Envio de arquivos de declarações/obrigações aos clientes

Pessoal,

Alguns de vocês pelo menos um dia devem ter passado pela situação de ouvir de seu cliente que seus serviços são de apenas preencher um DAS, "puxar" a guia de ISS, elaborar a folha de pagamento "rapidinho", etc...

A fim de acabar com isso, resolvi criar um esquema de transparência direta com o cliente, sei que isso vai ser muito trabalhoso, mas mensalmente enviaremos aos clientes as obrigações que efetuamos para que até mesmo conheçam o nosso trabalho, mesmo que não entendam nada disso.

Seria: GFIP, GIA, DCTF, PGDAS-D, etc...

Gostaria de compartilhar isso com todos e também saber de vocês o que é que enviam aos clientes? Estou colhendo ideias, criando outras a fim de chegar a um resultado final bom e que seja satisfatório para todos.

Att.

Não acho que seja um procedimento trabalhoso. Pra começar, raramente utilizo impressão em papel. Mantenho para cada cliente no HD pastas para GFIP, SPED, DCTF, FOLHA, CAGED, ISS, ICMS, etc. Todas as declarações, relatórios, recibos e protocolos de entrega, guias, folhas, rescisões, etc. são impressas em PDF e arquivadas nas respectivas pastas mensais ou anuais. Para os clientes envio por e-mail os recibos e protocolos de todas as obrigações mensais ou anuais, guias, folhas, rescisões, extratos de FGTS, chave para saque do FGTS, seguro-desemprego e férias se houver. Mantenho backup em HD externo e no OneDrive.

Divair,

Como não envio tudo, pode ser trabalhoso de início porque será algo novo para nós aqui. Mas vc tem razão, já que temos tudo arquivado então enviar é um bom negócio.

Obrigado pelo seu relato.

Aqui vou ver como iniciarei esse procedimento, se cada um envia sua parte ou alguém envia tudo de uma vez em 1 email só.

E a reação do cliente com essa novidade é o que importa no momento, impacta-los com os trabalhos efetuados por nós.

Bom dia Leandro,

Já cogitamos essa hipótese, mas sinceramente, não acho boa. Hoje, qualquer um pode ir ao youtube, digitar, por exemplo, SPED CONTRIBUIÇÕES COMO FAZER e vai aparecer um tutorial de 15 minutos sobre como fazer. A partir disso, ele pode entender que, apesar de tantas obrigações, não levamos nem x horas para fazer todo o serviço e cobramos R$ XXX. E vai questionar e tal. Não tem jeito, se o cliente não quer dar valor, ele sempre vai encontrar um argumento.

Explicamos sim, tudo que fazemos, mas detalhar, ou mesmo utilizar o esquema de hora homem, concluímos que pode ser um tiro pé.

Chamamos o cliente, dizemos em contrato tudo que fazemos, explicamos até como fazer, claro que não ensinamos, mas explicamos como é o processo, fazendo questão de expor a complexidade da coisa, que os valores precisam bater, que tem que ser conferido, não pode haver erros e tal. Chamamos a questão para a responsabilidade, que somos solidários ao empresário e tal, mas que o lucro é todo dele... Esse risco também tem um custo...

No mais, é procurar agregar valor. Acho essa uma das tarefas mais difíceis na nossa área... Informativos, reuniões periódicas, uma atenção maior como ligar para saber se está tudo ok., são alternativas.

O que passamos a fazer desde o ano passado, claro, quando o cliente dá condições, é enviar, mensalmente, o balancete para o cliente, afinal, isso é contabilidade, é por isso que ele paga. Quando fechamos os balanços também chamamos para explicar e tal, por mais que eventualmente não condigam 100% com a realidade, tem surtido efeitos.

Abraço

Sergio,

Tudo o que falou com relação a elaboração de Sped (como exemplo) é realmente o que acontece, penso da mesma forma.

Porém, enviar tudo para demonstrar serviço pode dar fim em algumas situações desagradáveis na hora da cobrança para aqueles que não querem pagar por algo que eles acham que não fazemos, mas para outros pode piorar como vc mesmo citou, reconheço isso.

Informativos é uma ferramenta muito boa até mesmo para aproximar o cliente de nós, para que ele tire dúvidas, nos procure para conversar e tal, faço isso quando aparece algo novo ou alguma notícia de alerta. Reuniões é que é o problema, como fazer com todos? Ir até eles é a melhor alternativa, chamar para o escritório nem pensar, dificilmente vão.

Balancete mensal é uma boa, só não faço porque não consigo deixar sempre isso em dia referente ao mês anterior, um dia chego lá, minha equipe está quase preparada pra isso. Esses efeitos que estão tendo com alguns enviando os balanços (posso pensar nessa ideia e botar em pratica) e mais com aqueles que receberão daqui pra frente os serviços mensais (gias, sped, gfip etc...), na totalidade posso ter reconhecimentos diferente na visão de cada cliente. E em alguns casos se for um tiro no pé, que assim seja fazer o que, pq temos que mudar e acertar em 100% não dá.

Muito obrigado pelo seu relato.

Abraço.