Oi, Mila!
O ideal é a gente começar do começo. Seria o funcionário (ou o empregador) preencher a ficha de admissão (vc acha modelos no software de folha ou no google) com todos os dados do trabalhador.
Serão necessários:
RG, CPF, PIS (caso não seja o 1º emprego e com a CTPS modelo antigo),
Certidão de Nascimento/Casamento (se divorciado a averbação do divórcio). Preencher a Ficha de Salário Família e o Termo para Concessão do Salário Família, a Ficha de Solicitação de Vale Transporte, a Ficha de Declaração para o IR. A Carteira de Habilitação se necessário para o desempenho da função.
Se casado informalmente deve apresentar a documentação da companheira. Independente de ser casado ou solteiro, se há filhos até 14 anos incompletos ou até mesmo maior de idade que viva sob sua dependência que seja portador de deficiência, ou se maior, até 24 anos, que esteja estudando técnico ou faculdade. Se menor até 14 anos, deve apresentar a Carteira de Vacinação e a Declaração de Inscrição regular em Estabelecimento de Ensino (caso maior de 5 anos).
Uma vez todos os documentos em mãos devidamente preenchidos e assinados, fazer o Encaminhamento para o Exame Médico Admissional, pago pelo empregador, indicando neste encaminhamento a função que irá exercer o empregado, a data que irá assumir as atividades (admissão) e o regime e horário do serviço.
Agora, já com o resultado do exame indicado o trabalhador ápto para o desempenho da função, preparar o Contrato de Trabalho à Título de Experiência nos termos acertados pelas partes (salário, horário, folga, benefícios, prazo da experiência). Quando pronto este contrato, passar a registrar no Livro(Ficha) de Registro de Empregado com os dados em mãos, idem com a CTPS do empregado.
Fazer as partes assinarem o contrato em 2 vias, cada via para cada um deles. Dar o livro ou ficha para o funcionário assinar e a CTPS ao empregador assinar na página do contrato e, na página de observação o lançamento do contrato de experiência. Devolver o mais rápido possível a CTPS ao trabalhador.
A partir daí é só cadastrar em seu sistema de folha de pagamento, na de ponto se houver, e na SEFIP se precisar.
Espero ter ajudado.