Anali,
Se há reembolso é porque a sua empresa arcou (pagou as despesas). Nesse momento ele faria o seguinte lançamento:
D: Despesas a Reembolsar (ativo circulante)
C: Caixa- Bancos
Esse ativo será "creditado" quando do recebimento.
Agora, é necessário verificar o contrato para saber se essas despesas não integram o preço. Isto é mais importante para fins fiscais, porquanto o reembolso de despesa pode vir a ser tributado independentemente do registro contábil.
Veja um exemplo na Solução de Consulta Cosit nº 99092, de 10 de agosto de 2017
ASSUNTO: CONTRIBUIÇÃO PARA O FINANCIAMENTO DA SEGURIDADE SOCIAL – COFINS
EMENTA: RECEITA BRUTA. REEMBOLSO. DESPESAS. CUSTOS. SUBCONTRATAÇÃO. INCIDÊNCIA. REGIME DE APURAÇÃO.
Na hipótese de pessoas jurídicas que se dedicam à organização de feiras e eventos:
a) o conceito de receita bruta é determinado de acordo com a regra geral definida pelo art. 12 do Decreto-Lei nº 1.598, de 1977, não tendo sido modificado pelas disposições do § 2º do art. 30 da Lei nº 11.771, de 2008;
b) os valores cobrados de seus clientes e destinados a cobrir custos ou despesas em que hajam incorrido (tendo em vista a subcontratação de fornecedores para a prestação de serviços e a aquisição de materiais diversos empregados na realização dos eventos) configuram efetiva receita bruta e devem ser incluídos na base de cálculo da Cofins no regime de apuração a que estiver sujeita a pessoa jurídica como um todo;
c) já as receitas que remuneram especificamente a prestação do serviço de organização de eventos estão obrigatoriamente submetidas ao regime de incidência cumulativa da Cofins.
Perceba, portanto, que os valores recuperados podem ser tributados.
