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DEPARTAMENTO PESSOAL E RH

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Arquivamento Documentos

Daiane Mueller

Daiane Mueller

Bronze DIVISÃO 5, Analista Recursos Humanos
há 8 anos Quarta-Feira | 12 agosto 2015 | 11:22

Colegas,

Gostaria de trocar ideia quanto à forma que vocês fazem os arquivos dos documentos do Depto. Pessoal.

- Relatórios (Relação de cálculo) da folha de pagamento;
- Relação INSS;
- SEFIP;
- Caged;
- Rais, etc.

De que forma vocês fazem os arquivos, imprimem tudo ou guardam em backups no computador?
Por quanto tempo guardam?

A minha empresa está muito grande (quase 300 funcionários), e está cada vez mais difícil de imprimir tudo!
Achamos muito desperdício de tempo e papel...

Daiane

FREDSON LOPES

Fredson Lopes

Ouro DIVISÃO 4, Gestor(a)
há 8 anos Quarta-Feira | 12 agosto 2015 | 11:34

Daiane Mueller, bom dia!

Se o problema é espaço, custo com papel e acha uma perda de tempo imprimir toda essa documentação, indico comprar um Drive esterno criar as pasta para cada documento e salvar os arquivos, eliminando custo, agilizado processos, mantendo organizado e garantindo a segurança dos arquivos, é interessante fazer um backup sempre que for necessário e guardar em um outro ambiente que não seja na empresa ( a critério), evitando perda total em caso de incêndio.

Os colegas fiquem a vontade para melhores dicas.

Espero ter ajudado..

Fredson Lopes

Solução dos problemas de acesso nos aplicativos do Governo, Conectividade ICP... etc
Insta @fredsonlopesrh
Marcos Nunes

Marcos Nunes

Ouro DIVISÃO 2, Consultor(a)
há 8 anos Quarta-Feira | 12 agosto 2015 | 11:45

Bom Dia,

e também o arquivamento, mesmo sendo em HD Externos, ou qualquer outro físico, ainda assim tem um risco de perder ou corromper.

O mais orientado, para quem quer uma GED (Gestão Eletronica de Documentos) é buscar fazer um Arquivamento em Nuvem. E sempre verificando se é uma nuvem confiável... há nuvens pagas. Caso queira reduzir custos até com isso, consegue gratuitas (limitado o espaço de armazenamento) tem também as da GOOGLE (DRIVE) e da MICROSOFT (OneDrive).

E lembrando que muitos destes documentos de departamento pessoal, precisa-se de originais, para a Fiscalização. Mas quanto a relatórios, arquivos de transmissão, etc., o arquivamento é por conta da empresa, sempre observando a legislação quanto ao prazo de Arquivamento.

Abçs.

Rafael Vieira Rodrigues Silva

Rafael Vieira Rodrigues Silva

Bronze DIVISÃO 2, Gerente Projetos
há 8 anos Quarta-Feira | 20 abril 2016 | 11:33

Daiane, bom dia.

Sou Gerente de projetos na Thasco, empresa de tecnologia e gestão de conteúdos e documentos, caso ainda não tenha encontrado uma plataforma ECM/GED, estou a disposição para auxiliá-los.

Os arquivos devem ser separados por tipo de documentos, período/competência, classificação e período para expurgo, tanto no físico, quanto no digital.

As vantagens de uma plataforma para gestão de documentos, alem da redução de custos com impressão, e insumos indiretos, é a facilidade e rapidez na busca pela informação.

AS plataformas na nuvem (cloud) são vantajosas por não necessitar de investimento em infraestrutura e upgrade de servidores.

O período de armazenamento podem variar de 02, 05 e alguns eternos. Veja com seu departamento jurídico se eles já possuem uma tabela de temporalidade dos documentos, de acordo com a ótica praticada na sua empresa, haja vista que muitas empresas guardam o período fiscal + 01 ou 02 anos.

Com essas alternativas vc garantirá o armazenamento e preservação da informação física, redução de custo com impressão no gerenciamento e uma plataforma web GED e melhor gestão das suas informações.

Se quiser maiores informações, estou a disposição.

Cordialmente,

Rafael Vieira
Gerente de Projetos e Negócios
THASCO - Gestão integrada de Documentos
@Oculto
www.thasco.com.br

THASCO

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