Contabilização de despesas decorrentes de prestação de conta

Amigos, estou com uma dúvida e gostaria de saber se podem me ajudar. Estou fazendo voluntariamente a contabilidade de uma entidade sem fins lucrativos. A maioria das despesas da entidade é paga diretamente pelo voluntários, que apresentam posteriormente prestação de contas constando as notas ou cupons fiscais, em alguns casos, depois de 2, 3 meses da despesa ter ocorrido. Minha dúvida é sobre a data que devo utilizar para contabilizar essas despesas, se as datas das notas ou a data da prestação de contas. Em alguns poucos casos, adiantamos os recursos. Aí, contabilizo o adiantamento e quando recebo a prestação de contas, contabilizo as despesas. Nesses casos, também tenho dúvidas se utilizo a data da despesas ou da prestação de contas.
Se me utilizo da data das notas, fico com a contabilidade em aberto por período indeterminado, pois sempre pode surgir alguém com notas relativas a períodos já fechados. Se me utilizo das datas das prestações de contas, me parece que a instituição estará usufruindo do produto objeto da despesa sem ter pago por ele.
E aí, o que devo fazer? Alguma sugestão?

Luis, boas tarde
Sem dúvida nenhuma vc vai contabilizar pela prestação de contas dos voluntarios.
att
pereira.