Arquivamento Documentos Contábeis

Olá, pesquisei no fórum e não encontrei o que procurava.

Gostaria da ajuda de vocês sobre guarda e organização de toda a documentação contábil de uma empresa.

Uma colega disse que não somos mais guarda livros, e é verdade.
Mas alguns clientes preferem que a documentação seja mantida no escritório. E o escritório está querendo oferecer este serviço ao cliente.

Mas ao tentar organizar os documentos, me deparei com um problema e por isto gostaria de saber como os caros colegas procedem para que eu possa tentar melhorar minha metodologia.

Parto do pressuposto de que todo documento (na maioria das vezes) sempre tem dois documentos.
A Nota Fiscal e o Comprovante de Pagamento.

Desta forma, sempre guardo a nota fiscal grampeada com o comprovante de pagamento.

Mas os casos em que a compra é parcelada, muitas vezes este comprovante de pagamento vira 2 ou mais folhas (dependendo do parcelamento), e sempre tenho que voltar na nota fiscal e grampear o comprovante com a nota fiscal que foi emitida lá atrás.

É uma trabalheira só. Mas quem quer manter as coisas organizadas não estou conseguindo encontrar outra maneira.

Como vocês tem feito (ou não tem feito, hehe).
Acho que já vi um escritório separar o que é nota fiscal do que é comprovante de pagamento e guardá-los separado.

Galera, dá uma luz aí vai.
Abraços.

Boa noite

Na empresa onde eu trabalhava tínhamos uma coisa chamada DESPESA.

Abria uma caixa, indicando o ano e mês, colocava todos os documentos dentro.

Espero ter ajudado.

Prezado Pablo H P,

se for fácil e tiver equipamentos para tanto, sugiro que faça a guarda de todos os volumes e documentos impressos em arquivos digitais. Exige um equipamento um pouco mais avançado, com mais rapidez, mas dependendo do seu volume, acho que vale a pena. Há máquinas no mercado que digitalizam 50 folhas em um minuto... posteriormente, arquiva num servidor e faz backup´s constantes. O acesso aos documentos, você pode delimitar usuários para seu controle.

Com relação ao arquivo físico, mantenho um arquivo somente de notas fiscais, ordenadas por ordem de lançamento no meu sistema e nos comprovantes de pagamento a numeração do lançamento da nota fiscal, para o caso de precisar, estar fácil de achar.

Espero ter ajudado.

Abraços,

Eduardo.

Boa Noite Pablo,

Na minha opinião, existe dois tipos de arquivo:
1- o Arquivo Fiscal, onde você tem arquivado as notas fiscais de entrada e saída, sendo uma pasta para entrada e uma pasta para saídas.

2- E um movimento de caixa. Onde você vai arquivando os comprovantes de recebimentos e pagamentos arquivados na sequencia em que os fatos ocorreram separados por pagamentos efetuados pelo caixa e pagamentos efetuados pelo banco.
Neste caso se o cliente tiver algum sistema de contas a pagar e receber fica mais fácil, pois é possível listar tudo que foi pago pelo caixa e os que foram pagamentos através de banco sendo cheques e débitos bancários, TED, DOC etc...
Os que foram pagos pelo caixa o ideal é que tenha recibo impresso assinado. os que foram pagos pelo banco cópias de cheque e/ou comprovantes de depósistos,teds etc

Agora quando o cliente não tiver nenhum controle deste tipo fica mais difícil.
Desta forma deverá tentar estudar uma forma com o cliente , para organizar as documentações de pagamentos e recebimentos.
Mas acho que um arquivo de movimento de caixa assim como citei acima fica bem funcional.

abraços

Anderson, ajuda sim, pois me dá uma visão de como era feito e parece que era arquivado tudo junto.

Eduardo, chegou bem perto do que pretendo, pois estou com problemas para organização tanto digital quanto físico, e por isto gostaria de estabelecer um padrão.

William, seu pensamento é compativel com o meu, onde há dois arquivos, o fiscal e o movimento de caixa. O problema é que geralmente o cliente não tem controle nenhum sobre isto, então acaba o escritório tomando algumas rédeas. No caso, por enquanto é tudo caixa mesmo, até haver uma organização melhor.

Mas ainda não entendi como fazem, especialmente com o arquivo fisico, para guardar os dois documentos. Até onde entendi, parece que há uma pasta para guardar as notas fiscais de entrada, uma pasta para guardar as notas fiscais de saída, uma pasta para guardar os comprovantes de pagamento e uma pasta para guardar os comprovantes de recebimento.

Todos eles guardados em ordem cronologica de data de emissão (para notas) e recebimento/pagamento (para os comprovantes).

É assim que fazem? Separam as notas dos comprovantes?
Estou quase me convencendo a fazer assim e deixar de ficar granpeando os comprovantes com as notas fiscais.
:-/

Olá Pablo.

Há uma questão ainda não apresentada pelos nobres colegas: quem paga as despesas não é o escritório de contabilidade e sim o financeiro do cliente.

Por que digo isso? Há um trabalho que tento incutir na cabeça dos clientes (em grande parte dá certo).

Eu oriento que eles coloquem o número da NF no boleto.

Eu separo os documentos assim:

1 - Concessionárias (água, luz, telefone, internet, gás);
2 - Recibos de salário (ai incluo férias, 13º. rescisões, convênios);
3 - Notas Fiscais de Entrada Mercadorias;
4 - Notas Fiscais de Entrada Serviços;
5 - NF Saídas Mercadorias
6 - NF Saidas Serviços
7 - Despesas (borderôs) de viagem
8 - Despesas de sócios (quando as encontro oriento que não é correto este procedimento, etc, etc);
9 - Boletos;
10 - Despesas de caixa (com relatório de caixa)
11 - Extratos bancários e Aplicações;
12 - Despesas como seguros por exemplo;
13 - Guias DP - INSS, FGTS, RAIS, Contratos de trabalho
14 - Guias Federais e declarações acessórias
16 - Guias Estaduais e declarações acessórias
17 - Guias Municipais e declarações acessórias

Apesar que estou implantando uma sistemática de digitalizar toda esta documentação.

att

Paulo Henrique, conterrâneo, obrigado pelo retorno.

Quando diz que quer incutir a anotação do numero da NF no boleto, eu compreendo muito bem a razão (já sofri tentando descobrir de qual nota fiscal era determinado boleto).

Mas quando diz respeito a arquivar estes documentos, como procede, os guarda separados da nota fiscal ou os guarda junto às notas fiscais?

Já que entrou no mérito da questao sobre separação dos documentos, estou tentando adotar um método no escritório de separar os documentos conforme plano de contas da empresa.
Exemplo:
SERVIÇOS UTILIDADE PUBLICA
- Agua
- Luz
- Telefone
SERVIÇOS TÉCNICOS E PROFISSIONAIS
- Contabilidade
- Advocacia

O que me diz sobre isto?
Abraços.

Bom dia Pablo.

As NF deixo separadas mesmo.

A questão da sua separação é boa, o problema é termos tempo para implementa-las.

att