O Cliente Sumiu... o que fazer com os documentos?

Somente encontrei artigos sobre a responsabilidade técnica, porém nossa dúvida é sobre guarda de documentos.

A questão é:

Os documentos não foram retirados...
O cliente desapareceu totalmente...
Não localizamos nem sequer familiares...

O que fazer com os documentos? Somos obrigados a guardá-los? Isso envolve a questão simples: espaço físico.

Alguém sabe me dizer?

Boa tarde Andrea !

Infelizmente existem pessoas que agem de ma fe e ao sumirem teem a certeza de que as declaraçoes e outras obrigaçoes continuam sendo entregues e tudo ficara bem, pois acham que Escritorio de Contabilidade e uma Entidade Filantropica.

Bom pra começar sugiro que voce exclua de sua responsabilidade perante os orgaos. Na Receita Federal e Secretaria da Fazenda podera utilizar a senha para acesso ao Posto Fiscal para pedir a Exclusao do Contabilista responsavel. Ja na Prefeitura tera que verificar porque cada cidade trabalha de uma forma.

Uma ideia boa tambem e voce publicar num jornal de grande circulaçao (3 publicaçoes) solicitando que o proprietario compareca a seu escritorio para retirar os documentos, etc.

Espero te-la ajudado.

Erika Lofiego

Obrigada pela ajuda. Quanto a responsabilidade técnica, já o fizemos.

A idéia da publicação é super bem-vinda.

Porém, continua a questão:
temos de dispor de espaço físico para essa guarda de documentos sabe lá deus até quando?

Alguém conhece alguma fundamentação legal em relação a isso?

Ou simplesmente posso "meter fogo" nesses papéis? (rs)

olá Andrea, eu desconheço legislação que obrigue o contador ser responsavel pela guarda dos documentos, ela é de inteira responsabilidade da empresa/empresario, portanto recomendo que anuncie em um jornal oficial de sua região, solicitando a retirada da documentação num prazo de 30 dias, depois disso se ele não retirar elimine a documentação. Eu tive casos assim, deixar a documentação e sumir e não dar satisfação é como se eles nos tivessem chamando de idiotas!.

A ideia de botar fogo é uma solução barata e pratica acoselho! ja fiz muito! e não esquente a cabeça pensando e se um dia o cliente aparece!, lembre-se VOCÊ NÃO TEM OBRIGAÇÃO NENHUMA QUANTO A GUARDA DE DOCUMENTOS!, portanto se um dia ele aparecer perguntando cade minha documentação diga pre ele "SUMIU JUNTO COM VOCÊ".

Realmente André dá vontade de dizer essa expressão. Eu tenho um caso aqui e quando a pessoa reaparecer nem irei atender por um bom tempo, porque tem alguns que aparecem quando "precisam de algo".

Infelizmente Andrea você terá que gastar com a publicação no jornal, mas acredito que seja para segurança sua mesma.

Boa tarde à todos !

Muito oportuno o tópico criado pela Andréia...

Tive um cliente (cuja empresa abriu em nome dos pais) que a mais de 10 anos baixou as portas sem no entanto, ter baixado suas inscrições cadastrais, deixando parte dos seus documentos em meu escritório.

Mas como o filho pródigo, um dia esse contribuinte retorna, e foi o que aconteceu recentemente, quando fui procurado.

Não me lembrava mais da sua fisionomia nem do seu nome.

Ao ser obrigado a voltar o filme em minha mente depois de passado tantos anos, mostrei minha insatisfação a ele pelo fato de ter sumido sem ter recolhido os documentos (e isso sem contar com os honorários pendentes), tendo ele ponderado que precisava "resolver" coisas da firma, pois ao tentar aposentadoria da sua mãe (que têm participação no quadro societário), o INSS encrencou e tinha que se baixar os cadastros da empresa.

Ele queria baixar só a inscrição no CNPJ e orientei que tinha que baixar todas as inscrições.

Pedi que fosse à SEFAZ (estadual) para que fosse emitido extrato sobre a situação da empresa, e havia uma multa próxima de R$ 300.000,00, publicada em edital, dado o desaparecimento na época do contribuinte.

O motivo é que a fiscalização não tendo localizado o contribuinte, lavrou auto de infração por extravio dos (muitos) blocos de notas fiscais.

Para safar-se desse imbróglio, ter-se-ia a possibilidade de impetrar Recurso Excepcional contra essa multa impagável, mas imprescindível que aparecesse com os blocos de notas - peças indispensáveis à defesa.

Ocorre que esse contribuinte queimou todos os blocos.

Disse que me procuraria na semana seguinte e mais uma vez desapareceu.

Diante desse cenário, a mim coube administrar a indignação e a certeza de que terei que continuar guardando a documentação remanescente no já escasso espaço físico destinado ao arquivo morto, já que não concordo em destruir documentos de terceiros.

Resolví postar essa passagem só para tentar demonstrar a dimensão da nossa responsabilidade diante documentação alheia.

A pergunta que fica: imagina se por ventura esses blocos tivessem ficado sob minha guarda e eu tivesse destruído tudo?

Att

Hugo.

Boa tarde à todos !

