Yasmim, bom dia.
Aqui, antes de o empregado se afastar, comunico a ele por escrito que conforme a clausula xx da convenção coletiva caberá uma complementação limitado a xx por um prazo xx. Mas para que a empresa possa pagar ele deverá apresentar o Extrato de Pagamento do INSS mensalmente.
Faço em duas vias, ele assina e a empresa fica com uma via, assim ele não poderá alegar que não foi avisado.
Então só pagamos se o mesmo apresentar. Se por acaso ele apresente acumulado, então calculamos mês a mês e pagamos a diferença no holerith com a verba de COMPLEMENTO PREVIDENCIARIO CCT. (não é tributável).
Como você não o fez,então faça uma declaração normal,
Exemplo
Ao
Sr(a).............
Ref. Extrato Previdenciário.
Conforme consta em seu holerith dos meses, (citar os meses) foram pagos na verba (nome da verba) os valores referente a complementação previdenciária conforme determina a c.c.t. na clausula xx.
Como o sr(a) não apresentou o Extrato Previdenciario para o calculo da diferença, então fizemos uma provisão para o pagamento.
Aguardamos até o dia xx/xx/xxxx para que apresente os extratos, caso contrário a empresa irá descontar os valores já pagos.
Atenciosamente,
(data)
assinatura do empregado(a).
ok...