Organização DP - Rotinas

Bom dia pessoal,
Trabalho em um escritório contábil na área do departamento pessoal , onde temos em media 50 empresas totalizando 1100 empregados, sendo que 700 apenas em uma empresa, onde ficam concentrados os maiores processos por conta da alta rotatividade. Somos em 4 no departamento, mas por conta da desorganização nas rotinas, as falhas são muitas. Gostaria de sugestões de rotinas do DP, como se organizam e se dividem nos escritórios ou empresas que vocês trabalham? Preciso muito da ajuda de vocês...

Boa noite, Danielle, trabalho em depto pessoal como voce, e encontro também as mesmas dificuldade, mas vamos lá, para mim a organização do Arquivo Morto e fundamental, imagina na hora da fiscalização, auditoria, se voce conseguir organizar esse arquivo e concientizar os demais colegas de trabalho, metade dos problemas estarão resolvidos, penso eu, eu criei uma planilha no excell numerando as caixas com os respectivos documentos dentro, o outro item são as fichas e livros atualizados, sei que há maioria que trabalha na área não gosta do desse tipo de serviço, mas é fundamental.
alguém(colegas) tem mais sugestões para ajudá-la?

A minha sugestão é dividir as empresas para toda a equipe do DP, assim a pessoa possui uma planilha de fechamento na qual começa com todas as rotinas folha, INSS, FGTS, Sefip, Sindicato, IRRF, relatórios e não fica a responsabilidade para uma pessoa apenas, todos aprendem juntos. Além disso cada empresa deve ter sua pastinha com particularidades, para não esquecer de nenhum detalhe quando ocorrer o fechamento da folha.(afastados, Planos de saúde, seguros, horas extras de acordo com % estabelecido em Convenção Coletiva). Quanto ao arquivo pós fechamento, deve estar organizado de acordo a melhor facilidade de busca futura,Empresa A - Folha, ferias, Rescisões , organizadas por mês. Também é importante organizar um método de comunicação eficaz entre escritório x cliente, adotamos formulários padronizados para solicitações admissão- férias e rescisões e inúmeras planilhas controlando data-base de sindicatos, liberação de guias, controle dos certificados digitais, prazos para declarações ao Fisco Rais, caged, DIRF, entrega dos rendimentos anuais para IR. Espero ter ajudado. Abraços

Patrícia e Carlos muito obrigada pelas sugestões! Resolvi fazer uma divisão de trabalho por empresa, onde criamos 04 blocos de empresa, um bloco para cada funcionário. A cada mês os mesmos serão trocados, de forma rotativa e dinâmica,com a troca dos blocos por mês, todas as emprsas e processos passarão por todos, o que é a politica do escritório, todo mundo tem que saber fazer tudo! Cada empregado será responsável pelas empresas inerentes ao seu bloco, acho que assim as competências ficam mais claras e estabelecidas, não terá mais o "eu achei que vc tivesse feito" ou "não fiz, porque pensei que fulano tinha feito" e com isso, perdendo prazos e gerando problemas com os clientes. Espero que dê certo!

Bom dia, Danielle, isso mesmo, além disso você poderá programar férias dos colaboradores sem que haja aquela famosa frase, (não posso sair porque não tem ninguém que faça o meu serviço).
A ideia da Patrícia e excelente.
Danielle, boa sorte, Patrícia obrigado.

No setor em que trabalho fizemos uma divisão do trabalho. Cada funcionário fica responsável por um determinado grupo de atividades, mas sem que haja "monopólio" da função, ou seja, quando o funcionário não está o outro sabe executar a tarefa dele. Entendeu?

Espero ter ajudado!