Escrituração fiscal item a item

Boa tarde a todos!

Gostaria de saber como os colegas da área de escrituração fiscal de escritórios contábeis estão fazendo com essa questão da tributação lançada item a item por causa do SPED.

No escritório onde trabalho o sistema não foi alterado e apenas uma pessoa é responsável pela empresa desde de o início até o momento das entregas das declarações.

Acho que seria mais produtivo separar a área em auxiliar, analista e contador. De forma que o auxiliar apenas lance as NF no sistema, o analista verifique se os itens estão tributados corretamente e faça as correções necessárias (e entregue as declarações) e o contador dê suporte da legislação referente aos itens.

Dessa forma também existiria uma conferência do trabalho feito.

Agradeço quem puder colaborar com algumas idéias...

Olá boa tarde Raquel!

Eu concordo com você, esta distribuição faz com que o trabalho seja bem executado diminuindo as margens de erro inclusive.

Infelizmente a tecnologia vem para nos ajudar, mas também causa algum trabalho até que as coisas comecem a engrenar.

Creio que quando as empresas puderem emitir notas eletronicamente na empresa e gerar um arquivo magnético que possa importar os lançamentos, o trabalho de escrituração ficará mais simplificado, mas nunca sem dispensar um analista e contador.

ABraços

Oi Gilberto,

Na verdade a tecnologia já ajuda bastante. O sistema que utilizamos já importa praticamente todos os dados das NFs porém como o cadastro do item no nosso cliente ainda não está correto no sistema temos que fazer isso manualmente e acho que a sistemática atual de trabalho atrapalha a conferência.

Outra questão que estou preocupada é como corrigir o cadastro de todos os itens. São mais de 50.000 itens e não sei nem por onde começar.

Pensei que seria interessante contratar uma consultoria tributária e fazer um levantamento inicial de todos os itens para depois só ir atualizando. Mas até para atualizar é complicado.

Então estava pensando em fazer um banco de dados no excel com o NCM, os CST, e as alíquotas aplicáveis no caso de exceções, e a legislação referente, assim facilitaria para acompanhar as mudanças.

Como vc costuma fazer essa atualização?

Obrigada,
Abraços

Olá Raquel,

Aqui na empresa já temos todos os itens cadastrados e parametrizados, não conseguimos incluir nenhuma nota fiscal ou emitir nota fiscal que não tenha o item devidamente cadastrado e parametrizado com tributação, estoque, escrita fiscal e contábil.

Creio que não seja uma questão de contratar uma consultoria, mas de ir parametrizando os itens das empresas.

Organize uma força tarefa e peça às empresas para relacionarem estes ítens, seus NCMs e lançarem as notas pelos ítens, gerando também estes itens noa arquivos magnéticos.

O sistema de emissão de notas fiscais, de escrituração e estoques tem que amarrar a inclusão, entrada ou saída da nota fiscal com a digitação dos ítens da nota fiscal.

São muitos ítens, você mesma disse, então o controle tem que ser informatizado e organizado desta forma, digitando as notas já com os itens devidamente cadastrados no sistema.

Abraços

Bom dia.

Nossa pessoal, se a contabilidade tiver que, além de todos os serviços a que está submetida, controlar o estoque de clientes, o seu ofício fica invíável, perde-se o foco da sua finalidade e estará assumindo uma responsabilidade que não é sua.

Devemos ficar atentos para que toda a parametrização mencionada pelo Gilberto seja preventiva, ou seja, que o contribuinte esteja ciente dessa obrigatoriedade com bastante antecedência antes da obrigatoriedade da entrega dos arquivos.

Não vejo como a contabilidade arcar com mais esse ônus, ainda mais com uma quantidade exorbitante de ítens mencionada pela Raquel.

Abraços,
Steffany

Bom dia Steffany,


A questão não é o estoque Steffany, e sim a tributação dos itens de forma individual no sistema por conta do SPED.

Na verdade essa questão já surgiu no momento da NF-e, temos que emitir a NF-E com os CST corretos. Ou seja toda a tributação já é feita no momento de emissão da NF.

O problema que estou encontrando aqui é que os itens não vem certo dos clientes porque os itens não estão cadastrados corretamente no sistema deles e quando importo a NF-E para o meu sistema a parte da tributação na área fiscal fica errada.

Então preciso corrigir esse erro na fonte, mas como escritório não temos estrutura para corrigir todos os itens de todos os clientes, então estou tentando discutir com outros colegas como eles fizeram e se vale a pena contratar uma consultoria tributária para isso. Ou também se esse custo deve ser do escritório ou do próprio cliente, afinal de contas como cada cliente utiliza um sistema interno diferente, não tem como criar uma padronização para todos.

Teria que informar a tributação dos itens e os clientes iriam acertar seus sistemas de forma individualizada.

Bom dia Gilberto,

Com relação a força tarefa é uma das soluções que eu pensei também, porém acredito que as horas extras que esse trabalho iria gerar não é muito menor que o custo da consultoria tributária. Mas ainda não pesquisei isso para te afirmar com certeza.

Estou discutindo aqui para me ajudar a tomar uma descisão com relação a isso.

Obrigada pela ajuda.

Olá, boa tarde Raquel e Steffany!

A tecnologia está batendo na nossa porta já há alguns anos, e gradativamente as declarações foram sendo informatizadas, e estão culminando com a emissão de notas fiscais eletrônicas, livros fiscais e contábeis eletrônicos através do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital.

Os escritórios e as empresas precisam se preparar para esta mudança, é uma questão de reestruturação de equipamentos e tecnologia na informatização do escritório e das empresas para atender estas obrigações.

Se deixarmos para última hora, iremos ter problemas para gerar estes arquivos e declarações fiscais, correndo o risco de perder prazos de entrega ou fornecer dados incompletos.

Quando falei que não seria uma questão de contratar consultoria, é porque vejo o problema como uma questão mais executiva, administrativa e de reestruturação.

A consultoria vai orientar, mas não vai executar e o problema pode continuar e necessitar de contratar pessoas que executem o serviço.

Creio que o caminho é fazer um mapeamento no escritório das necessidades fiscais e contábil das empresas (clientes), dos equipamentos existentes, os softwares e os funcionários, bem como a capacitação e necessidade de treinamento.

E a partir daí traçar metas de curto, médio e longo prazo, mas principalmente o que necessita de imediato para que estas necessidades comecem a serem sanadas de forma adequada o mais rápido possível.

Esta é uma nova fase em que os escritórios precisam se adequar para atender as necessidades tecnológicas de parametrização dos dados à serem informados nos arquivos digitais.

Abraços

Bom dia Gilberto,


A grande dificuldade disso tudo é conscientizar o cliente do quanto é importante se atualizar, contratar um sistema e fazer o cadastro correto, para que consequentemente diminua a sua tributação.


Abraços

Olá Raquel!

Você tem razão, mas não há como o contador trabalhar corretamente se o empresário também o fizer.

Infelizmente boa parte dos empresários brasileiros, digo isso porque desconheço de outros países, não estão preparados para atuar na área empresarial.

Já disse isso aqui em outros tópicos, que deveria haver um curso de habilitação para a pessoa que quer abrir sua própria empresa, um curso que ensinasse como deve atuar o empresário nos setores financeiro, tributário e contábil.

Ensinasse suas obrigações, direitos e deveres, onde com isso esta situação de falta de organização e emissão de documentos iria melhorar de forma gradativa.

Enquanto isso não acontece, infelizmente os contadores terão que fazer este papel de "educador" levando este conhecimento e cobrando as obrigações dos empresários.

Abraços