Conselho de Administração SA

Boa tarde, colegas.

Tenho aqui uma SA de Capital Fechado que tem o seguinte artigo em seu estatuto:

Parágrafo Segundo – Os conselheiros possuem mandato de 1 (um) ano, coincidente com o mandato da Diretoria, podendo ser reeleitos, e a investidura nos cargos far-se-á por termo lavrado em livro próprio, assinado pelos membros empossados do Conselho de Administração; enquanto não forem substituídos na forma prevista neste Estatuto, os membros do Conselho de Administração continuarão no exercício de suas funções.

O caso é que, já se passaram um ano da última eleição do conselho, mas conforme estatuto, os conselheiros se mantém no cargo até nova eleição, certo? Mas para renovação de contrato em um Banco eles estão pedindo um documento que comprove que os conselheiros se mantém os mesmos. Alguém já teve um caso parecido?

Pode ser feito um documento particular pela empresa ou isso deve ser colocado em ata de assembléia?

eu faria uma nova eleição do conselho de administração, sendo assim atende em 100% a exigencia do banco