Henrique Moreira,
O funcionário você diria a contabilidade?
Isso vai depender do seu contrato de prestação de serviços, a cópia pode ser feita por ambas as partes, porém na contabilidade se mencionar que há cobrança por despesas extras o mesmo deverá cobrar, caso mencione apenas que a contabilidade estará responsável por eventuais solicitações da empresa a mesma irá arcar com despesas de impressão (sugiro que isso não ocorra nos contratos), esta deverá efetuar tais cópias sem cobrança.
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"A virtude de uma pessoa mede-se não por ações excepcionais, mas pelos hábitos cotidianos!"
Kaik R. Vieira
Contador e ex-Perito Judicial
CRC: 0021187/O - ES