registro de despesa sem nota

Boa tarde.
Uma empresa que paga auxilio faculdade aos funcionários, essa despesa é lançada na conta de auxilio educação, e essa despesa não tem nota e nenhum documento a não ser um recibo pra justificar a despesa.
Essa empresa está fazendo errado?

Boa tarde,

várias instituições de ensino emitem NF de Serviço, referente aos serviços educacionais prestados. Se for possível a emissão dessas NF, peça ao funcionário, pelo menos um cópia dessa NF para anexar ao recibo, ou então, no mínimo uma cópia do boleto pago.

Esse boleto, obrigatoriamente ele possui, e justificará o auxílio faculdade.

Boa noite Daniele.

Há algumas linhas de raciocínio sobre este fato:

Um grupo acham que não devem ser lançados pois não é um documento hábil;

Outro grupo entende que se trata de um adiantamento ao empregado;

E outros (eu me encaixo neste grupo) acham que é um investimento da empresa em seu capital humano. Eu tenho algumas ressalvas:

1º o curso deve ser de interesse da empresa. Exemplo um escritório de contabilidade paga para um auxiliar contábil seu a faculdade de contabilidade;

2º Não descontar do empregado;

3º A melhor opção seria um boleto, com a descrição da despesa.

att

Danielle Ribeiro Silva.

Se estivermos falando de uma empresa tributada pelo lucro real, tal despesa não poderá ser considerada dedutível uma vez que o RIR 3000 de 26/03/1999 preceitua no Art. 368 Subseção XXIV que:

Formação Profissional

Poderão ser deduzidos, como despesa operacional, os gastos realizados com a formação profissional de empregados.

Nesse aspecto entende-se apenas que formação profissional é aquela adquirida nas escolas de nivel técnico assim entendidas aquelas do sistema "S" Sesi, Sesc, Senac, Senai.

Notas

1 - independente de sua emprsa ser ou não tributada pelo lucro real, o competente registro contábil sempre deve ocorrer pautado nas formalidades da escrituração contábil.

2 - Na melhor das hipoteses, todos os documentos que contenham os dados da Pessoa Jurídica emitente e os da Pessoa Jurídica adquirente além da discriminação das mercadorias, bens ou serviços, serão considerados hábeis para escrituração contábil, é o caso dos Cupons Fiscais que há muito vem sendo utilizado pelas empresas em geral (por exemplo).

Ressalta-se ainda que o Art. 217 do RIR/99 consagrou que além das demais situações hipotéticas relativamentes ligadas a de inidoneidade de documentos previstos na legislação, não poderão gerar efeitos tributários, em favor de terceiros (terceiros estes) interessados, o documento emitido por pessoa jurídica cuja inscrição no CNPJ tenha sido considerada ou declarada inapta (Lei No 9.430, de 1996, art. 82).

Agora, logicamente impera aquela boa e velha critica do bom senso, pelo que na maioria dos casos será o fator ligeiramente determinante do que pode e deve ou não ser considerado documento idôneo. NÃO! poderá você de forma alguma contabilizar: Orçamentos, Ordens de Serviços, Tickets, Notas de Despesas e impressos semelhantes ou ainda aquelas famosas listinhas escritas em papel de pão.

Bons estudos.

Claudio, boa tarde!

São operacionais as despesas não computadas nos custos, necessárias à atividade da empresa e à manutenção da respectiva fonte produtora, entendendo se como necessárias as pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa - Fonte: Normativo: RIR/1999, art. 299; e PN CST nº 32, de 1981.

Despesas não operacionais são aquelas decorrentes de transações não incluídas nas atividades principais ou acessórias que constituam objeto da empresa. Tratando da matéria, o RIR/1999 expressamente discrimina o que se considera como resultados não operacionais, os quais se referem, basicamente, a transações com bens do ativo permanente.

Nota: Com a edição da Lei nº 11.941, de 2009, art. 37, que alterou o disposto no art. 187, IV, da Lei nº 6.404, de 1976, a designação “receitas e despesas não operacionais” foi substituída pela denominação “outras receitas e outras despesas”;
Fonte: RIR/1999

Única exceção: A pessoa jurídica poderá deduzir, na determinação do lucro real em cada período de apuração, independentemente de comprovação, os gastos de alimentação no local do desempenho da atividade, em viagem de seus empregados a seu serviço, desde que não excedentes ao valor de R$ 16,57 (dezesseis reais e cinquenta e sete centavos) por dia de viagem. A viagem deverá ser comprovada por recibo de estabelecimento hoteleiro, ou bilhete de passagem quando não incluir qualquer pernoite, que mencione o nome do funcionário a serviço da pessoa jurídica.
Fonte: Lei nº 9.249 de 1995, arts. 13, IV, e 30; e Portaria MF nº 312, de 1995.

