Recebimento e separação de documentos dos clientes para os D

Boa tarde!

Gostaria de sugestões, pois estamos tendo problemas com documentos de um departamento que vai para o outro, que as vezes, recebe um envelope fechado e não o abre imediatamente.

Agradeço desde já pelas opiniões.

Boa tarde Adilson!
Olha fluxo de documentos em empresas é mesmo complicado. Aqui fui obrigado à burocratizar exigindo protocolos.. aí comprei 2 livros de protocolo ...fazer o que né? agora com documentos urgentes, eu montei uma pasta para cada situação: URGENTÍSSIMO - NÃO URGENTE e os livros de protocolo são separados....


Aqui deu certo, depois que virou rotina não deu mais problemas...


Sds

Boa tarde Eduardo Molinari

Obrigado pela resposta. Mas como vez em relação a distribuição dos documentos entre os departamentos?

Bom Adilson, documentos externos ficam na recepção e eles separam e entregam nos respectivos destinatários.
Documentos internos (a gente fica muito próximo um depto. do outro) a gente entrega pessoalmente.
Quando mandamos ou recebemos algum documento das filiais, a pessoa que vai levar/trazer fica responsável por isso...


Não fiz muita coisa não...


Sds

Bom dia Eduardo Molinari

Mas os clientes já mandam os documentos destinando o departamento, é isso? Por que o nosso problema está ai, exatamente na separação. A recepcionista, no caso, não está conseguindo separar os documentos adequadamente, até por que, ela não conhece a competência de cada documento, por exemplo, se é Fiscal, Contábil, Jurídico, etc.

Bom dia Adilson, desculpe a demora.
Olha, nesse caso, seria interessante você conversar com quem envia os documentos para que os mesmos, nos envelopes, indiquem para qual departamento o documento tem que ser entregue.

Não vejo dificuldades de inserir em letras grandes, qual o depto. destinatário do envelope, assim, a recepcionista não tera dificuldades em separar os mesmos..

Um vez (já faz muito tempo) montamos tipo um gaveteiro, separando todos os deptos. e aí colocava os envelopes em cada gaveta.... o proprio responsável do depto. ia buscar as correspondencias.


Sds

Bom dia Eduardo Molinari

Boa ideia também!