O Cupom Fiscal pode ser aceito como documento hábil e idôneo desde que atendidos certos requisitos legais mínimos, tais como: identificação do beneficiário e da natureza da despesa, quantidade e valor da operação, etc.
Os custos e as despesas operacionais cujos pagamentos sejam efetuados a pessoas jurídicas devem ser comprovados por Nota Fiscal ou Cupom Fiscal, este desde que emitido por equipamento ECF. Referidos documentos devem conter, no mínimo:
a. a identificação da pessoa jurídica compradora (ou tomadora dos serviços), mediante indicação do número do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) ;
b. a descrição dos bens ou serviços objeto da operação, ainda que resumido ou por códigos;
c. a data e o valor da operação. Caso o Cupom Fiscal não contenha os mencionados dados, o comprador deverá solicitar a Nota Fiscal para poder comprovar a dedução da despesa realizada.
Vale a pena registrar que, caso o prestador de serviços não esteja obrigado a utilizar o equipamento ECF e tenha sido dispensado da emissão de Nota Fiscal pelo Fisco Municipal poderá utilizar Recibo ou outro documento equivalente, desde que eles contenham os elementos definidores das operações a que se refiram. Nesse sentido, a Secretaria da RFB já se manifestou a respeito através das Soluções de Consulta nºs 24/2005 e 260/2001
Decisões de processo administrativo mencionam que "comprovando a pessoa jurídica que o gasto existiu e se trata de despesa normal e usual no tipo de transações, operações ou atividades da empresa, por qualquer meio de prova lícito, inclusive notas fiscais e tickets de caixa, admite-se a dedutibilidade" (Ac. 105-06.786/92, publicado em 09.10.1996).