Tempo de guarda de documentos e livros contábeis

Bom dia.

Qual o prazo de guarda de documentos e livros contábeis como o diário e o razão?

DEsde já agradeço.

Tania

Bom dia Tania Guimarães.

O prazo legal para guarda destes livros é 5 anos e permanente respectivamente.
Ver lei 5.172 Art 173 CTN.

Espero ter ajudado.

Olá Tania,

Complementando a resposta do colega, se quiser saber o tempo de guarda de varios livros e documentos acesse o tópico:
https://www.contabeis.com.br/forum/ler_topico.asp?id=2914

Atenciosamente,

Boa tarde.

Obrigado a todos pela ajuda!!!!

Abraços,

Tania

Caros

Não encontrei nos topicos sobre guarda de documentos e gostaria de saber quanto tempo devo guardar Contrato de Prestacao de Servico.? 5 anos tambem. Em caso de uma auditoria nota e contratos apresentados seriam de 5 anos, ou seja em 2008 devo ter a documentacao de 2002 a 2007..?
Obrigada
Isadora

Isadora.

Paro o seu caso em específico já que você fala de: quanto tempo devo guardar Contrato de Prestacao de Servico.? 5 anos tambem A pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, livros, documentos e os papéis relativos à sua atividade, ou que se refiram a atos ou questões que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial (Art. 264 do RIR/1999).

O direito de proceder ao lançamento do imposto extingue-se após 5 (cinco) anos contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado (Art. 173 do CTN).

De acordo com o art. 205 do Novo Código Civil, a prescrição ocorre em 10 (dez) anos, quando a lei não estabelecer prazo menor.
Perante a legislação do Imposto de Renda, o art. 264 do RIR/1999 e 173 do CTN estabelecem que o prazo prescricional é de 5 (cinco) anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, sendo aplicado tanto para pessoa jurídica como para pessoa física.

Observamos ainda que o art. 37 da Lei nº 9.430/1996 estabelece que os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutem em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.

No tocante à documentação e escrituração que serviram de base para apuração das contribuições ao PIS, COFINS e à Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, o prazo para guarda da documentação é de 10 (dez) anos, por força do disposto no art. 348 do Decreto nº 3.048/1999.
Quanto ao Livro Diário, por registrar todas as mutações patrimoniais da empresa, recomenda-se que se mantenha a sua guarda por todo o período de existência da empresa.

Outros documentos com os quais a empresa deve ter intensa cautela são o Razão Contábil e os relativos à aquisição de bens do Ativo Permanente, sendo que a guarda dos últimos deve ser mantida até findar-se o prazo prescricional, contado a partir da data de baixa dos respectivos bens.

Boa tarde Cláudio

Não entendi , o contrato de prestacao de servico por exemplo de 2000 , 1999, 98, 97 96 ,90, 91 92 etc tenho que guardar isso tambem?. Eu nao estou falando diario, livro razao enfim, pois isso esta sendo mantido , mas me refiro a esses anos apenas do contrato .

Obrigada

Ivania

Se o contrato ainda esta em vigor terá que guarda-lo, ok? mas se houve rescisão do mesmo logo nao haverá quaisquer tipo de vinculo, então não há o que se falar em guardar.

Ps... há em anexo um arquivo contendo uma tabelinha básica com informações sobre o assunto, espero que ajude.

Sds

Cláudio

Obrigada !!!

Vc saberia me dizer que periodo equivale esses 5 anos?Estou em fase de arquivamento e quero deixar somente documentos mais necesssarios de fácil acesso ..entao Em 2008 o periodo de 5 anos seria de 2002 a 2007...

É isso?
Obrigada
Isa

Sim o periodo seria esse mesmo 05 anos a contar a partir de 2002.

Bons arquivamentos!

Super Claúdio !!!

Obrigada

Boas Festas

Isadora

boa tarde a todos.

estou precisando fazer uma cartinha para meus clientes guardarem os livros diario e razão na suas empresas, e gostaria de colocar a legislação e seu artigo que estabelece o prazo para guardar estes livros, será que poderiam me ajudar.

obrigada fabiula

Boa tarde, Fabiula


Sugiro-lhe que sejam analisadas as postagens logo acima, principalmente a da Consultora Especial Esther e também a do Moderador Cláudio Rufino, além dos arquivos em anexo a este tópico.

Para observar e opcionalmente gravar estes arquivos citados dê um clique no ícone de seta verde sobre um disco rígido, no canto superior direito desta tela, ou sobre a figura de disco flexível, no rodapé da tela.

Bom trabalho

Bom dia !

Livro Diário - perda do período de 2000 à julho/2003.

Pesquisando nos tópicos acima, pude verificar que a guarda do livro diário, deve ser permante.

Porém solicitei orientação de uma empresa de consultoria (q temos contrato) e eles disseram que são 05 anos, ou 07 se contarmos os anos bases. Citou o art. 264 RIR.

Estamos em pânico, pois em caso de perda devemos fazer declaração à J.Comercial, protocolar, entregar uma cópia à R.Federal e recompor a escrituração do período ?!

Dúvidas :

1) o que devemos fazer no caso de perda de L.Diario 2000 à julho/2003

2) Existe mesmo prescrição ou nao ? Se sim, qual o prazo ?

Grata !

