Data da minhas despesas, emissão ou pagamento?

Olá! Meu esposo o pai dele e o irmão dele trabalham como produtor rural. Trabalhamos como se fossemos uma empresa e seus 3 sócios, porém na hora de declarar o IR sabemos que cada um deve declarar separadamente, em nosso sistema cada um dos três aparecem como uma empresa para emissão de notas de venda (frutas) e as despesas são incluídas em apenas uma das empresas, porém sempre divididas em centro de custo (cada um dos sócios é um centro de custo). Foi a maneira que achamos de controlar tudo e ter facilidade no momento da declaração. Minha dúvida hoje é se estou errando na referencia da data das despesas, acredito que as mesmas devem ser contabilizadas quanto a sua data de emissão, porém o que ocorre com algumas delas é que coloco-as no sistema com data em que as paguei, essas despesas que falo são meu "Funrurual", "Desconto Comercial" e Devoluções", despesas estas que são descontadas em meu pagamento (contas a receber). Ex: Minhas notas de venda a um certo cliente (mercado) do dia 15/01 a 30/01, eu receberei elas dia 15/03/2017, recebi estes títulos com desconto de funrural, comercial e devolução, esses descontos eu lanço no minhas contas a pagar com a data em que recebi este titulo, no caso 15/03/2017. Isso é errado?

Bom dia Priscila.

Pelo que eu entedi, favor me corrigir se entendi errado, com o intuito de facilitar o controle de vocês você interpretam que seus parentes, cada um deles como uma empresa, mas que no fim das contas eles fazem declaração de IR como pessoas fisicas.

O ideal para as pessoas fisicas é que os pagamentos e recebimentos sejam apurados no regime de caixa, ou seja: no dia que o dinheiro entrou ou saiu do caixa deles.

Você pode ter a parte um controle das contas a pagar/receber, mas os lançamentos destes o ideal é que seguissem o regime de caixa.

att