Realmente Hugo você estaria com grandes problemas se tivesse destruído os talonários referidos se estivessem sob sua responsabilidade. Mesmo com pouco espaço disponível o aconselhável ainda é guardar tudo.
Andrea faça o que te sugeri acima, já é uma boa idéia.

Abraços !

olá boa tarde!

pergunta:

em nome de quem está a documentação? do escritorio ou da empresa?

nós somo abrigados a trabalhar de graça?

eu sou obrigado a pagar aluguel para guardar a documentação de quem não me paga?

enquanto existir contador q tarbalhe de gratis para o cliente mesmo depois que ele sumiu sempre existirá esse sacanas que abandonam a doc no escritorio.

eu boto fogo mesmo! estou no meu direito, "foi autuado levou multa de milhoes pq vc sumiu problema é seu" perante a lei niguem pode alegar ignorancia. mesmo q ele entre na justiça contra mim como ele vai provar que a documentação estava comigo é a minha palavra contra a dele! no nosso pais nem homicida vai preso pq eu vou me preocupar!


essa é minha opinião, e eu respeito a opinião dos colegas acima!

Colegas, boa tarde!

A questão é realmente crítica. Concordo com o colega André, porém também concordo com os respaldos da Erika e do Hugo.

Escrevi a questão na nossa consultoria e colocarei aqui, assim que obtiver resposta.

Como nosso espaço físico está sempre no mesmo local há quase 20 anos, vocês não fazem idéia das pessoas que nos procuram. Procurando docs que "perderam" há anos. Nossa sorte é que, os protocolos de entrega de documentação estão todos arquivados, até aqueles de 1900 e guaraná com rolha(rs)...

Porém, temos casos recentes: cliente nos procurou, assinou contrato conosco, pagou uma parte, a empresa foi aberta e...."cadê o cara?"

Nem sinal. Nada. Empresa fechada. Familiares desaparecidos. Parece filme.

O espaço físico é pequeno...já é agrande a quantidade de docs dos clientes ativos.

Vamos ver se existe alguma fundamentação legal, mas concordo que não achei. E somos contadores correto, não filantropica como disse a Erika.

Abraços

Colegas,

Recebi da consultoria com quem trabalhamos o seguinte:

Na legislação do Imposto de Renda não há base legal para tal situação.

"Recomendamos fazer uma carta endereçada ao CRCSP expondo a situação e guardar por sete anos (prescrição de cinco anos) e depois destruir."

Ou seja, como diz o colega André : vamos meter fogo! rs

Agradeço a todos!
Bom trabalho

Andrea, infelizmente a unica saida que nós temos é essa queimar!, ou fragmentar os documentos mais importantes juntar tudo e mandar pra reciclagem!, seria uma saida mais ecologica.

até +

Erika
em que lugar faço a exclusão do cliente na receita federal?
na estadual eu sei...tem como vc me explicar?

A ideia de botar fogo é uma solução barata e pratica acoselho! ja fiz muito! e não esquente a cabeça pensando e se um dia o cliente aparece!, lembre-se VOCÊ NÃO TEM OBRIGAÇÃO NENHUMA QUANTO A GUARDA DE DOCUMENTOS!, portanto se um dia ele aparecer perguntando cade minha documentação diga pre ele "SUMIU JUNTO COM VOCÊ". RSRSRS

Michele,

Você pode pedir a exclusão do contabilista através do PGD da Receita Federal, evento 233. Assim, estará sendo excluído tanto do cadastro da Receita quanto da Secretaria da Fazenda (Cadesp).
Quanto a Prefeitura, na minha cidade é só o contador dar entrada num pedido de exclusão de vínculo e entregar na Praça de Atendimento ao Cidadão.
Espero ter ajudado.

Att.

Érika

Caríssimos,

Não ponha fogo e nem destruam os documentos. Em alguns escritórios onde prestei serviços a recomentadação do Sescon, na época, foi de depositar os documentos em cartório.

Mas antes disso deve-se fazer algumas das coisas que já foram ditas aqui:

1) mandar telegrama, carta registrada ou carta via cartório para o endereço do proprietário ou representante legal;
2) publicar por três vezes em jornal de grande circulação e na área de endereço do proprietário ou respresentante legal, isto é, se você está em Porto Alegre mas os donos da empresa no Rio de Janeiro então publique em um jornal de lá e por via das dúvidas onde você está também;
3) depois disso tudo se não haver notícia de ninguém, deposite tudo do cartório e guarde bem as provas de intimação.

Destruir a documentação pode render um processo por danos materiais, e dependendo da argumentação do empresário, o contador ainda pode ter que arcar com mais esse prejuízo.

Erika
mas não é preciso assinatura do cliente? fazendo pelo PGD?

Michele,

Você sabe que lembrei disso há pouco. Se você tiver a senha on line do Posto Fiscal, na hora em que for gerar o PGD é só colocá-la informando sim na pergunta "Esta empresa tem Inscrição Estadual?" e assim o sistema fará o envio e a alteração automaticamente. Agora, se não tiver I.E. (no caso de Prestação de Serviços) não tem como realmente efetuar a exclusão sem a assinatura do responsável.
Neste caso como o colega acima disse melhor enviar uma carta ao CRC descrevendo o caso, tenho um problema assim aqui e acho que é a melhor forma de solucionar isto.

Att.

essa senha on line...onde posso pedir?
é no site da receita federal?