Gostaria de sugestões de como organizar ...

os documentos.

Já tentei algumas formas de organizar documentos e gostaria de saber qual é o sistema que vocês empregam não só os documentos mas sua rotina.

Se utilizam agenda eletronica que os alerte de comprossimos ou se programa de computador.

Taí uma questão que normalmente me toma tempo, arquivar, organizar.

Sem falar em atender clientes por telefone... aff.

Tenho que literalmente decodificar o que dizem.

Abraços

Dia!!!

Então, quanto aos documentos, implantei uma forma nova aqui no escritório que está funcionando! Antes utilizávamos pastas A-Z. Horrível... Rasgava documento, abarrotava...

Agora compramos caixas polionda (aquelas retangulares) e lá, colocamos dentro de pastas de elástico a documentação. Os documentos ficam sem amassar, separados dentro de suas pastas por tipo de documento e na pasta polionda, por fora, é descrito o que ela contém.

Cada empresa tem um número, e geralmente, três caixas: Fiscal/contábil, Constituição/alterações e DP.

Como agenda eletrônica uso ou outlook 2003 SP2. Lá dá para agendar tudo e controlar emails. Sem contar com o despertador.

Uma alternativa é o Google Desktop, que tem uma agenda para vc usar de rascunho dentre outras gadgets (bugigangas) como notícias dos principais jornais, entre outros.

Mas o mais jóia é o FIREFOX. Após sua instalação, vá para a pagina inicial deste fórum, clique no RSS e salve-o. Com um clique vc sabe todos os posts novos deste fórum e pode responder, ou saber se foi respondido! hehsa... É a ferramenta que mais uso! hehae

Abraço!

Joía sua resposta.

Compramos uma pasta e caixa dessas.

Realmente a pasta polionda é muito boa.

Agora procurarei por algum lugar que seja mais em conta a aquisição desse material.

Valeu a dica. Brigadão

Não sei se te interessa, ou se foge do assunto, mas encontrei esse material, que dá MUITAS dicas sobre como organizar um escritório de contabilidade. Aposto que vai tirar algumas pérolas daí!

Grande abraço!


Ps.: Está anexo a este tópico!

Thankx!

Já baixei o arquivo.

ola amigo , aqui no escritorio uso pasta ( l ) transparente. cada serviço solicitado de uma empresa é aberto uma pasta ( l) ja no arquivo de aço uso pasta suspensa , mais facil de acessar no arquivo .dentro do arquivo de aço coloco o modo mais facil para eu fazer arquivo no fim do mes.
exemplo :obrigaçoes mensais tipo : gfip des folha pg etc.
coloco numa pasta suspensa e noutra coloco os doc. menos acessados no arquivo de aço.



o sistema de arquivamento uso uma caixa chamada
( arquivar )fica expoxto ao lado da impressora .
tudo que é impresso no dia a dia coloco nessa cx
e no fim de cada mes faço arquivo geral .
para nao me tomar tempo.outra coisa que fiz tambem é centralizar para o mesmo dia o maximo que der os pg da empresa e pg particular, ex : agua luz tel cartoes credito etc
esses pg tem datas alternadas para pg, entao vc altera e centraliza de preferencia no final do mes, pois sabe como é escritrorio contabil é sempre o ultimo a receber .fiz uma escala de dias ( 20, 25 e 28 ) .
os que tem contratos anuais, vc altera no ano subsequente.com isso ganho tempo, pois varias idas ao banco durante o mes é prejuizo na certa.
espero ter ajudado. abç tds

boa noite a todos!!!!!

pessol estou precisando de sugestão para organização da rotina de dep. pessoal, não a parte de arquivo e sim a parte pratica.

fiu promovida no escritorio de contabilidade que trabalho, tem mais de 300 empresas é uma loucura tem dia que não dá para respirar muitas solictações via e-mail, telefone e clientes que nos procura a todo momento.
somos em 3 funcionários no dep. e acho que a nossa rotina não esta muito bem distribuida.

alguem teria sugenstões de como organizar toda a ritina entre 3 funcionários.

Bom dia Lilia!

A sugestão que lhe dou neste seu caso, caso vocês são em 03 no Departamento Pessoal, é a separação de Tarefas. Por exemplo: Funcionário A é responsável pelas Demissões. Funcionário B é responsável pela Folha de Pagamento, Adiantamentos, Férias. Funcionário C é responsável pelas Admissões, Arquivos e etc... Distribuir as tarefas e serviços.

Mas que os Funcionários não fiquem somente acomodados em seus respectivos serviços. No caso por exemplo de quem faz Folha de Pagamento. Na metade do mês, talvez essa pessoa possa estar com o serviço mais tranquilo. Nesse caso ela ajudaria quem está mais abarrotado, seja a que faz admissões ou que faz demissões, Férias.

É claro que sendo dessa maneira é preciso contar com mão de obra especializada. Pessoas que conheçam e saibam fazer a Rotina do DP do começo ao fim.