Bom dia, Cleusa

Abstenho-me de analisar a orientação de sua empresa de consultoria por falta de maiores detalhes técnicos, e caso tal organização atue na área de consultoria tributária, apesar da falta de algumas citações, não há muito a contestar; convido-a para uma análise inicial do disposto no falado Art. 264 do Regulamento do Imposto de Renda:

Art. 264. A pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos a sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial (Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 4º). (grifos que não constam no original)

Assim sendo, as condições indicam que o consultor pautou opinião de prescrição de 5 ou 7 anos (???) no tocante aos créditos tributários exigíveis pela Fazenda Pública, de acordo com o artigo supra mencionado e também com o Art. 173 do Código Tributário Nacional:

Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:
I - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;
II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado

Portanto, concluindo que os créditos tributários apurados com base na escrituração do período de 01/01/2000 até 31/12/2003 prescreveram, desde que a empresa não esteja respondendo a uma ação judicial/execução fiscal, a continuidade da conservação destes livros passa a ser facultativa aos olhos da Legislação Tributária, conforme o § Único do Art. 195 do Código Tributário Nacional (link logo acima):

Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.
Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. (grifos meus)
Nota: A execução fiscal suspende a prescrição

Com os conceitos da área tributária esclarecidos, resta-nos agora analisar outras diretrizes legais que o exercício legal da profissão contábil deve obedecer, com grifos meus:

1) Lei 10406/02 (Código Civil)
Art. 1.191. O juiz só poderá autorizar a exibição integral dos livros e papéis de escrituração quando necessária para resolver questões relativas a sucessão, comunhão ou sociedade, administração ou gestão à conta de outrem, ou em caso de falência

Art. 1.194. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados

2) Lei 6404/76 (atualizada), a "Lei das S/A", que em 99,99% das empresas (de qualquer porte ou tipo) é eleita como legislação suplementar:
Art. 177. A escrituração da companhia será mantida em registros permanentes, com obediência aos preceitos da legislação comercial e desta Lei e aos princípios de contabilidade geralmente aceitos, devendo observar métodos ou critérios contábeis uniformes no tempo e registrar as mutações patrimoniais segundo o regime de competência.

3) Decreto-Lei 486/69
Art 4º O comerciante é ainda obrigado a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, a escrituração, correspondência e demais papéis relativos à atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial.

4) Resolução CFC 563/83
2.1.5 - O "Diário" e o "Razão" constituem os registros permanentes da Entidade. Os registros auxiliares, quando adotados, devem obedecer aos preceitos gerais da escrituração contábil, observadas as peculiaridades da sua função. No "Diário" serão lançadas, em ordem cronológica, com individuação, clareza e referência ao documento probante, todas as operações ocorridas, incluídas as de natureza aleatória, e quaisquer outros fatos que provoquem variações patrimoniais.

Enfim, considerando que a variação patrimonial das empresas, ou seja sua própria "vida" e também seu "comportamento" ao longo de sua existência não gira somente apenas sobre a apuração e pagamento de tributos, e sim, com base em todos os atos e fatos administrativos passíveis de registros contábeis, por razões de precaução sugiro que sejam seguidas as determinações impostas pelo Art. 10 do Decreto-Lei 486/69:

Art 10. Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros fichas documentos ou papéis de interêsse da escrituração o comerciante fará publicar em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento aviso concernente ao fato e dêste dará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas ao órgão competente do Registro do Comércio.
§ único. A legalização de novos livros ou fichas só será providenciada depois de observado o disposto neste artigo

Analise com cuidado estas determinações legais, reúna-se com a direção, exponha as determinações legais e proponha a melhor solução.


Bom trabalho.

Olá Ricardo,

imensamente grata, pela sua esclarecedora contribuição...

excelente dia pra vcs !
CLeusa

Bom dia
Assumi uma entidade (associação) e gostaria de saber quantos anos da gestão passada posso fazer auditoria.

Bom dia,

Por quanto tempo devo gardar comprovantes de pagamentos e cópias de cheque? Notas fiscais?

Obrigado pela Ajuda.

Marcelo Weber
Petrópolis - RJ

Bom dia Ricardo, se puder me ajudar tenho uma dúvida sobre escrituração..
1)Depois de ser submetido à autenticação no órgão competente do Registro do Comércio, de quanto em quanto tempo devemos autenticar o livro Diário na Jucesp para mantê-lo em dia? seria todo final de calendário?? se forem poucos lançamentos, pode ser usado o mesmo livro durante anos??

2)Se a empresa é muito antiga e não sabia da obrigatoriedade de manter a escrituração fiscal regular , pode ela começar do zero no mesmo livro da abertura (1990)? seu livro está sem anotações desde o início da abertura e está autenticado na Jucesp(1990), a Pj pode passar a usar o mesmo livro a partir de hj ? é necessário autenticá-lo novamente, ou melhor começar com um livro novo e guardar o antigo??Obs : a empresa ficou inativa mais de 5 anos desde 2001 até hj, e começa novamente atividade em 2011

3) Pelo que sei os livros obrigatórios hj são somente dois o Inventário e o Diário. A Pj locadora de bens móveis é obrigada a manter o Livro Inventário para seus bens, pois não tem estoque ? ou seria só para as empresas que mantém estoque de mercadorias e produtos industrializados? Portanto escriturando só o Livro Diário está correto?

agradeço desde já
um abraço