Então partimos do principio de que como não há documento fiscal que dê suporte a operação, não podemos contabilizá-la como tal? Ou seja, esse tipo de gasto deve ir outras despesas?

Agradeço desde já.

Entrando na discussão também,

entendo ser uma despesa não dedutível (se a empresa oferece esse auxílio por deliberação própria), pois conforme o RIR (Decreto Lei 3.000), em seu art. 249, inciso VI diz o seguinte:

Art. 249. Na determinação do lucro real, serão adicionados ao lucro líquido do período de apuração (Decreto-Lei nº 1.598, de 1977, art. 6º, § 2º):
VI - as contribuições não compulsórias, exceto as destinadas a custear seguros e planos de saúde, e benefícios complementares assemelhados aos da previdência social, instituídos em favor dos empregados e dirigentes da pessoa jurídica (Lei nº 9.249, de 1995, art. 13, inciso V);

Logo aqueles benefícios que a empresa, por ventura vier a oferecer aos empregados e que a mesma não esteja obrigada a fornecer (seja porobrigação legal, sindical, etc...), deverão ser adicionados na apuração do Lucro Real, mesmo que a despesa possuir característica operacional.

Boa noite Geraldo.

Eu não achei estes itens nas legislações que você citou.

Você poderia enviar o enquadramento?

att

Já achei o amparo.

Esta no link de perguntas e respostas da RFB

www.receita.fazenda.gov.br

Pergunta 338

Geraldo a citação em tela se refere a despesas de viagem, e o que discutimos são gastos com educação.

Neste caso o raciocínio do amigo Walter é mais viável.

att

Na verdade são duas empresas uma lucro real e outra presumida.As duas empresas pagam o auxilio faculdade para os funcionários, e não é descontado, no caso o funcionário tem que trazer o boleto da faculdade, ai o valor do auxilio e passado ao funcionário em mãos.
Quando encaminhado para a contabilidade vem somente um papel digitado com a relação dos funcionários com os nomes e o valor passado a eles, esse documento é assinado pelo diretor da empresa e pela tesouraria.
O lançamento contábil é lançado na conta auxilio educação, mais como se trata de uma despesa fiquei preocupada pois não há documento legal para justificar essa despesa, somente uma folha digitada com o nome e o valor de cada funcionário. Isso já acontece nas empresas tem mais ou menos oito anos, somente agora foi questionado.
De acordo com a gestora de rh saiu uma lei agora que se a empresa pagar esse auxilio terá que pagar ir e inss sobre o valor dado ao funcionário.
Queria saber se por acaso a receita questionar o auxilio faculdade e não tiver documento legal para justificar se essa empresa será prejudicada?

Danielle Ribeiro Silva.

A legislação é clara ao afirma que:

Formação Profissional

Poderão ser deduzidos, como despesa operacional, os gastos realizados com a formação profissional de empregados.

Nesse aspecto entende-se apenas que formação profissional é aquela adquirida nas escolas de nivel técnico assim entendidas aquelas do sistema "S" Sesi, Sesc, Senac, Senai.

Ora, formação profissional é aquela entendida e/ou adquirida em "cursos de formação técnica" e não adquirida em formação superior.

Outro detalhe, deverás fazer o registro com os documentos hábeis contábeis, já relatados aqui por mim e por outros colegas.

Bons estudos.

Paulo, boa tarde!

Ok, entendido.

Segue retificação:
- Na verdade a o texto da Lei nº 9.249 de 1995, arts. 13, IV, e 30; e Portaria MF nº 312, de 1995 trata da vedação de dedutibilidade dos gastos com alimentação de sócios, administradores e acionistas.

Na verdade o texto que trata da única exceção limitada a R$ 16,57 é a Instrução Normativa SRF nº 74/89. Esse valor corresponde ao limite de 20 UFIR's (aplicável até 31/12/95), convertido em reais com base no valor da UFIR de 1º.01.96 (R$ 0,8287), conforme definido pelo art. 30 da Lei nº 9.249/95, segundo o qual os valores constantes da legislação tributária, expressos em quantidade de UFIR, foram convertidos em reais com base no valor da UFIR vigente em 01/01/96.

Fonte: http://www.fisconet.com.br/user/materias/irpj/964059615.html

Me desculpe o equívoco.