Documentos Contábeis

Quais são os tipos de recibo que posso registrar na minha contabilidade? Quando há a dispensa da Nota Fiscal?

Magda, bom dia.

Os registros contábeis devem ser lastreados em documentos hábeis segundo a sua natureza ou assim definidos em receitos legais, os quais devem permanecer à disposição da iscalização enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.

A nota fiscal para efeitos contábeis, não é dispensada em momento algum, pois esta é a "certidão de nascimento" vamos assim dizer, de uma operação.

Sugiro que visite o site cosif, onde há boa referência sobre o assunto e apígrafe.

Bons estudos

Editado por Claudio Rufino em 1 de abril de 2009 às 11:39:35

Claudio,
quero ratificar minha expressão, quando me referi a dispensa da nf, quis dizer no sentindo de que nem todas as operações registradas na contabilidade tem como lastro a nf, como é o caso de taxas de cartório, etc...

Magda Alves de Souza, pois não.

Você esta certa em sua colocação, existem algumas entidades que não emitem nf como é o caso desse cartorio que você afirma, todavia, o recibo que é emitido é válido.

Notar que para fins da legislação do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica, em qualquer caso o contribuinte fica sujeito a comprovar, de acordo com o estabelecido nas leis comerciais e fiscais, o ato ou fato econômico que serviu de base aos lançamentos contábeis(notas fiscais, recibos, duplicatas etc).

Com isso, a comprovação das despesas, deve ser feita com os documentos de praxe, isto é, contratos, recibos, notas fiscais, faturas, recibos, etc.

O importante é que esses documentos sejam de idoneidade indiscutível(que contenham CNPJ, endereço Etc)

Por fim, se a legislação estadual ou municipal não estabelecer a obrigatoriedade de emissão de nota fiscal, mesmo assim a pessoa jurídica necessitará de um documento hábil, perante à legislação civil/comercial (contratos) que serão considerados hábeis para que a empresa proceda o registro contábil.

(Lei nº 10.406/2002 - Código Civil, art. 221 e 320; Pareceres Normativos CST nºs 10/1976 e 83/1976 e RIR/1999, art. 923)

Caso você haja dúvida, retorne.

Editado por Claudio Rufino em 1 de abril de 2009 às 14:36:25

Quando falamos de Documento , entendo também, que todo documento para ser hábil e contabilizado precisa ser a via original, OU cópia autenticada.

Colegas, estou procurando alguma matéria que mostre que o que estou falando procede. Por mais óbvio que possa ser, preciso provar o que estou afirmando.

Alguém de vocês sabe e pode me ajudar com alguma matéria quanto a isso?

Como Identificar Os Documentos Regulares dos Irregulares

Nosso trabalho é constituído de várias fases, seguindo basicamente a seguinte ordem: análise documental, classificação, codificação e processamento de dados.
De posse das informações processadas e tendo as contas devidamente conciliadas, temos os Balancetes Mensais e finalmente o Balanço Patrimonial e outras Demonstrações de acordo com o que determinam as Normas Brasileiras de Contabilidade.

Os documentos não podem gerar dúvidas quanto à sua autenticidade e à administração da Cooperativa em conjunto com o Conselho Fiscal são responsáveis pela transparência na prestação de contas.

Apresentamos a seguir este artigo, que tem o objetivo de auxiliar a administração e na identificação de possíveis irregularidades em seus documentos.

Para um melhor entendimento, somos obrigados a tecer, inicialmente, alguns comentários sobre o objeto e as técnicas da Contabilidade e, na seqüência, orientaremos sobre os documentos, bem como, o devido registro dos mesmos.

Objeto e Técnicas da Contabilidade

O objeto da contabilidade é pois, o Patrimônio administrável, à disposição das entidades econômico – administrativas, sobre a qual ela fornece as informações necessárias à avaliação da riqueza patrimonial e dos resultados produzidos por sua gestão.

Para atingir sua finalidade, a Contabilidade utiliza-se das seguintes técnicas contábeis:

Escrituração
Demonstrações Contábeis
Auditoria
Análise de Balanços
A escrituração é o registro dos fatos que ocorrem no patrimônio, e esse registro deve obedecer a princípios e normas contábeis consagrados pela doutrina e pela técnica e é feito em ordem cronológica o que dá à contabilidade característica de verdadeira história do patrimônio.

Registro de Atos e Fatos Contábeis
Os registros se dão mediante a apresentação de documentos comprobatórios idôneos.

O simples registro contábil, sem outras comprovações, não constitui elemento comprobatório.

Documentos
A documentação contábil pode ser de origem interna quando gerada na própria entidade, ou externa quando proveniente de terceiros.

A Pessoa Jurídica é obrigada a conservar em boa ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos à sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial. (Art. 264 RIR/99).

Despesas Necessárias
São necessárias as despesas pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da entidade. (Art. 299 RIR/99).

Documento Hábil
Constituem-se documentos hábeis, os intrinsecamente relacionados com a atividade da fonte produtora:

Citaremos abaixo alguns documentos, os mais usuais nas Empresas:

Notas Fiscais
Cupons Fiscais
Contratos
Faturas
Recibos/Boletos/Duplicatas
Apólices
Observações quanto as Notas e Cupons Fiscais

Estes documentos devem conter:

Dados cadastrais do Fornecedor
Data de emissão, condições e formas de pagamento
Natureza da Operação, Número e Série NF
Descrição da mercadoria vendida ou adquirida e ou do serviço prestado ou tomado
Dados cadastrais do Usuário final ou Destinatário
No rodapé das Notas Fiscais deverão constar Razão Social, end, CNPJ, IE e IM da Gráfica que imprimiu os talonários bem como a quantidade de folhas e de talões, data e n. da AIDF (Autorização de Impressão de Documentos Fiscais).
Todos os documentos deverão conter os requisitos essenciais previstos em lei, quer seja, Federal, Estadual ou Municipal.

NOTA: O documento não poderá em hipótese nenhuma ser adulterado ou rasurado.

Observações quanto aos Recibos – Boletos e Duplicatas
Os recibos, boletos bancários e duplicatas constituem documentos de recebimento/cobrança, os quais contém confissão de que aquele que o subscreveu, recebeu a quantia devida.

Estes documentos poderão ser aceitos desde que estejam atrelados a:

Notas Fiscais ou Faturas
Contratos de Prestação de Serviços, ou de locação, profissionais liberais ou pessoas físicas.
Observar que geralmente nas Notas Fiscais vem transcrita a seguinte expressão:

Esta Nota Fiscal não vale como Recibo.
Assim sendo: o Recibo, Boleto ou Duplicata é que darão quitação a mesma.

Pagamento a Pessoas Físicas
Quando do pagamento a Pessoas Físicas pelos serviços prestados, a Cooperativa deverá elaborar Folha de Pagamento e RPCI (Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual) devendo reter todos os tributos, tais como: INSS e IRRF , o ISS será retido somente se o Prestador não apresentar provas de sua inscrição junto à Prefeitura.
Caso o contribuinte não possua inscrição no INSS, a Cooperativa deverá inscrevê-lo bem como prestar informações a respeito na GFIP.

Documentos Irregulares
São considerados documentos irregulares, os que não forem apresentados como disposto anteriormente, bem como aqueles denominados: Pedidos, Orçamento, Controle, Controle Interno, os sem denominação, os adulterados ou rasurados.
Fonte: contabilcoop.com
Escrito Por Ede Maria Reis Ferrão