envio de documentos para a contabilidade

Boa tarde.

estou querendo fazer um termo de responsabilidade das empresas para a contabilidade pois muitos não emcaminham a documentação solicitada, e hoje com a responsabilidade solidaria fico com medo de que algum documento não mes seja encaminhado e eu tenha que responder mais tarde por isto, o que fazer?

Luciano, boa tarde.

Faça constar tal obrigatoriedade no Contrato de Prestação de Serviços ou notifique seu cliente por AR, sobre as consequências das referidas omissões.


As cláusulas poderão ser assim resumidas:

CLAUSULA ... - As orientações dadas pelo Contratado deverão ser rigorosamente seguidas pela Contratante, eximindo-se a primeira das conseqüências da não observância do seu cumprimento.

§ PRIMEIRO
Mesmo se diante das orientações recebidas, persistirem dúvidas ao CONTRATANTE e sua equipe de trabalho no desempenho de suas atribuições, deverá solicitar orientações complementares quantas vezes forem necessárias ao CONTRATADO.

§ SEGUNDO
O CONTRATADO não assume nenhuma responsabilidade pelas conseqüências de informações, declarações ou documentação inidônea ou incompleta que lhe for apresentada, bem como por omissões próprias da CONTRATANTE ou decorrentes do desrespeito às orientações recebidas.

Boa sorte.

Hugo.

Aproveitando o tópico, gostaria de compartilhar com os colegas o seguinte:

A maioria aqui, acredito eu, tem algumas dificuldades, assim como o amigo Luciano mencionou, em ter os documentos necessários para trabalharmos. E eu me incluo nessa lista!

Portanto, como passou a maior loucura do ano que foi os DIRPF, agora estou planejando sérias mudanças no setor de envio e recebimento de documentos. Tenho a disposição um colaborador com moto para fazer o serviço externo. Envia documentos aos clientes, órgãos públicos, cartórios, etc... porém, cometi um erro de acostumar mal os clientes e muitos deles eu não utilizo o envio de guias de recolhimento de impostos, por exemplo, via email, coisa que quero implantar para esse desacostumados.

Daí pergunto aos colegas: como fazem em seus escritórios? Acredito que em alguns casos não são generalizados, como eu aqui, tenho alguns clientes que não utilizam da internet, então não tem jeito.

Vi colegas dizendo que até a folha de pagamento completa enviada por email, outros apenas impostos, já outros tudo em papel no cliente. Vendo isso, cheguei a conclusão de que em meio eletrônico muito bem conversado e combinado com os clientes, ajuda a todos.

Obrigado.

Caro Leandro,

O melhor seria você implantar um sistema de Help Desk, uma vez que traz maior segurança quanto ao recebimento das informações, bem como uma maior comodidade quanto às solicitações dos clientes.

Neste caso, através de uma site, o cliente faz uma solicitação de informações e/ou documentos, deixando um registro. Ao responder, o contador anexa os documentos e/ou informações, deixando os registros da data de solicitação e resposta. É possível, inclusive, controlar em que data o cliente fez download do arquivo.

Oi Leandro, no meu escritório mandamos praticamente tudo por e-mail, impostos, folha, guias, enfim, geramos os documentos em pdf e o cliente imprime se quiser... Utilizamos o outlook para mandar as mensagens e cada cliente tem uma pasta na qual armazenamos os e-mails enviados para o caso dele questionar alguma coisa.
Por enquanto tem funcionado...