Daiane, bom dia.
Sou Gerente de projetos na Thasco, empresa de tecnologia e gestão de conteúdos e documentos, caso ainda não tenha encontrado uma plataforma ECM/GED, estou a disposição para auxiliá-los.
Os arquivos devem ser separados por tipo de documentos, período/competência, classificação e período para expurgo, tanto no físico, quanto no digital.
As vantagens de uma plataforma para gestão de documentos, alem da redução de custos com impressão, e insumos indiretos, é a facilidade e rapidez na busca pela informação.
AS plataformas na nuvem (cloud) são vantajosas por não necessitar de investimento em infraestrutura e upgrade de servidores.
O período de armazenamento podem variar de 02, 05 e alguns eternos. Veja com seu departamento jurídico se eles já possuem uma tabela de temporalidade dos documentos, de acordo com a ótica praticada na sua empresa, haja vista que muitas empresas guardam o período fiscal + 01 ou 02 anos.
Com essas alternativas vc garantirá o armazenamento e preservação da informação física, redução de custo com impressão no gerenciamento e uma plataforma web GED e melhor gestão das suas informações.
Se quiser maiores informações, estou a disposição.
Cordialmente,
Rafael Vieira
Gerente de Projetos e Negócios
THASCO - Gestão integrada de Documentos
@Oculto
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