José, se as viagens são ocasionais a empresa pode estabelecer uma rotina especial para estas ocasiões, pedindo que seja preenchida a ficha de apontamento externo (semelhante a folha de ponto manual, com horário de início, intervalo de almoço e de término de serviço), relatório de despesas com respectivos comprovantes, etc.
Isso pode ser feito por meio de uma circular que será afixada em local visivel para todos os do setor onde os trabalhadores estão submetidos a essas viagens, devendo ser recolhida assinatura de todos em cópia da circular, onde eles dão ciência das normas estabelecidas, devendo tmb a empresa fornecer a cada um cópia da mesma circular. Assim fica tudo amarradinho.
Sugiro tmb informar como se dará a indicação do funcionário que irá realizar serviço externo, como adquirirá a ficha de apontamento externo, o que fazer com ela, quando devolver (a empresa fornecerá um recibo a eles) a empresa, etc.
Espero ter ajudado.