Admissãoe documentos

Amigos, tenho uma situação, que não estou sabendo mais como buscar uma solução prática ( e grátis ). 
Hoje, realizo admissões de mais de uma empresa.. então acabo tendo algumas que vem por papel preenchido, outras que vem foto do documento, outras que vem por formulário.. 
Minha intenção é padronizar todos. porém, não utilizando físico. E sim de alguma maneira digitalizada.. 
Tenho testado o Google Forms ( onde eu conseguiria enviar o link de preenchimento ), e recebo aqui completo. 
Alguém pode me dar uma ideia? como vocês fazem? quero zerar o uso de papel e padronizar tal processo. 
agradeço sugestões de todos.

Olá, aqui a gente padroniza por meio de uma ficha de registro feito no Word, onde a empresa preenche as informações de admissão do colaborador..

Bom dia,

Eu faço várias admissiões no dia também, porém prefiro a foto da documentação, porque tem muitos detalhes que precisam ser preenchidos nas fichas de admissão e pode acabar vindo com dados errados.

Pois é . Agradeço o retorno de ambos.. mas tem dois pontos.. 
as fotos, me levam a um termo de LGPD e uma forma de armazenamento que é diferenciada. e o TI não gosta. Sem contar que, o grande problema é a falta dos documentos. 
Tanto na ficha word, como em cópias ou fotos... sempre falta algo. 
Precisava interromper esta fluxo com a falta de documentos.. até por que a lei da CTPS digital, hoje rege o uso da digital apenas. 
MAs agradeço as respostas.. ainda sigo na busca.