Como já disse o segredo é a separação do Serviço pra que ninguém se sobrecarregue.

Outra sugestão seria dividir as empresas entre o pessoal do DP.

Exemplo:

Fulano fica com as empresas de 1 a 100
Beltrano fica com as empresas de 101 a 200
Cicrano fica com as empresas de 201 e 300

Cada pessoa ficando responsavel por todo o processo referente as "suas" empresas.

Bom dia, também fico perdida no meio de tantos documentos... mas acabo encontrando tudo.

Porém tenho tido uma certa dificuldade em como tratar os clientes na parte do "urgente"

Como que vocês fazem para atender a urgencia de todos...?

Eu tenho alguns clientes que ligam querendo tudo para "já".

Vocês usam alguma tabela, comunicado... Onde fique estabelecido o prazo para retorno das informações ou serviços?

Um exemplo é o pedido de rescisão por demissão sem justa causa. eles costumam pedir para o memso dia... calculo, multa, Chave FGTS, guia seguro desemprego. o que fica impossivel.

Vocês usam algum informativo com data do pedido pelo cliente, e o retorno da informação pelo escritório?

obrigada a todos!

Não sei se posso ajudar não tenho tanta experiencia com escritório sou novo na área - entretanto, acredito que a experiência que tive em um colégio que trabalhei possa ajudar..

No momento em que uma empresa fecha contrato com outra para prestação de serviços os prazos devem estar claros - dessa forma um manual elaborado pelos dirigentes do escritório contendo todos os procedimentos e prazos seria determinante no assunto.

outra situação é trabalhar com arquivos digitais - servidor - venho trabalhando dessa forma o que reduziu bastante a quantidade de papéis no escritório - e que colabora para que todos os setores tenham acesso aos documentos ao mesmo tempo.

se no momento em que o contrato é fechado o contador ou o representante do escritório não deixa os parâmetros claros - não tem como trabalhar.

espero ter ajudado

Aos colegas,

Eu tenho um escritório à 20 anos e, possuo 42 clientes. Tenho apenas 2 colaboradores. Além do arquivo (caixas poliondas) para os documentos, costumamos organizar as tarefas através de um chek list (atualizado diariamente). Com isso não deixo de atender ou esquecer de fazer algo que um cliente pediu. Quando um cliente liga pedindo urgência em caso de demissão, eu geralmente acesso o site https://www.calculoexato.com.br e, faço o cálculo solicitado. No entanto, há de se considerar uma desvantagem: reflexos de horas extras no cálculo de rescisão é uma delas. Infelizmente, o freguês sempre tem razão, mas, vocês precisam deixar claro que alguns cálculos exigem um tempo para resposta, pois, envolvem valores e, pode ser um problema para quem pede uma resposta rápida sem quaisquer critérios de avaliação.

A organização, em todos os departamentos tem que ser realizada da melhor forma possível. Trabalhei em um escritório com mais de 100 empresas onde eu era responsável pela parte do Arquivo e fazia parte do Departamento Pessoal (exercia as duas funções). Com o tempo, conseguir reformular tudo e colocar uma estratégia para melhorar os arquivos. Tudo fora catalogado em ordem alfabética e listado de acordo com as prateleiras. Tipo: Depto Pessoal - Prat 1 a 10, e assim sucessivamente. Já para os documentos ativos(do ano em curso) utilizamos as pastas suspensas, ainda acho uma das melhores formas de arquivar, claro que, separávamos os documentos por tipo e não por pagamento(Depto Pessoal),. Já no Fiscal e Contábil separamos por competência/pagamento.
A Contabilidade nos dá um trabalho, mas sou super apaixonado por essa Ciência.

Olá pessoal, tenho escritório de contabilidade há 20 anos, e a melhor forma de organizar os documentos é a seguinte: Após a execução dos serviços devolva-os a empresa contratante, tudo mediante protocolo. Também informo no meu contrato de prestação de serviços que após a execução dos serviços os mesmos serão devolvidos. Este procedimento facilita o trabalho no dia a dia, pois se o cliente precisa de algo estará com ele.
Quando há compra de ativo, peço para o depto fiscal ao lançar a NF, scanear a nota e salvá-la na rede na pasta do cliente, pois cada cliente tem uma pasta virtual na rede.
O mesmo acontece com depto pessoal, salva a folha de pagamento, rescisões e férias na pasta virtual do cliente na rede
Deixo no meu escritório apenas uma pasta suspensa para cada cliente, na qual deixo a parte JUCESP, RECEITA, SEFAZ, Prefeitura e AIDF (tudo bem organizado) sem volume na pasta, como as alterações contratuais são todas consolidades, mantenho apenas a ultima.
Tudo é devolvido ao cliente de forma organizada e os documentos contabizados são encadernados mês a Mês com encadernação espiral, comprei a máquina é barata e o serviço fica muito apresentável. Os clientes adoram.
Espero ter ajudado.
Abraços
Solange