2 - Orientar o representante a tentar ao máximo pegar Notas FIscais direcionadas para a empresa e não para a pessoa fisica dele, mas caso ele não consiga (isso é muito comum nos cupons fiscais) , os relatórios que passei acima comprovam o lastro entre a saída de numerario, seu retorno ou seu complemento e as despesas efetuadas para a empresa.

3 - Tem que orientar que precisa "urgentemente" separar a pessoa física da jurídica.

Mais duvidas poste novamente


Sds

Caros colegas não me entendam errado.

Eu não disse apenas recibos, eu citei NF's, os recibos exemplifiquei para o caso de empresas que não façam tal emissão eletrônica, ou algo do tipo. Por exemplo: Serviços prestados a MEI, ou empresas de escrituração manuscrita.

E a despeito do que eu falei:

NBC T 2 – Da Escrituração Contábil

NBC T 2.2 – Da Documentação Contábil

2.2.1 – A Documentação Contábil compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, que apoiam ou compõem a escrituração contábil.

2.2.1.1 – Documento contábil, estrito-senso, é aquele que comprova os atos e fatos que originam lançamento (s) na escrituração contábil da Entidade.

2.2.2 – A Documentação Contábil é hábil, quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica-contábil ou aceitas pelos "usos e costumes".

2.2.3 – A Documentação Contábil pode ser de origem interna quando gerada na própria Entidade, ou externa quando proveniente de terceiros.

2.2.4 – A Entidade é obrigada a manter em boa ordem a documentação contábil.

Kaik R. Vieira

Entendi o que vc quis dizer e agradeço desde já.