Despesas de viagens - Fiscal

Surgiu uma dúvida referente as despesas de viagens onde elas eram TODAS emitidas pelo colaborador em nome da empresa, enviadas por eles em um sistema específico e reconhecida e contabilizada pela contabilidade da empresa. Porém o fiscal entrou em contato referente a essas notas emitidas em nome da empresa que não estavam sendo lançadas no sistema, o sistema não permite lançar a nota e não reconhecer contabilmente a despesa ou seja gerando despesa em duplicidade. 
contabilmente, existe alguma lei que especifique que essas despesas devem ter notas emitidas em nome da empresa ou do colaborador?