Nota Fiscal de Debito e Contabilização

Bom Dia !

Estou com uma dúvida e espero que possam me ajudar.

A empresa que trabalho emite notas de débitos para despesas gerais, como faxina, jardinagem (PF). Mas o pagamento não está sendo feito através da conta da empresa e sim da conta pessoal do responsável e irá pedir o reembolso. Como devo proceder com o preenchimento das as notas, pois não colocam dados dos prestadores pf e também para realizar a contabilização?

Fico no aguardo,

Obrigada!