Ajuda com cadastro de itens

Pessoal, boa tarde!
Na empresa em que trabalho, preciso dar manutenção nosistema e recadastrar todos os itens, os itens (produtos ou serviços) no
sistema são cadastrados por famílias, sendo as sequencias as famílias conforme
o exemplo:
Famílias:
§  12- Materiais
 § 12.40 - Equipamentos e materiais de segurança e sinalização
  § 12.40.01 - Combate a Incêndio
    § 12.40.01.001 - Mangueiras de Incêndio
§  08- Serviços Tomados LC 116/2003
  § 08.01 - Serviço de Informática e Congêneres
   § 08.01.01 - Analise e Desenvolvimento de Sistemas
    § 08.01.01.000 - Analise e Desenvolvimento de Sistemas
§  09- Despesas Internas
  § 09.30 – Serviço de Pagamentos de Tributos
   § 09.30.01 – Serviço de Pagamento de Tributos
    § 09.30.01.001 – Imposto
§  20- Ativo Imobilizado
  ...
No caso da família 08, eu sei que é formado pelo 08 + código da lista de serviços (08 + 1 – Serviços de informática e congêneres),más no caso dos materiais 12 e as despesas 09, eu não entendo qual a sequencia
do código, o código 09 também usamos para locações que não incidem imposto, família
09.38 - Alugueis e locações (que pode ter locação de equipamento sem operador). Gostaria de entender o porquê de as famílias terem os códigos 12,08, 09 e 20; e de onde vem as sequencias da família 12 e 09, porque como dito a
família 08 vem da lista de serviço.
Desde já, grato a todos 

Prezado Irineu, bom dia!

Talvez já tenha resolvido sua dúvida, mas só para deixar registrado...

A Estrutura demonstrada acima por você, segue basicamente uma hierarquia igual ao Plano de Contas Contábil, com grupos e subgrupos. Tal Estrutura permite que você tenha uma visão Sintética ou Analítica da informação, e de acordo com a máscara (quantidade de caracteres do código) você define as quantidades de grupos da visão e a quantidade de níveis:

MÁSCARA: 00.00.00.000

No seu caso, significa que você tem 4 níveis de alocação, sendo:

00.00.00.000 - GRUPO PRINCIPAL - 99 POSSIBILIDADES
00.00.00.000 - GRUPO AUXILIAR - 99 POSSIBILIDADES
00.00.00.000 - SUBGRUPO - 99 POSSIBILIDADES
00.00.00.000 - CONTA ANALÍTICA - 999 POSSIBILIDADES

No seu exemplo, o que ocorre é que o segundo nível ao invés de constar o "01", que seria a sequência lógica, aparece 40 ou 30.
As vezes isso ocorre porque quem realizou o cadastramento dos códigos pode ter excluído grupos que a empresa não irá utilizar, aproveitou o layout de outra empresa ou realmente não se atentou em deixar uma ordem crescente.