Digitalização de documentos

Bom dia contadores, estou estagiando em uma contabilidade com mais de 20 anos de funcionamento, com um dono com mais de 60 anos e ele sugeri a digitalização total de documentos, tanto recebimento como envio e preciso da ajuda de vocês.

-Algumas pastas tem as seguintes divisões
-Despesas (Físicas), NF sem comprovante de pagamento, protocolos de papel (recebimento e envio de documentos), pasta principal, folhas de pagamento, bancos (extratos, parcelamento), nf saída e entrada, funcionários, fgts, darf, das, inss, resumo folha.
Gostaria de saber quais documentos já posso digitalizar, estou em dúvida em quais nuvens digitais eu vou colocar os arquivos mas isso eu vejo por conta.
Seria bom ter algum documento físico ou posso digitalizar tudo atualmente?
Alguém usa algum programa que o cliente tem acesso aos documentos da empresa dele mesmo sem precisar pedir?
90% das empresas são do próprio município.

Rafael

quanto ao envio de seus documentos para os clientes, o proprio Windows tem a opção de gerar em PDF    tudo que é possivel  imprimir

o problema é  fazer com que os seus clientes te mande em PDF

Márlus

Certo, 100% pdf, nenhum papel, todos os envios são a partir de certificado digital A1, o cliente assina e envia novamente.
No caso de não ter certificado digital assinar pelo gov.br mesmo.
Simples assim?  Envia tudo pelo e-mail mesmo ou whatsapp?

Rafael, trabalho com contabilidade desde 1997, e meu ex-patrão era um entusiasta dessas novas tecnologias e queria informatizar tudo, compramos programas, e eu passava horas fazendo o que vc esta propondo hoje para o escritorio em que vc está, mas hoje a tecnologia é uma aliada para nós contabilistas.
No meu ponto de vista acredito que digitalizar seria uma perca de tempo, vamos a alguns pontos
NFE, as notas fiscais de entrada e saida não servem de nada digitalizadas, caso haja uma fiscalização será solicitado o arquivo XML das mesmas (lembrando que o periodo de guarda é de 5 anos)
Darf, DAS, INSS, vc pode entrar no portal e-cac e lá consultar os impostos pagos, vc pode montar pastas do ano e só tirar a relação tipo janeiro a dezembro, e nem precisa ser a copia do tributo, pode ser apenas a relação, caso falte algum tributo vc entra em contato com o cliente, pq pode ter ocorrido algum erro de digitação.
Folhas de pagamento o que vc pode fazer é quando gerar a folha imprimir diretamente em pdf, os holerites o cliente que seja responsavel por guardar, no escritorio que trabalho hoje nós eliminamos quase 90% do papel.
O que faço para alguns clientes é ter instalado no meu pc o gdrive, imprimo em pdf e salvo direto na pasta de cada cliente, essas pastas são compartilhadas cada uma com seus respectivos proprietarios administradores e responsaveis, toda vez que mandamos algo, entramos em contato com o cliente.
Acredito que se vc tornar o escritorio digital em vez de digitalizar vai ser muito melhor

No escritório em que trabalho utilizamos o Holmes, nele arquivamos todos os documentos e o cliente pode ter acesso.